跟單員工作流程圖演講人：日期：目錄CONTENTS訂單接收與處理生產安排與跟進品質控制與驗貨訂艙與出貨安排文件制作與核對目錄CONTENTS溝通與時間管理靈活應變與經驗總結跟單工作挑戰與解決方案跟單工作案例研究01訂單接收與處理接收客戶訂單接收方式電話、郵件、線上平臺等。接收內容接收記錄客戶訂單信息，包括產品名稱、數量、規格、價格等。及時記錄客戶訂單信息，確保無遺漏、無錯誤。123產品信息與客戶確認交貨時間，并明確告知客戶預計到貨時間。交貨期限溝通確認通過郵件、電話等方式與客戶進行確認，確保信息準確無誤。根據訂單信息，明確產品名稱、型號、規格、包裝等。明確產品信息與交貨期訂單審核與確認審核訂單仔細審查訂單信息，包括產品、數量、價格、交貨期等。030201確認訂單審核無誤后，與客戶確認訂單信息，確保訂單信息一致。訂單記錄將確認后的訂單信息錄入系統，以便后續跟進和管理。02生產安排與跟進制作生產訂單接收銷售部訂單從銷售部獲取客戶訂單信息，包括產品名稱、規格、數量、交貨期等。編制生產計劃根據訂單信息，結合庫存和生產能力，制定生產計劃，明確生產批次和順序。下達生產指令將生產計劃轉化為生產指令，下達給生產部門，確保生產任務得到落實。向生產部門明確訂單的客戶要求、技術標準和質量控制標準，確保生產出來的產品符合客戶要求。與生產部門溝通傳達生產要求根據生產計劃的需要，與生產部門協調人力、設備、原材料等資源，確保生產順利進行。協調生產資源及時與生產部門溝通生產過程中出現的問題，協助解決生產中的技術難題，確保生產進度不受影響。處理生產問題根據生產計劃，定期到生產現場了解生產進度，確保生產按計劃進行。監控生產進度將生產進度、質量、庫存等情況及時報告給相關部門和領導，以便及時調整生產計劃。報告生產情況與生產部門溝通，確保生產進度能夠滿足交貨期要求，及時催促生產部門完成生產任務，確保按時交貨。催貨與交貨跟進生產進度03品質控制與驗貨安排驗貨確定驗貨時間與供應商或生產商協商驗貨時間，確保貨物在合適的時間進行驗貨。指定驗貨地點選擇合適的驗貨人員安排驗貨地點，確保驗貨環境的潔凈、安全和專業。驗貨人員應具備專業知識和經驗，確保驗貨結果準確可靠。123檢查產品規格從貨物中抽取樣品進行檢驗，確保整批貨物的質量水平。抽樣檢驗填寫驗貨報告驗貨人員需詳細記錄驗貨過程，填寫驗貨報告，作為質量控制的依據。驗貨人員需根據采購合同或訂單要求，檢查產品的規格、型號、數量等是否與要求一致。確保產品質量處理質量問題溝通協商發現質量問題時，及時與供應商或生產商溝通協商，尋求解決方案。退貨或換貨對于無法修復的質量問題，應及時退貨或換貨，確保采購的貨物符合質量要求。追蹤問題原因對于質量問題的原因進行深入調查，采取措施防止類似問題再次發生。04訂艙與出貨安排提前訂艙獲取貨物信息了解貨物的品名、體積、重量、裝箱數量等信息。030201選擇船公司與航線根據貨物的起運港、目的港及貨期要求，選擇合適的船公司和航線。預定艙位向船公司或貨代提前預訂艙位，確保貨物能夠按時裝船。聯系拖車公司，安排拖車時間和裝箱場地。安排裝柜安排拖車與場地準備裝箱單、報關單等必要文件。準備裝箱文件確保貨物按照要求裝箱、封箱，并拍照留底。監督裝箱過程提交補料信息將最終確定的貨物信息（如重量、體積、件數等）提交給船公司或貨代。提交補料與VGM提交VGM信息在截止時間前，提交準確的VGM（VerifiedGrossMass）信息，即貨物的總毛重。確認提單信息核對提單信息是否準確無誤，確保貨物順利出運。05文件制作與核對制作報關文件確認報關單信息核對報關單各項信息，如品名、數量、單價、總價、貿易方式、原產國等。準備報關附件提交報關文件準備報關所需附件，如合同、發票、裝箱單、許可證等。將報關文件提交至海關，并跟進報關進度。123核對貨代賬單核對貨代賬單中的各項費用明細，如海運費、港雜費、報關費等。核對費用明細根據費用明細確認應付金額，并與貨代公司確認。確認付款金額將應付款項支付至貨代公司指定賬戶。安排付款記錄貨款到賬時間、金額、付款單位等信息。登記貨款到賬情況登記貨款信息核對實際到賬金額與應收金額是否一致。核對到賬金額確認貨款到賬后，及時通知發貨方安排發貨。通知發貨方06溝通與時間管理了解客戶需求在訂單執行過程中，及時向客戶反饋生產進度和物流情況，確保客戶隨時掌握訂單狀態。及時反饋進度解決問題與投訴面對客戶的問題和投訴，積極溝通、協調，確保問題得到妥善解決，維護客戶利益。通過與客戶有效溝通，了解訂單的具體需求、特殊要求以及交貨期等信息。與客戶保持溝通與生產部門協調傳遞訂單信息將客戶訂單信息準確、完整地傳遞給生產部門，確保生產部門能夠按照要求安排生產。跟進生產進度及時了解生產進度，協調解決生產過程中出現的問題，確保生產按計劃順利進行。保證產品質量與生產部門密切合作，共同把控產品質量，確保產品符合客戶要求。合理安排時間制定工作計劃根據訂單情況和生產進度，制定合理的工作計劃，確保各項工作有序進行。030201優先處理緊急任務對于緊急訂單或突發情況，優先安排時間處理，確保重要任務得到及時完成。合理利用碎片時間在等待生產進度、回復客戶咨詢等碎片時間中，合理安排其他工作，提高工作效率。07靈活應變與經驗總結處理突發情況緊急措施采取緊急措施，確保貨物安全、合同履行和客戶滿意。信息溝通協調資源及時與相關部門和客戶溝通，了解突發情況的原因和解決方案。協調各方資源，包括人力、物力和財力，以應對突發情況。123分析突發情況對原有計劃的影響，包括交貨期、成本和質量等方面。調整計劃評估影響根據突發情況的影響，制定新的方案，包括調整交貨期、改變運輸方式和重新安排生產計劃等。調整方案將調整方案及時通知相關方，包括客戶、供應商和內部相關部門，確保各方協調一致。通知相關方深入分析對突發情況及其處理過程進行深入分析，找出問題根源和不足之處。總結經驗教訓改進措施根據分析結果，制定改進措施，包括完善應急預案、加強人員培訓和改進工作流程等。經驗分享將總結的經驗教訓分享給團隊成員和相關人員，提高團隊應對突發情況的能力。08跟單工作挑戰與解決方案識別原因分析訂單延誤的原因，如原材料短缺、生產進度緩慢、物流延遲等。協調資源積極與生產、采購、物流等部門溝通，協調資源，解決問題。及時反饋向客戶及時反饋訂單延誤情況，并給出明確的解決方案和時間表。預防措施建立訂單跟蹤機制，提前預防可能出現的問題，確保訂單按時完成。訂單延誤與生產部門溝通，協調生產安排，確保問題得到及時解決。協調生產實時掌握生產進度，確保生產按計劃進行。監控生產進度01020304及時發現生產過程中出現的問題，如質量問題、數量不符等。識別問題加強質量檢查和控制，確保產品符合客戶要求和標準。質量把控生產問題客戶投訴及時處理收到客戶投訴后，第一時間與客戶取得聯系，了解投訴內容和原因。解決問題針對客戶投訴的問題，提出解決方案，并盡快實施解決。反饋結果向客戶反饋解決問題的過程和結果，確保客戶滿意。改進和預防總結客戶投訴的經驗教訓，提出改進措施，預防類似問題的再次發生。09跟單工作案例研究案例一：復雜訂單的處理訂單拆分將復雜訂單拆分成多個小訂單，分別跟進生產、采購和運輸等環節。協調生產與生產部門緊密合作，確保各環節按時按質完成生產任務。物流跟蹤對拆分后的訂單進行物流跟蹤，確保貨物及時送達客戶手中。風險控制預測和評估可能出現的問題，制定相應的應對措施，降低訂單風險。調整生產計劃，優先安排緊急訂單的生產，確保交貨期。與供應商溝通，確保緊急訂單所需物料及時到位。實時跟進生產進度，及時協調解決生產過程中出現的問題。采取特殊包裝、運輸等方式，確保緊急訂單能夠及時送達客戶。案例二：緊急訂單的應對優先排產物料采購跟進進度特殊處理案例三：跨國訂單的協調溝通確認與客戶進行充分溝通，了解訂單要求和交貨期等關鍵信息。02040301跨國運輸選擇可靠的運輸方式和物流公司，確保貨物按時、安全地到達客戶手中。國際貿易流程熟悉國際貿易流程，辦理相關手續和證件，確保貨物順利通關。匯率風險關注匯