M公司人力資源共享服務中心的構建框架設計案例報告目錄TOC\o"1-3"\h\u9200M公司人力資源共享服務中心的構建框架設計案例報告 1155511.1M公司構建人力資源共享服務中心的目標和定位 1186091.2M公司構建人力資源共享服務中心的管理架構設計 2260251.3M公司人力資源流程優化 4165161.3.1人力資源流程優化的原則 4322861.3.2人力資源流程優化的目標和方法 5288011.3.3招聘流程的優化 658091.3.4考勤流程的優化 9284921.3.5員工關系管理的優化 11313371.4人力資源管理信息化升級 13304541.5M公司人力資源共享服務中心人員配置 20208891.5.1定崗定編 2048621.5.2人員的培養和發展 23215841.5.3標準化工作的保障 251.1M公司構建人力資源共享服務中心的目標和定位根據集團對M公司的業務發展戰略，發揮西安高校資源及人力資本優勢，承接總部更多研發生產項目。M公司的人力資源共享服務中心不能盲目照搬照抄，而是結合戰略的基礎上，發揮人力資源部門在優化流程、協調資源、員工關系管理等方面的優勢，通過人力整合利用，提高服務水平，實現人效提升及聚焦戰略。集中服務，降低成本。企業內所有業務單元的人事行政工作，都應該交由資源共享服務中心，利用資源共享服務中心，來對各種資源進行統一集中處理，在企業內部形成規模效應，同時企業應該解決人員數量過多的問題，來不斷降低人力資源成本。2）更專業、更標準的服務。企業在內部直接制定一樣的服務要求，培養專業人士提供專門的服務。即使各人力資源的標準都不相同，但是企業同樣應該做的公平公正，同時企業完善執行力度，盡量做的統一化管理，以此來提高員工的滿提高，確保企業在人力資源管理方面有高度統一性。3）提高效率、聚焦戰略。企業應該提高服務質量，打造標準化服務，同時企業應該重視人力資源效率的提高，企業的管理層應該重視提升員工能力，通過團隊建設來培養員工的素質水平。人力資源共享服務中心必須以高效率低成本為目標，在服務平臺制定中，應該注重人員的穩定，在處理重復性事宜的時候，更應該注重節約時間成本（如圖4-1所示），實現通過E-HR線上可以處理員工60%的問題、人事行政助理可以處理35%的員工問題、人力資源各業務主管要處理的工作量不應該超過5%的目標。根據公司實際情況，再結合專家學者的成功經驗，M公司根據現狀制定目標。M公司構建人力資源共享服務中心包含四個關鍵步驟：管理架構調整設計，根據架構調整后重新優化工作業務流程，根據流程及結合員工需求進行信息化升級，最后進行人員配置及培訓上崗，這四個關鍵要素緊密聯系，缺一不可，人力資源共享服務中心的構建，能夠將公司管理者和員工都整合其中，實現一體化辦公，各部門的問題能夠迅速傳達，快速處理事務請求，讓優質的人力資源服務觸手可得。圖4-1SSC實施目標圖1.2M公司構建人力資源共享服務中心的管理架構設計當今時代，企業中絕大部分的技術都是相通的，都可以引進，在企業運行過程中，通常最難解決的問題就是管理問題，整個管理機制的改革使十分困難的，因為管理涉及的人員范圍過于廣泛，每一個流程背后都是每個人的權力。基于M公司人力資源共享服務中心的目標和定位，人力資源共享服務中心不僅是標準服務的提供者，也是M公司推行人力資源三支柱的第一步和重要環節，成就一體式管理的重要一步。M公司各部門直線職能管理方式已經不適應于現在發展，如何加強橫向溝通，共同推動制造和研發部門發展，才能完成集團對于M公司的戰略要求。構建人力資源共享服務中心的目的非常明確，就是為了提高工作效率，節約人力成本，提高業務質量，使企業運行更規范，所以將企業運行中繁瑣不規范的崗位職責進行梳理，通過設立人力資源共享服務中心再不斷細化每個職能，不斷深入延伸、探討。2019年5月，集團對M公司現有組織架構進行優化，采用弱矩陣管理，在集團人事行政體系下成立西安平臺管理中心，再向下設置各分部，全面指導、協調、組織M公司各部門完成公司下達的方針目標，如圖4-2所示：圖4-2M公司優化后的組織架構圖人力資源服務部，即人力資源共享服務中心，將原人事行政部承擔各模塊中重復性高、事務型的考勤、人事管理、入離職辦理、五險一金繳納、宿舍入住、行政咨詢等人力資源與行政基礎職能納入管理，將公司內所有與HR工作相關員工納入其中，同時接手相關工作，比如績效統計、崗前培訓等，由人力資源服務部根據固定的模式要求提供人力資源服務，避免以往人力資源機構五花八門的現象，同時更加優化人力資源各種服務，形成更加規范的標準和要求。而專業性強的招聘、績效考核、薪酬等模塊由原來人事行政部納入新成立的人力資源管理部。主要職責囊括以下方面：1）人事變動：幫助員工辦理離職、入職的手續，簽署勞動合同，選拔內部優秀員工，處理崗位變動等事宜。M公司是中型企業，而且公司行業屬于制造業，有很多的崗位和員工，所以員工流動關系較大，人事關系變化也很快，工作量較重。原來各個部門分開辦理，現在集中專人負責入離職手續辦理，同時兼顧勞動合同到期續簽、解除等內容，不但減少了用人成本及用工風險，而且提升了專業度和工作效率。2）員工服務：主要的職責其一是為員工的健康體檢工作保駕護航、比如年度體檢工作、員工工傷等，還要專門針對職業病進行檢查、宣傳健康小常識、安排健康分享會等；其二是為員工辦理出入境相關手續、根據員工不同的需求找不同的負責人進行處理對接；其三是組織員工關懷活動、員工住宿的安排等；還有部分如果出現投訴的訴求，要認真看待，由專門的人進行對接交涉、員工處理的業務如果有不認可的地方，企業文化建議、部門管理等各方面投訴及優化建議。再有，員工關愛結合各部門情況，要在一定時期針對員工崗位的不同組織豐富的員工活動，一方面可以讓員工感受到公司的人文關懷，減輕他們的工作負擔，當他們以更大的熱情投身工作中，另一方面，適量的員工活動有利于團結員工的力量，營造良好的工作氛圍。3）落實五險一金：為員工解決社保、醫保、工傷等保險和公積金難題，設置專人，向員工提供針對五險一金及其他商業保險的繳納、轉移、待遇、業務咨詢政策解讀。4）員工薪資的發放：主要職責就是負責員工的月末考勤，工資結算、績效獎懲等的統籌和結算。員工每天進行公司wift打卡、機器打卡、臉部識別等，在各部門設置考勤員負責月考勤異常情況處理，確保每個人的薪資正常公平發放。負責薪資計算的相關工作人員要緊密聯系每月的考勤結果，加上員工每月的補貼以及其他崗位津貼等相關信息進行匯總至E-HR系統，在系統上直接進行薪資總額的計算。每個月工資要按照固定的時間發放，如果工資發放的時間正好非工作日，就要提前發放當月的工資，總之工資不能拖欠。5）數據收集：具體職能為車間工時、設備運轉、人員結構等數據收集匯總提交至數據管理人員進行分類分析，對比歷史數據及相關數據，得出相關結論，為管理提供支持，以此提升效率。6）分子公司支持：主要的職責就是成立新的子公司分擔部門人力資源共享服務中心各個模塊不同的工作。為了維護公司可以更好運行下去，就要將人力資源管理統籌到人力資源共享服務中，各分子公司的具體職能就是分擔部分人力資源共享服務中心需要在本地區要辦理的業務或者是在當地組織員工關懷活動等，不需要分擔人力資源服務中心本可以處理的業務。和傳統人力資源管理中的六大模塊相比，每個模塊的職能都需要有政策的支持，需要有人執行政策，有具體的事務性的支持。但是人力資源共享服務中心中人力資源角色分工清晰，滿足不同客戶需求，成立HRSSC，集中HR事務性工作處理，為員工提供標準化服務，提升效率和效能。M公司人力資源共享平臺的職能設計，最小化的流程調整，從業務部門中剝離人力資源工作，降低運營成本，建立分子公司時不必考慮人力行政等工作的低成本管理模式，可以充分發揮了M公司在集團的競爭優勢，適應公司未來5G業務的發展。1.3M公司人力資源流程優化企業在流程優化過程中，應該明確一個角色的職責，劃分相應的流程，確保企業的各個流程都能夠得到優化，同時企業在發展過程中，應該重視在每一個流程對決策和評審，從而實現角色與組織之間的對應關系。企業在流程優化過程中，應該制作相應的模板表單在這一階段應該重視基礎階段的展開，形成階段性流程，提高各個工作環節的效率。比如企業的面試工作的流程，可以根據角色的實際情況來設置子流程，為面試員工提供詳細的指導，在開展相關工作時，需要保證為角色提出更高標準的要求。以角色為基礎的子流程往往具有跨部門的特點，在招聘工作過程中企業管理層應該對各個部門的負責人提出更高的要求，無論從哪個方面來進行流程優化，在這個階段都要重視流程中的工作模板和表單。1.3.1人力資源流程優化的原則1）“以公司戰略需要為基礎”原則無論是公司的業務流程還是人力資源管理過程中的相關流程，都必須重視與企業戰略目標的結合，以公司的長遠發展為首要目標，如果公司業務的戰略目標不明確，也就導致公司在發展過程中很難發揮較高的作用，甚至在長遠的發展過程中還會起到反作用影響。2）“科學方法結合實際”原則此過程應該結合公司實際情況并遵循原理，將復雜的工作流程優化，再利用人力資源設計，過程中要充分考慮標準化流程。在企業的主管管理制度方面，要重視制度的實施制度，完善管理制度。3）從事務性人力資源轉向業務伙伴原則分析目前企業現有的人力資源流程，我們可以發現公司人力資源部門的主要任務是完成各種基礎性的工作，在優化人力資源管理流程過程中，需要高度重視人力資源職能角色的轉換。通過業務伙伴以及領域專家的轉變，確保公司在經營過程中能夠得到基本的幫助。在完善公司基本運營過程中，應該重視各種流程的運轉，提高工作效率，確保人力資源流程能夠真正地在企業的經營環節過程中做出較大的貢獻，這也是人力資源管理流程工作最需要保證的原則。企業在發展過程中應該重視人力資源的轉型，如果企業人力資源管理者不能讓自己成為整個組織戰略的核心，那么企業的技術性工作和事務性工作就會分離，無法保證企業的長期穩定發展。4）“優化而非推翻”原則在優化企業人力資源管理流程過程中，公司內部會受到巨大阻力，同時公司內部也會面臨較大的風險。分析M公司的實際情況，結合M公司的發展歷程，進行徹底的優化，首先應該優化公司的人力資源管理流程，確保在優化的過程中能夠不斷總結經驗教訓，不斷提高公司的發展速度。1.3.2人力資源流程優化的目標和方法在人力資源流程優化過程中，應該將最基本的工作妥善處理，撤銷不必要的程序，企業在發展過程中應該重視精簡化管理，明確各個流程節點的責任人和相關權限。在企業發展過程中，應該重視優化崗位職能，確保員工在管理過程中具有完善的規章制度。企業應該重視信息集成，通過設置規范的考核標準來控制相應節點，保證管理制度的完善，在企業發展過程中，應該控制不同流程的質量防止各個環節出現錯誤。流程優化，是為了提高經濟效益，通過合理科學改變流程時長、資源投入和成本消耗量這三種因素的邏輯關系，達到效益的最大化，根據實際情況和相應的理論基礎，不斷改進，調整為一個最優化最令人滿意的方案，其中最重要的具體目標是時間優化和資源優化。時間優化是指快速有效的進行工作，首先判斷工作是否緊急，先完成關鍵性工作，壓縮關鍵工作的時間，進而縮短整個流程時間，同時出現大量的關鍵工作時，對總持續時間進行同等時間的壓縮，就可以高效的縮短時間，提高工作質量。資源優化是指資源按照時間的分布，來調整工作之間的邏輯關系，降低成本、勞動投入，進而提高工作效率。在分析M公司的流程優化過程中，主要應該重視M公司基本工作流程的效率提升，撤銷不必要的程序，明確各個流程節點的責任人權限，同時在優化M公司崗位職能時，要實現信息集成共享規范考核制度，增加企業內驅動力，從而提高管理的效率。流程優化的眾多方式中，DMAIC模型在應用過程中更是企業質量的提升；ESIA分析法在應用過程中更重視顧客價值鏈上的價值分配；SDCA循環更重視對企業內部管理體系進行完善；對工序進行優化，最為常見的是ECRS分析法，減少無效的程序，提高生產效率。結合相應的實際狀況，E是指取消（Eliminate），考慮到某些工作是否重要，有無可能取消：C是指合并（Combine），將兩個或多個相同或者相關的程序合并到一起，避免重復工作。R是指重排（Rearrange），對工作的先后順序進行重新組合，先做關鍵或者緊急的工作，提高工作效率。S是指簡化（Simplify），對一個復雜的工作進行取消、合并、重組之后變為簡單的工作，這個方法可以大大的縮短工作時間，消除浪費，達到人力資源最優化，提高效率，改善工作質量。在調研結果的基礎上通過ECRS方法進行分析M公司當前人力資源管理落實到具體的流程和環節上究竟出現哪些問題和不足之處，根據流程出現的各種問題進行優化，提高企業的發展效率。1.3.3招聘流程的優化組織架構調整前，M公司的招聘的流程包括增補審批子流程、面試子流程、入職審批子流程，如圖4-3所示，招聘前用人部門提需求，經過不同層級審批通過；HR招聘人員根據用人需求選擇合適的招聘渠道進行邀約面試、現場面試、確認錄用及背調；招聘完成后人事行政助理完成入職審批流程并辦理員工入職。按照這一流程，如制造部門需要招聘一名一線工人，線下紙質簽單，從發起增補到人員入職，不含招聘時間，僅流程審批正常情況需要5個工作日，經常出現因人員不足造成產線工序不平衡，甚至是停線，極大地影響了生產效率。同時復雜的流程也消耗了時間成本和人力資源投入，急需進行優化。圖4-3M公司招聘流程優化的目的是節約人力成本，提高工作效率，基于ECRS的流程優化方法，刪除招聘流程中不必要的子流程，取消不必要的審批，明確流程責任歸屬，進一步提高招聘流程的效率。通過梳理發現，一線普工走入職審批的流程無審批意義，整個面試的流程缺乏規范，入職審批流程可以簡化。具體招聘流程問題點對應的優化方案如下：取消——一線入職審批流程優化前：現有的一線普工需提前走入職審批的環節，審批流程需要部門、事業部及人力資源，至少2個工作日。優化后：經過分析一線普工的定薪都是最低工資標準，人員入職前都是經過部門面試通過的，部門、事業部簽字沒有實質的意義。鑒于以上情況，直接取消一線普工入職審批的環節，面試通過后體檢，由人事行政助理給員工辦理手續并簽訂合同，同時安排員工順利上班，具體的定薪直接由薪酬組進行，不需要入職審批作為依據。2）重排——面試規范化表4-1優化前后的面試流程關注點流程優化前流程優化后有無工作文件及相關流程相關流程都沒有形成規范，隨意性強有從面試邀約——面試——錄用——背調——入職擔保整個流程有無相關話術無電話邀約話術、崗位介紹話術、薪資福利話術、約定面試時間話術等有無規范模板無《面試邀約郵件》、《錄用確認書》、《報道條》、《背景調查報告》有無存檔備案要求無所有的記錄需要保存以備查用如上表4-1所示，進行流程優化前整個面試的流程都是由招聘人員隨意發揮，沒有規范性的要求，這樣會帶來兩個問題：一是一些錯誤的方式一直沿用下來，二是給應聘者的感受不好，顯得公司特別的不規范（比如：面試邀約沒有禮貌，發offer不專業等問題）。優化后的流程中，從面試邀約一直到錄用、背調，整個過程中對話術進行規范，相關發至候選人的郵件等都有模板要求、背調也有具體的模板和背調內容的要求，人事行政助理按照既定的規范進行執行操作，這樣一來不僅僅規范了工作，減少了因操作不規范帶來的麻煩，同時也提高了整個招聘工作效率和專業性。3）簡化——入職審批簽字流程，如圖4-3所示：圖4-4M公司優化前后的入職審批流程優化前：新員工面試成功后走入職審批周期大概需要7-10天，帶來兩大問題：一是候選人等不及而造成的流失，二是業務部門著急用人，但人員卻不能及時到位，從而影響部門業務開展及業務部門的滿意度。優化后：梳理整個流程，從人選確定——助理提入職審批——業務部門內部簽字——西安當地人力簽字——人事行政副總裁簽字，簡化總部人力簽字且規范每一步的簽字周期時長，同時在助理提單后先提交招聘組進行確認，資料、格式等合格后再安排讓部門簽字，以免造成簽完字后發現單據有問題需要重新提單的重復流程，最終擬制了《入職審批簽字周期規范》，整個入職審批流保證在5個工作日內完成，各部門人事行政助理可以根據其簽字周期進行入職審批單的跟催，提高其效率。綜上所述，通過ECRS的流程優化方法，招聘流程的優化主要從以下方面對其進行優化，具體如表4-2所示：表4-2招聘流程優化方案E取消C合并R重排S簡化取消一線普工走入職審批的環節無合并環節規范重排招聘中的《面試規范化》簡化入職審批簽字流程1.3.4考勤流程的優化考勤是人力資源中最容易被人忽視和不重視的點，但是整個考勤環節卻和每個員工的工資直接掛鉤，人事考勤沒有規范和標準很容易出現人為操作，最終導致員工對考勤制度的不滿意和投訴。考勤流程包含員工上下班簽卡、外出審批、請假審批、加班審批等。優化過程應以降低處理時長，節約人力成本的同時，提高工作效率，基于ECRS的方法，應該將不必要的流程取消，同時新增或者重組個別工作流程，進一步提高工作效率。通過梳理現有考勤流程，發現存在簽卡審批流程、請假審批流程復雜及加班申請不規范的問題，具體考勤流程問題點對應的優化方案如下：取消——考勤簽卡事業部環節，如圖4-5所示：圖4-5M公司優化前后的簽卡審批流優化前：員工因公外出、忘打卡或考勤異常等原因導致的未打卡補卡均需員工本人、部門領導和事業部領導審批。優化后：經過調研分析后發現，事業部人數較多，領導無須過于關注二級下屬，存在流程無意義，且占用領導時間。因此優化后直接取消事業部簽字，人事行政助理根據直接上級簽字審核的單據進行補卡，不僅節約了事業部領導和人事行政助理時間，而且簡化了流程，提高了效率。2）重排——加班申請流程規范表4-3優化前后的加班申請流程關注點流程優化前流程優化后有無工作文件或管理規定僅有《非一線員工加班管理細則》有《加班申請流程規范》有無檢查審核責任無增加檢查審核人及未按期申報的處理辦法有無考核責任無加入到助理的月度考核中如上表4-3所示，原加班申請僅有《非一線員工加班管理細則》，遺漏了一線員工加班申報的規范和標準，同時申報的及時性和準確性無人審核，有些部門一天處理，有些部門一周處理，也存在一些部門先加班后補數據的不規范行為。優化后的流程，增加了一線員工加班規范，明確了申請人和審核人的責任及相關注意事項，明確了人事行政助理當天申報加班并跟進審批流程，保證在加班前完成系統的申報，確保可追溯當天的加班人員，而非加班后再去申報。3）簡化——請假審批流，如圖4-6所示：圖4-6M公司優化前后的請假審批流優化前：員工連續請假3天以上需要部門主管領導簽字，5天以上需要人事行政副總裁簽字，不僅流程長浪費時間，同時也給領導們增加了很大的工作量。優化后：根據不同請假時長員工的狀態和對工作影響，評估整個請假流程，對請假的審批進行了流程梳理及簡化：1天請假僅需部門領導簽字，1天—3天請假簽至事業部領導，3天—10天請假簽至主管領導，10天以上請假簽至人事行政副總裁。綜上所述，通過ECRS的流程優化方法，考勤流程的優化主要從以下方面對其進行優化，如表4-4所示：表4-4考勤流程優化方案E取消C合并R重排S簡化取消簽卡事業部簽字環節無合并環節規范重排加班申請流程簡化請假審批流1.3.5員工關系管理的優化員工關系是整個人力資源管理及企業文化的綜合體現，具體包括企業文化建設、員工紀律管理、員工投訴等。但M公司無具體流程，都是在遇到事情的時候請示領導如何處理，出現疲于救火，工作效率低的現象。優化的目的在于節約人力資源，提高工作效率，基于ECRS的流程優化方法梳理，發現員工投訴處理流程缺失、一線普工辭職審批流程復雜，具體員工關系管理的問題點對應的優化方案如下：重排——員工投訴處理流程表4-5優化前后的員工投訴處理流程關注點流程優化前流程優化后有無投訴記錄無增加《員工投訴事項處理表》、《員工意見及投訴處理記錄》有無投訴渠道任意規范員工投訴渠道有無回復時限無投訴收到后7個工作日反饋處理結果有無存檔記錄無有如上表4-5所示，M公司原來沒有投訴處理流程，員工投訴沒有渠道，一旦發現問題就是大事，而領導在處理這類緊急事件無時間了解根因，只能就事論事，先解決眼前問題，會最終導致公司的雇主品牌受到巨大影響，也就無法真正改善企業與員工的關系。通過設置信訪舉報箱、投訴電話、投訴郵箱、微信公眾號及面對面等多種形式收集員工投訴，同步建立員工投訴處理流程，具體如圖4-7所示，投訴受理人收到投訴后，填寫《員工投訴事項處理表》，并在七日內回復處理結果，對已經處理解決的投訴資料進行歸檔保存，并登記到《員工意見及投訴處理記錄》中，最終由人事行政助理負責存檔，其他部門的人未經主管領導批準無權查看。圖4-7M公司員工投訴處理流程2）簡化——一線普工辭職審批流，如圖4-7所示：優化后優化后圖4-7M公司優化前后的一線離職手續辦理流程優化前：員工辭職需要走《離職手續辦理單》，部門助理開具考勤確認表后由員工本人自行走流程，找對應的部門進行確認簽字，最終員工本人簽字確認后提交離職單至招聘負責人處，離職手續即辦理完成。針對一線普工，中間的簽字存在不知道找誰、不認識人的情況，整個離職辦理難度較大。優化后：針對此問題，對一線普工的離職簽字流程進行了簡化，一部分（部門負責人簽字、考勤確認、退宿、退飯卡）由員工本人走流程，另一部分（事業部、會計、人力資源）由人事行政助理代辦，所有需要退回人力資源的資料統一提交人事行政助理，最終由人事行政助理統一給相關負責人。這樣不僅僅提升了人力資源的服務度而且簡化了流程，幫助員工節省了時間。綜上所述，通過ECRS的流程優化方法，員工關系管理的優化主要從以下方面對其進行優化方案，如表4-6所示。表4-6員工關系變更流程優化方案E取消C合并R重排S簡化無取消環節無合并環節梳理員工投訴處理流程簡化一線普工辭職簽字1.4人力資源管理信息化升級目前關于人力資源管理系統主要依賴于電子信息技術，這個技術可以將人力資源管理的每個方面更深層次地進行剖析，通過該技術能夠讓企業實現線上流程化管理，具有自動化的特點。利用人力資源管理系統能夠讓企業管理者工作簡化，還能減少HR工作的重復環節。在如今企業發展過程中，更應該重視人力資源工作者日常工作質量的提升，利用人力資源管理系統，可以從企業的人事部門將大量的信息進行收集，分析企業的管理問題，同時制定合理的解決方案，并上交于管理層，供管理層分析以便做出決策。在人力資源管理系統優化過程中，應該重視向知識型員工提供幫助。我國員工，特別是中西部欠發達地區的員工習慣于面對面的服務，主要就是信息技術的普及不夠。為了提升公司的效率水平，M公司在2009年就購買了人力資源管理系統，利用人力資源管理系統實現考勤、薪酬自動核算，一定程度上提升了人力資源從業者自身工作效率，但未能滿足員工和管理者的需求，多年的小修小改已經難以滿足此次人力資源共享平臺的構建，必須切合實際的進行更深層次的優化，才能滿足企業的管理需求。在原有E-HR版本覆蓋業務模塊和功能的基礎上（如表4-7所示），結合此次新的流程優化，升級原有基礎業務模塊的操作流程，并且擴展和完善更多的基礎業務模塊。通過工作流程驅動，將HR信息通過經理平臺、員工自助進行信息互動，同時結合通信行業特色和需求，提供多種HR解決方案，實現系統化的流程，參考關鍵性的指標數據，實時優化決策。同時通過電腦端、手機端同步向員工及管理者展示。通過人力資源部門、IT部門及供應商顧問多次討論，匯總出具體各業務模塊的功能升級點及藍圖（如表4-8所示），下面選擇此次信息化升級的一個重點項目人事管理進行詳細分析其流程優化。

表4-7M公司E-HR系統實現功能模塊功能概述組織機構管理主要是用來進行企業的組織機構的樹狀模型管理，可以根據企業的實際運營情況，自由靈活的改變企業的架構體系，如部門新增、刪除、作廢、合并、拆分等。人事管理對員工的資料進行管理，同時對員工在管理過程中發生的一切調配變動的操作，主要業務是員工入離職管理、員工變動管理、員工動態信息管理、職業健康附表登記管理等等。合同管理對員工的勞動合同進行時間段的登記管理，通過查詢方式進行篩選，然后進行相應的合同續簽、終止等操作。薪酬管理通過系統對企業員工（含勞務派遣員工）的薪資進行準確的核算、發放、EXCEL報盤、打印加密工資條等操作。保險管理目前是通過和社保局的社保繳費數據進行系統內工資的核算。考勤管理通過門禁道閘系統，對員工的刷卡數據進行自動的收集，然后通過系統對員工的出勤進行日結果分析和月結果匯總，最終為薪酬核算提供月出勤數據進行工資核算。休假管理根據國家勞動法規，對員工的年假進行自動計算及管理的過程。宿舍管理通過宿舍登記情況，進行宿舍的費用管理及員工費用分攤折算，并將員人分攤費用匯總引入到薪酬模塊運算。計件管理登記物料計件的情況，只記錄每月員工的計件量，實現數據的基礎錄入情況問卷調查可通過系統自定義問卷調查模板，發起調查統計結果績效管理對員工的績效考核成績管理，每季度進行員工考核，考核成績通過各指標占比及系數得出，最終考核分數直接引入工資計算。培訓管理目前只記錄培訓的相關課題、講師以及參訓人員記錄目標管理默認業務功能，未正常使用此模塊功能招聘管理默認業務功能，未正常使用此模塊功能崗位規則對崗位進行層級規劃，崗位編制管理。同時將崗位掛靠到部門，進行崗位超缺編提醒表4-8各業務模塊功能升級表藍圖設計系統改善新增功能組織機構管理1點7點人事管理2點8點合同管理6點5點薪酬管理1點3點社保管理4點2點考勤管理2點4點績效管理2點2點崗職位管理0點4點1）現有功能概述：目前M公司的人事管理主要是借助于軟件來進行信息管理的，日常管理內容包含：（1）人員的入職流程管理新入職員工持二代身份證在人事行政助理處做系統登記——>手工錄入招聘專員提供錄取人員的入職登記表——>掃描或復印各種證件資料——>指紋登記——>照片——>進一步完善個人資料，如員工提供原單位離職證明，如無法提供，則需要員工當面簽署保證書。（2）人員的信息資料和檔案資料的管理目前人員的基本信息、相片、個別動態人員附表是在E-HR系統里進行管理，主要是通過手工的維護，而其他各種掃描復印等證件類信息，目前是完全的手工紙張式管理，一旦需要查找資料，都需要在檔案室里面手工調閱。（3）人員調配變動管理在實際的人員管理中，可能存在員工因工作調動等因素帶來的調配變動，常見的有晉升、加薪、部門內異動、跨部門異動、離職、其它個別重要項目變動等。所以針對這些變動，都必須通過一定的調配變動的操作動作，來改變其相關屬性。但是目前的問題是，原來的系統中，調配變動無法帶來變動記錄的動態管理（即變動操作后，無法記錄變動前后的數據信息），往往需要操作人員先變動再登記，容易造成變動記錄遺漏登記或錯誤登記等問題產生。2）系統改善：升級后的人力資源人事模塊的業務流程還是按照上述流程來實現，具體的流程根據提交表單進行開發實現。另外E-HR系統主要是在操作、表單打印、記錄保存方面提供更為便捷的功能，具體表現在：（1）對于部分項目需要中英文對照的要求，我們將建立對應的項目對應規則，輸入了中文內容，另外一個項目自動英文對照，達到免錄和保證信息準確的要求。（2）實現新入職員工的試用期日期的自動處理，同時對于某些員工的特殊周期試用期，增加另外一個“試用期到期手工日期”項目，計算試用期轉正的，手工日期優先級最高。如圖4-8所示：圖4-8系統處理轉正日期和手工轉正日期3）新增功能點：（1）新入職人員的登記表，由應聘者在面試初的環節來通過電腦系統錄入，新的系統將根據現有的“入職登記表”格式，將相關信息實現電子化。一旦招聘錄用后，人事專員無需輸入大量的簡歷信息，直接一鍵就可以完成入職資料的遷移。圖4-9入職登記表電子化樣例（2）對于電子化的“入職登記表”，我們將通過相關的規則來約束數據的規范性，比如某些項目的必填（不填就保存不了）、某些項目的必選（只能從下拉選項中選擇錄入），這樣可以絕對保證信息的準確性和規范性。如圖4-9所示中，*表示必填，有下拉選項的表示必選，如不填不選就無法提交保存。（3）通過文件高拍儀外設，實現目前所有可視化的資料的電子化管理，如身份證、證件、合同附件、簽名保證書等等，都可以一鍵拍攝，所有的信息都保存在服務器的指定目錄，并可以隨時調閱。（4）根據公司實際情況，定義好各種文本來的表單、文書等格式，直接調用打印，如自動生成打印離職證明格式。如圖4-10所示：圖4-10直接在系統內套打各種文書、報表（5）為適應目前大環境招工困難的問題，增加“離職再入職”的業務流程變動，按照行業規則，離職再入職一般包含兩種：再入職、離職返職（返聘）。如圖4-11所示：再入職：重新登記入司日期，工齡重新計算。離職返聘：保留之前的入司日期，原工齡繼續保留。集團內入職：保留入集團日期，工齡按照入集團日期計算，并重新登記入司日期。圖4-11再入職業務（6）梳理離職類型和離職原因的分類，通過設置變動必填項，來規范離職錄入，進而實現精準的離職率分析和離職原因分析的數據報表。如圖4-12所示：圖4-12離職率分析報表樣例（7）通過攝像頭可以實現入職拍照，大小裁剪。（8）通過流程中心實現入職、離職、轉正、異動等線上電子流程審批。目前系統提供人事流程如下入職審批流、離職申請流、離職手續交接、轉正申請、人員動態通過對“人事管理”模塊的改善和功能點新增，將徹底改變員工入職資料登記的工作，讓人事行政助理能夠更輕松更便捷的實現入職登記。同時借助于電子化的手段，實現完全電子版檔案證件資料的管理。另外系統預埋更多的文書報表，可以一鍵執行并打印，通過上述改善可以提高人事專員的工作效率，提高數據的規范性和準確性。另外對于人員在系統中的各種變動、離職等操作做到更準確更便捷的歷史記錄操作，增加再入職功能備用，增加離職原因分析和離職率分析的數據基礎。1.5M公司人力資源共享服務中心人員配置1.5.1定崗定編如何合理有效的配置人力資源共享服務中心的人員，這個分配在一定程度上會影響人力資源共享服務中心能否構建起來，甚至還會對人力資源成本以及實際服務效果產生影響。根據M公司人力資源共享服務中心的職能，設置人事行政助理崗位，根據崗位業務性質內容，按職能等級對應為初級、中級、高級。初級人事行政助理是指在他人指導下進行單一領域工作開展；管理過程中應該正確理解崗位的相應政策，確保在領域內能夠準確執行各個程序環節，高級人事助理必須掌握某一領域的特殊知識，同時在運作過程中能夠對該領域的運作流程提出合理化建議，具體的職責范圍如下所示：1）崗位職責：負責所服務部門的人力資源及行政相關基礎類工作，具體包含：（1）人力資源及行政制度的宣導及各項稽查，包括配合所服務部門或車間宣導及執行最新修訂制度內容；日常員工行為準則宣導及執行，如車間辦公室工作規范、廠牌佩帶、工衣穿著要求等；員工考勤宣導，如上下班打卡、加班、請假等；每天車間日巡查、加班稽查及協助配合各項稽查工作。（2）人力資源具體業務：每天09:00前車間出勤報表發送；每天16:00前調試計件系統錄入核算（針對射頻車間）；服務部門日常考勤處理（排班、考勤異常、請假、加班）；員工離職手續指引、辦理；每月1號完成上月月結、工資計提核算相關數據；每月3號提交上月《月結確認表》、《加班超時審批表》、《職工月考核評分表》；每月6日提交上月工資相關數據；每月10號提交當月上崗證考核相關資料，負責新員工崗位培訓及上崗證發放跟蹤；每月15號提交下月《轉正確認表》、《合同續簽確認表》當月《試用期員工正式聘用考核表》；每月28號提交當月新入職人員《入職審批表》；每月月底倒數第二個工作日提交轉正、入職定級表；根據部門需求提交員工《員工動態審批表》、《增補單申請表》及《入職審批》等；協助服務部門及車間新員工入職培訓工作。（3）行政具體業務：每月4號對服務車間員工車輛出入證信息匯總提交；每月20號對服務部門勞保、辦公用品審核、提報；物業、設備、工程類按需提單申報；所服務部門固定資產巡檢、日常管理維護；協助所服務部門會議準備、用車安排；協助公司各項活動宣導、組織及落實。（4）人事行政后勤支持：每天人事行政類文件會簽；收集、匯總及反饋所服務部門車間員工合理意見；完成所服務部門領導交辦的人事行政相關業務；負責及時與所服務部門、人事行政系統的溝通和協調。（5）發現業務痛點：人事行政助理不僅要做好服務，更要發現業務部門問題，提供合理化判斷意見，關注業務匹配度。比如：部門增補一人，人事行政助理可根據部門的運營管理及員工狀態判斷是否需要增補，關注人員匹配度，從而控制人力成本，提高人員效率。（6）提案改善：業務逐漸規范化后，人事行政助理要轉變工作思路，重點發現所服務部門的一些問題，每人每月結合所服務部門現實情況提出問題點，并按照自己的思考方式提出解決方案，在下月中旬針對各問題點及對應方案進行溝通討論尋求最佳解決方案，為業務部門管理提出合理化意見，為人力行政業務提供管理支持，同時激發人事行政助理從執行層到思考層面的轉變，提升自身能力。比如：研發強制加班、考勤打卡繁瑣、勞保用品不全面等提案改善，目前均在落實當中。2）經驗（1）學歷：大學專科以上。（2）工作經驗：不同級別，需有不同的經驗要求，如表4-9所示：表4-9各級人事行政助理工作經驗要求表資格級別工作經驗初級人事行政助理新員工中級人事行政助理初級同崗位半年以上經驗高級人事行政助理中級同崗位半年以上經驗3）素質不同級別，需有不同的素質要求，主要從細心度、責任心等方面進行分析，具體素質要求如下，如表4-10所示：表4-10各級人事行政助理素質要求表M司人力資源共享服務中心設置面臨的一個重要問題是人事行政助理的定編。人事行政助理的配置打破之前的以“部門定編”，實現更人性化、專業化的以“服務對象定編”，通過其從業人員數量與服務對象數量的比值來反映，人事行政助理的配置與以下幾個因素有關：①服務對象的規模。人事行政助理的人數與業務部門服務人數的規模成正相關。業務部門服務人數增加，會推動其規模不斷擴大,隨即也需要更多的人事行政助理。②人力資源服務的覆蓋范圍。例如研發部門所覆蓋的服務范圍相比制造部門有所增加，所需要的人事行政助理的需求也不斷上升。③信息化條件。M公司在人力資源共享服務中心的人力資源管理工作中，大多數都是較為基礎性的工作，這些工作都有一定的套路模板，已經可以按照一定的規范化程序在電子信息中直接呈現，尤其當前人力資源管理工作大多數可以通過人力資源共享服務系統直接完成。這樣不僅有利于提高共組效率，還有利于節約人力成本，減少人力資源專員的配置。參考行業及M公司過往經驗，結合不同部門及辦公場地情況，M公司一個人事行政助理服務75-120名員工，人事行政助理全面覆蓋所服務部門的人力行政工作，員工所有人力行政業務均由人事行政助理辦理，人力行政各業務負責人將不再受理員工個人業務，僅支持人事行政助理的工作。具體配置如圖4-13所示：圖4-13人事行政助理配置轉變對比圖1.5.2人員的培養和發展1）崗位培訓為使新入職人事行政助理對公司有一個全方位的了解，對其進行培訓，向其傳播企業文化，告知其崗位工作任務，以及任務完成技巧等，使新入職人事行政助理盡快熟悉公司，能夠快速獨立完成崗位職責，同時悉知人事制度、人事表單及相關文件會簽流程，M公司對新入職人事行政助理開展1個月的入職培訓，包括兩周理論基礎知識學習，以及兩周的崗位實戰練習，每周培訓任務如下：第1周：第1天了解企業文化，主要包括公司發展歷程、發展計劃以及現狀等，同時培訓公司構成，講解各部門職責以及員工所享受的公司福利政策等等；第2天培訓公司用人制度，主要以員工守則為主，獎懲條例、費用報銷流程等相關工作信息；第3、4天新員工對《人事行政助理工作指引》、《人事行政助理管理制度》、《人事行政助理說明書》、公司人事制度及流程、各種人事表單等資料進行學習；第5天培訓人員對以上資料進行考核并講解答疑。第2周：第1天上午對考勤、加班及員工入離職手續進行講解，下午新入職人事行政助理自行消化理解，培訓人員進行答疑；第2天上午對員工在職期間各種異動手續辦理進行講解，包括員工動態、員工轉正、合同續簽，下午新入職人事行政助理自行消化理解，培訓人員進行答疑；第3天上午對員工考核、勞保用品及辦公用品的申請與領用進行講解，下午同樣為培訓人員答疑；第4天對新入職人事行政助理需要涉及的相關工作整體進行梳理；第5天培訓人員對以上資料進行考核并講解答疑。第3、4周：新入職人事行政助理到服務部門進行實際操作培訓，將所有培訓過的內容運用到實際中，由專職培訓人員指導，將工作中遇到的問題進行一一解決，最終達到能獨立完成各項人事行政助理崗位要求。人事行政助理入職培訓采用脫崗培訓和在崗培訓的方式，脫崗培訓由人力資源服務部專人進行一對一培訓，在崗培訓將新入職人事行政助理分配到要服務的部門，由人力資源服務部專人對其已有的理論基礎與工作崗位所要求的技能進行結合，綜合實踐培訓，找出差距，采用一對一的方式進行培訓，同時挖掘新員工個人能力，為其確定工作方向。2）定期輪崗員工長時期處于同一環境中，很容易對目前工作產生疲憊心理，定期的輪崗可以讓員工產生新鮮感，可以接觸更多的業務知識和不同的員工，去了解業務部門的需求，同時對個人能力提升也是一種挑戰。制定定期輪崗計劃，讓不同部門的人事行政助理進行定期輪崗，比如：射頻車間的人事行政助理和天線