?認證機構(gòu)管理制度架構(gòu)一、總則（一）目的為加強認證機構(gòu)的規(guī)范化管理，確保認證工作的公正性、科學(xué)性和有效性，保障認證機構(gòu)的合法權(quán)益，促進認證行業(yè)的健康發(fā)展，特制定本管理制度架構(gòu)。（二）適用范圍本管理制度適用于本認證機構(gòu)及其所屬各部門、分支機構(gòu)、辦事處以及全體員工。（三）基本原則1.公正性原則：認證機構(gòu)應(yīng)獨立于任何可能影響認證公正性的商業(yè)、財政和其他利益，確保認證過程和結(jié)果不受任何不當(dāng)因素干擾。2.科學(xué)性原則：依據(jù)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進行認證活動，保證認證結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.有效性原則：認證機構(gòu)所實施的認證制度和程序應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)認證目標(biāo)，為客戶和相關(guān)方提供有價值的認證服務(wù)。4.保密性原則：對在認證活動中獲取的客戶信息、商業(yè)秘密等予以嚴(yán)格保密，維護客戶合法權(quán)益。二、機構(gòu)與人員管理（一）機構(gòu)設(shè)置1.設(shè)立條件認證機構(gòu)應(yīng)具備與所從事認證活動相適應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員、管理人員和必要的設(shè)施設(shè)備，符合國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求，并經(jīng)國家認證認可監(jiān)督管理部門批準(zhǔn)設(shè)立。2.組織架構(gòu)認證機構(gòu)應(yīng)建立合理的組織架構(gòu)，明確各部門的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系，確保認證工作的順暢開展。一般應(yīng)設(shè)置業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、審核部門、管理部門等。（二）人員配備1.人員資質(zhì)認證機構(gòu)的管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的管理能力和經(jīng)驗，熟悉認證業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，取得相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)資格證書或技術(shù)職稱。審核人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和審核能力，經(jīng)過培訓(xùn)并取得國家認可的審核員資格證書。2.人員培訓(xùn)認證機構(gòu)應(yīng)制定年度人員培訓(xùn)計劃，定期組織員工參加各類培訓(xùn)，包括專業(yè)知識培訓(xùn)、法律法規(guī)培訓(xùn)、質(zhì)量管理培訓(xùn)、審核技能培訓(xùn)等，不斷提升員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。鼓勵員工自主學(xué)習(xí)和參加外部培訓(xùn)課程，對取得相關(guān)專業(yè)資格證書或技術(shù)職稱的員工給予適當(dāng)獎勵。3.人員考核建立員工績效考核制度，定期對員工的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進行考核評價。考核結(jié)果作為員工晉升、獎勵、薪酬調(diào)整等的重要依據(jù)，對考核不合格的員工進行相應(yīng)的培訓(xùn)、調(diào)整崗位或辭退處理。（三）人員職責(zé)1.最高管理者職責(zé)全面負責(zé)認證機構(gòu)的管理和運營，制定機構(gòu)的發(fā)展戰(zhàn)略和方針目標(biāo)。確保認證機構(gòu)的資源配置滿足認證業(yè)務(wù)的需求，保障認證工作的公正性、科學(xué)性和有效性。任命管理者代表，授權(quán)其負責(zé)質(zhì)量管理體系的建立、實施和保持。定期對認證機構(gòu)的管理體系進行評審，確保其持續(xù)適宜性、充分性和有效性。2.管理者代表職責(zé)負責(zé)組織建立、實施和保持質(zhì)量管理體系，確保其符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的要求。向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的運行情況和改進需求，提出改進建議和措施。協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保質(zhì)量管理體系的有效運行。組織內(nèi)部審核和管理評審，對發(fā)現(xiàn)的不符合項和改進機會進行跟蹤和驗證。3.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負責(zé)認證業(yè)務(wù)的市場開發(fā)、客戶聯(lián)絡(luò)和合同簽訂等工作。了解客戶需求，為客戶提供認證咨詢服務(wù)，介紹認證流程和要求。對客戶提交的認證申請進行初步審查，確保申請資料的完整性和合規(guī)性。負責(zé)認證費用的收取和管理，及時與財務(wù)部門核對賬目。4.技術(shù)部門職責(zé)負責(zé)制定和修訂認證標(biāo)準(zhǔn)、程序和作業(yè)指導(dǎo)書等技術(shù)文件。對認證過程中的技術(shù)問題進行咨詢和指導(dǎo)，確保認證工作符合相關(guān)技術(shù)要求。參與審核方案的策劃和實施，提供技術(shù)支持和協(xié)助。收集、整理和分析認證領(lǐng)域的技術(shù)信息和行業(yè)動態(tài)，為認證機構(gòu)的發(fā)展提供技術(shù)參考。5.審核部門職責(zé)按照認證機構(gòu)的審核計劃和程序，組織實施認證審核活動。組建審核組，選派具備相應(yīng)資格和能力的審核員進行審核。指導(dǎo)審核員編制審核文件，確保審核工作的規(guī)范性和有效性。對審核過程中發(fā)現(xiàn)的不符合項進行記錄和分析，提出整改建議和措施。編寫審核報告，客觀、公正地評價受審核方的管理體系運行情況和認證能力。6.管理部門職責(zé)負責(zé)人力資源管理工作，包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等。負責(zé)行政事務(wù)管理工作，包括辦公設(shè)施設(shè)備的維護、文件資料的管理、會議組織等。負責(zé)財務(wù)管理工作，包括預(yù)算編制、成本核算、資金管理等。負責(zé)質(zhì)量管理體系的文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等工作的組織和協(xié)調(diào)。三、認證業(yè)務(wù)管理（一）認證業(yè)務(wù)范圍確定1.市場調(diào)研認證機構(gòu)應(yīng)定期開展市場調(diào)研，了解客戶需求和行業(yè)動態(tài)，分析認證業(yè)務(wù)的市場前景和發(fā)展趨勢，為確定認證業(yè)務(wù)范圍提供依據(jù)。2.業(yè)務(wù)評審根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，對擬開展的認證業(yè)務(wù)進行可行性評審，包括技術(shù)能力、人員配備、設(shè)施設(shè)備、法律法規(guī)等方面的評估，確保認證機構(gòu)具備開展該業(yè)務(wù)的能力和條件。3.審批備案經(jīng)業(yè)務(wù)評審?fù)ㄟ^的認證業(yè)務(wù)范圍，報國家認證認可監(jiān)督管理部門審批備案，取得相應(yīng)的認證資質(zhì)后，方可開展相關(guān)認證活動。（二）認證受理1.申請受理認證機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的受理窗口或通過網(wǎng)絡(luò)平臺接受客戶的認證申請，向客戶提供申請指南和所需資料清單。對客戶提交的認證申請資料進行初步審查，確保申請資料齊全、真實有效。對于資料不完整或不符合要求的，應(yīng)及時通知客戶補充或修改。對符合受理條件的申請，予以受理并出具受理通知書；對不符合受理條件的申請，應(yīng)向客戶說明理由并退還申請資料。2.合同簽訂與受理的客戶簽訂認證合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括認證范圍、認證標(biāo)準(zhǔn)、認證費用、認證周期、審核安排、保密條款等內(nèi)容。對合同條款進行審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和認證機構(gòu)的規(guī)定要求，避免潛在的法律風(fēng)險和糾紛。（三）認證實施1.審核策劃根據(jù)認證合同和客戶實際情況，制定審核方案，包括審核目的、范圍、準(zhǔn)則、方法、時間安排、審核組成員等內(nèi)容。審核方案應(yīng)具有可操作性和針對性，確保審核工作能夠全面、客觀地評價受審核方的管理體系運行情況和認證能力。2.審核準(zhǔn)備審核組組長組織審核組成員召開首次會議，介紹審核目的、范圍、準(zhǔn)則、方法和時間安排等，明確審核組成員的分工和職責(zé)。審核組成員熟悉審核文件，包括認證標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，了解受審核方的基本情況和管理體系文件。審核組組長與受審核方聯(lián)系，確定審核的具體時間、地點和人員安排，提前通知受審核方做好準(zhǔn)備工作。3.現(xiàn)場審核審核組按照審核方案和程序?qū)嵤┈F(xiàn)場審核，通過文件審查、現(xiàn)場觀察、人員訪談、數(shù)據(jù)收集與分析等方法，獲取客觀證據(jù)，評價受審核方的管理體系運行情況和認證能力。審核過程中，審核組應(yīng)保持客觀、公正、獨立的態(tài)度，如實記錄審核發(fā)現(xiàn)的問題和不符合項，并及時與受審核方溝通確認。對于審核中發(fā)現(xiàn)的一般不符合項，審核組應(yīng)要求受審核方在規(guī)定的時間內(nèi)采取糾正措施，并提交整改報告；對于嚴(yán)重不符合項，審核組應(yīng)要求受審核方立即停止相關(guān)活動，采取有效的糾正措施，待整改完成并經(jīng)審核組驗證合格后，方可繼續(xù)進行認證活動。4.審核報告編制審核結(jié)束后，審核組組長組織審核組成員編寫審核報告，審核報告應(yīng)客觀、公正地反映審核情況和結(jié)果，包括審核目的、范圍、準(zhǔn)則、方法、審核發(fā)現(xiàn)的問題和不符合項、受審核方的管理體系運行情況評價、認證結(jié)論等內(nèi)容。審核報告經(jīng)審核組全體成員簽字確認后，提交給認證機構(gòu)的技術(shù)負責(zé)人審核。技術(shù)負責(zé)人審核通過后，報認證機構(gòu)的最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布。（四）認證決定1.認證決定人員組成認證機構(gòu)應(yīng)設(shè)立認證決定委員會，由具有豐富認證經(jīng)驗、專業(yè)知識和管理能力的人員組成，負責(zé)對審核報告和相關(guān)資料進行審查，做出認證決定。2.認證決定過程認證決定委員會成員審閱審核報告和相關(guān)資料，了解審核情況和結(jié)果。對審核發(fā)現(xiàn)的問題和不符合項進行討論，評估受審核方的整改情況和管理體系運行的有效性。根據(jù)認證標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，做出認證決定，包括授予認證證書、擴大或縮小認證范圍、暫停或撤銷認證證書等。3.認證證書頒發(fā)對做出授予認證證書決定的受審核方，認證機構(gòu)應(yīng)及時頒發(fā)認證證書，并在規(guī)定的媒體上予以公告。認證證書應(yīng)明確認證范圍、認證標(biāo)準(zhǔn)、有效期等內(nèi)容，確保證書的真實性、有效性和合法性。（五）認證后監(jiān)督1.監(jiān)督頻次與方式認證機構(gòu)應(yīng)制定認證后監(jiān)督計劃，明確監(jiān)督的頻次、方式和內(nèi)容。監(jiān)督頻次應(yīng)根據(jù)認證業(yè)務(wù)的風(fēng)險程度、受審核方的管理體系運行情況等因素確定，一般每年不少于一次。監(jiān)督方式可采用現(xiàn)場監(jiān)督、文件審查、客戶反饋等多種形式，確保及時發(fā)現(xiàn)受審核方管理體系運行中存在的問題和變化情況。2.監(jiān)督內(nèi)容檢查受審核方管理體系的持續(xù)有效運行情況，包括體系文件的執(zhí)行情況、過程控制的有效性、資源配置的合理性等。核實受審核方是否持續(xù)滿足認證標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定的要求，是否存在違規(guī)行為。收集客戶和相關(guān)方對受審核方的反饋意見，了解受審核方在認證后的表現(xiàn)和服務(wù)質(zhì)量。3.不符合處理對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的不符合項，認證機構(gòu)應(yīng)及時通知受審核方采取糾正措施，并跟蹤整改情況。根據(jù)不符合項的嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的措施，如要求受審核方限期整改、暫停或撤銷認證證書等。四、文件與記錄管理（一）文件管理1.文件分類認證機構(gòu)的文件可分為管理文件、技術(shù)文件、作業(yè)文件等類別。管理文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、管理制度等；技術(shù)文件包括認證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、指南等；作業(yè)文件包括作業(yè)指導(dǎo)書、檢查表、記錄表格等。2.文件編制與審批文件的編制應(yīng)符合認證機構(gòu)的實際情況和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)的要求，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和可操作性。文件編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，確保文件的有效性和權(quán)威性。管理文件一般由最高管理者審批，技術(shù)文件由技術(shù)負責(zé)人審批，作業(yè)文件由相關(guān)部門負責(zé)人審批。3.文件發(fā)放與控制文件應(yīng)按照規(guī)定的范圍發(fā)放給相關(guān)人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放時間、簽收人等信息。對文件進行定期評審和修訂，確保文件的持續(xù)適宜性、充分性和有效性。文件修訂后，應(yīng)及時發(fā)放新版本，并收回舊版本文件，防止誤用。4.文件保管與銷毀文件應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄密。對重要文件應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上。對于已失效或不再使用的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保文件信息的安全。文件銷毀記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容。（二）記錄管理1.記錄分類與要求認證機構(gòu)的記錄可分為管理記錄、技術(shù)記錄、審核記錄等類別。記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠追溯認證活動的全過程。記錄的格式應(yīng)符合認證機構(gòu)的規(guī)定要求，便于填寫、整理和保存。2.記錄填寫與收集相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的要求及時填寫記錄，確保記錄內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。記錄填寫應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。記錄填寫完成后，應(yīng)及時收集并移交至相關(guān)部門進行整理和保管。收集記錄時，應(yīng)核對記錄的完整性和準(zhǔn)確性，確保無遺漏或錯誤。3.記錄整理與歸檔相關(guān)部門應(yīng)對收集到的記錄進行整理，按照類別和時間順序進行編號、裝訂，建立記錄檔案。記錄檔案應(yīng)便于查閱和檢索。對重要記錄應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止記錄丟失或損壞。4.記錄保存期限認證機構(gòu)應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和認證標(biāo)準(zhǔn)的要求，確定記錄的保存期限。一般情況下，管理記錄、技術(shù)記錄和審核記錄的保存期限不少于[x]年。保存期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。五、資源管理（一）人力資源管理1.人員招聘與選拔根據(jù)認證機構(gòu)的發(fā)展需求和崗位空缺情況，制定人員招聘計劃。招聘計劃應(yīng)明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求、招聘渠道等內(nèi)容。通過多種渠道發(fā)布招聘信息，吸引符合條件的人員應(yīng)聘。對應(yīng)聘人員進行資格審查、面試、筆試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)的考核，選拔出優(yōu)秀的人才。2.人員培訓(xùn)與發(fā)展制定年度人員培訓(xùn)計劃，根據(jù)員工的崗位需求和個人發(fā)展意愿，提供多樣化的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)機會。鼓勵員工參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動，提升員工的專業(yè)知識和技能水平。對在培訓(xùn)中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚谩?.人員績效考核與激勵建立科學(xué)合理的人員績效考核制度，定期對員工的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進行考核評價。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予晉升、獎勵、薪酬調(diào)整等激勵措施；對考核不合格的員工進行相應(yīng)的培訓(xùn)、調(diào)整崗位或辭退處理。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備配備根據(jù)認證業(yè)務(wù)的需求，配備必要的設(shè)施設(shè)備，包括辦公場所、審核工具、檢測儀器、計算機及軟件等。設(shè)施設(shè)備應(yīng)滿足認證工作的質(zhì)量、安全和環(huán)境要求。2.設(shè)施設(shè)備維護與保養(yǎng)制定設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)施設(shè)備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。建立設(shè)施設(shè)備檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的購置時間、型號、維修記錄等信息。對設(shè)施設(shè)備的維修、更換等情況進行詳細記錄，便于追溯和管理。3.設(shè)施設(shè)備校準(zhǔn)與檢定對用于認證活動的檢測儀器、計量器具等設(shè)施設(shè)備，按照國家相關(guān)規(guī)定進行校準(zhǔn)和檢定，確保其準(zhǔn)確性和可靠性。校準(zhǔn)和檢定合格的設(shè)施設(shè)備應(yīng)張貼合格標(biāo)識，并在有效期內(nèi)使用。對校準(zhǔn)和檢定不合格的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時進行維修或報廢處理。（三）工作環(huán)境管理1.辦公環(huán)境要求保持辦公場所的整潔、衛(wèi)生，營造良好的工作氛圍。合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保工作流程順暢，提高工作效率。配備必要的辦公設(shè)施設(shè)備，如辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機等，滿足員工的工作需求。2.審核環(huán)境要求在審核過程中，確保審核環(huán)境符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的要求