?訂單控制小組管理制度總則目的為了加強公司訂單管理，確保訂單的順利執(zhí)行，提高客戶滿意度，特制定本訂單控制小組管理制度。適用范圍本制度適用于公司訂單控制小組及其成員，涉及公司所有訂單的受理、審核、執(zhí)行、監(jiān)控及相關(guān)協(xié)調(diào)工作。基本原則1.準確性原則：確保訂單信息準確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致訂單執(zhí)行出現(xiàn)偏差。2.及時性原則：各環(huán)節(jié)工作要及時完成，避免延誤訂單交付，影響客戶滿意度。3.協(xié)調(diào)性原則：訂單控制小組成員之間要密切配合，加強與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，共同推進訂單執(zhí)行。4.責任明確原則：明確各成員在訂單控制過程中的職責，做到責任到人。訂單控制小組組織架構(gòu)及職責組織架構(gòu)訂單控制小組由銷售部門負責人擔任組長，成員包括銷售代表、客服專員、生產(chǎn)計劃人員、物流專員、質(zhì)量控制人員等。職責1.組長職責全面負責訂單控制小組的管理工作，協(xié)調(diào)各成員之間的工作。對重大訂單問題進行決策，確保訂單順利執(zhí)行。定期組織訂單控制小組會議，總結(jié)訂單執(zhí)行情況，解決存在的問題。2.銷售代表職責負責與客戶溝通訂單需求，準確記錄客戶信息和訂單要求。及時向訂單控制小組傳遞訂單信息，跟進訂單審批進度。協(xié)調(diào)客戶關(guān)系，處理客戶對訂單執(zhí)行過程中的疑問和投訴。3.客服專員職責負責訂單的受理和錄入工作，確保訂單信息完整、準確。與客戶保持溝通，及時反饋訂單處理進度，解答客戶咨詢。協(xié)助銷售代表處理客戶投訴，跟蹤投訴處理結(jié)果。4.生產(chǎn)計劃人員職責根據(jù)訂單需求，制定合理的生產(chǎn)計劃，確保生產(chǎn)任務(wù)按時完成。協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門的資源配置，解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。及時向訂單控制小組反饋生產(chǎn)進度，調(diào)整生產(chǎn)計劃。5.物流專員職責根據(jù)訂單要求，安排合適的物流方式和運輸時間，確保貨物按時交付。跟蹤物流運輸過程，及時解決物流運輸中出現(xiàn)的問題。與客戶溝通物流信息，提供物流查詢服務(wù)。6.質(zhì)量控制人員職責制定訂單產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗標準和流程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。在生產(chǎn)過程中對產(chǎn)品進行質(zhì)量抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。對交付的產(chǎn)品進行最終質(zhì)量檢驗，確保合格產(chǎn)品交付客戶。訂單受理與審核訂單受理1.銷售代表在接到客戶訂單需求后，應(yīng)及時與客戶溝通，明確訂單的詳細信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、付款方式等。2.銷售代表將整理好的訂單信息填寫在公司規(guī)定的訂單受理表格上，并提交給客服專員。3.客服專員收到銷售代表提交的訂單信息后，對訂單進行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準確。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與銷售代表溝通，補充或修正訂單信息。訂單審核1.客服專員將審核通過的訂單提交給訂單控制小組組長進行審核。2.組長根據(jù)公司的業(yè)務(wù)政策、生產(chǎn)能力、庫存情況等因素，對訂單進行全面審核。審核內(nèi)容包括：訂單價格是否符合公司定價策略。產(chǎn)品規(guī)格是否符合公司生產(chǎn)標準。交貨時間是否在公司生產(chǎn)和物流能力范圍內(nèi)。付款方式是否符合公司要求。客戶信用狀況是否良好。3.如訂單審核通過，組長在訂單受理表格上簽字確認；如訂單存在問題，組長應(yīng)及時與銷售代表溝通，說明問題所在，并要求銷售代表與客戶協(xié)商解決。協(xié)商解決后，重新提交訂單進行審核。訂單執(zhí)行生產(chǎn)計劃制定1.生產(chǎn)計劃人員根據(jù)審核通過的訂單信息，結(jié)合公司的生產(chǎn)能力和庫存情況，制定詳細的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應(yīng)明確產(chǎn)品的生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)工序、所需原材料及零部件等信息。2.生產(chǎn)計劃人員將生產(chǎn)計劃提交給生產(chǎn)部門負責人，由生產(chǎn)部門負責人組織安排生產(chǎn)任務(wù)。生產(chǎn)執(zhí)行1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量完成。2.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)嚴格按照公司的生產(chǎn)工藝和質(zhì)量標準進行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.生產(chǎn)計劃人員應(yīng)定期到生產(chǎn)現(xiàn)場檢查生產(chǎn)進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。如因原材料短缺、設(shè)備故障等原因?qū)е律a(chǎn)進度延誤，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并向訂單控制小組匯報。物流安排1.物流專員根據(jù)訂單交貨時間和地點，選擇合適的物流方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)龋才胚\輸車輛或航班。2.物流專員應(yīng)提前與物流公司溝通，確保貨物能夠按時裝運。在貨物裝運前，對貨物進行檢查，確保貨物包裝完好、數(shù)量準確。3.物流專員負責跟蹤物流運輸過程，及時了解貨物的運輸狀態(tài)。如出現(xiàn)物流運輸延誤、貨物損壞等情況，應(yīng)及時與物流公司協(xié)商解決，并向訂單控制小組匯報。質(zhì)量控制1.質(zhì)量控制人員按照制定的質(zhì)量檢驗標準和流程，在生產(chǎn)過程中對產(chǎn)品進行質(zhì)量抽檢。抽檢內(nèi)容包括產(chǎn)品外觀、尺寸、性能等方面。2.如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，質(zhì)量控制人員應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進行整改。整改完成后，重新進行質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.在產(chǎn)品交付前，質(zhì)量控制人員對產(chǎn)品進行最終質(zhì)量檢驗，檢驗合格的產(chǎn)品方可交付客戶。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在嚴重質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知訂單控制小組，由訂單控制小組與客戶協(xié)商解決方案。訂單監(jiān)控與協(xié)調(diào)訂單監(jiān)控1.訂單控制小組成員應(yīng)定期對訂單執(zhí)行情況進行監(jiān)控，包括生產(chǎn)進度、物流運輸進度、質(zhì)量控制情況等。2.銷售代表應(yīng)及時與客戶溝通，了解客戶對訂單執(zhí)行情況的滿意度，收集客戶反饋信息，并及時反饋給訂單控制小組。3.訂單控制小組應(yīng)建立訂單執(zhí)行情況臺賬，詳細記錄訂單的執(zhí)行進度、存在的問題及解決情況等信息。協(xié)調(diào)與溝通1.在訂單執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)部門之間的協(xié)調(diào)問題，訂單控制小組組長應(yīng)及時組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會議，共同協(xié)商解決問題。2.銷售代表與客戶之間的溝通協(xié)調(diào)工作由銷售代表負責，確保客戶能夠及時了解訂單執(zhí)行情況，解決客戶提出的問題。3.生產(chǎn)部門與采購部門之間的協(xié)調(diào)工作由生產(chǎn)計劃人員負責，確保原材料及零部件的及時供應(yīng)，避免因原材料短缺導(dǎo)致生產(chǎn)延誤。4.物流部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)工作由物流專員負責，確保物流運輸?shù)捻樌M行，及時解決物流運輸中出現(xiàn)的問題。訂單變更管理變更申請1.如客戶提出訂單變更需求，銷售代表應(yīng)及時與客戶溝通，了解變更的具體內(nèi)容和原因，并填寫訂單變更申請表。2.訂單變更申請表應(yīng)包括訂單編號、變更內(nèi)容、變更原因、預(yù)計變更時間等信息。銷售代表將訂單變更申請表提交給客服專員。變更審核1.客服專員收到銷售代表提交的訂單變更申請表后，對變更申請進行初步審核，檢查變更內(nèi)容是否合理、對訂單執(zhí)行的影響程度等。2.客服專員將審核通過的訂單變更申請表提交給訂單控制小組組長進行審核。3.組長根據(jù)公司的業(yè)務(wù)政策、生產(chǎn)能力、庫存情況等因素，對訂單變更申請進行全面審核。審核內(nèi)容包括：變更內(nèi)容是否符合公司規(guī)定。變更對訂單價格、交貨時間、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的影響。變更是否會導(dǎo)致客戶滿意度下降。4.如訂單變更申請審核通過，組長在訂單變更申請表上簽字確認，并將變更申請通知相關(guān)部門進行處理；如訂單變更申請存在問題，組長應(yīng)及時與銷售代表溝通，說明問題所在，并要求銷售代表與客戶協(xié)商解決。協(xié)商解決后，重新提交訂單變更申請進行審核。變更執(zhí)行1.相關(guān)部門根據(jù)訂單變更申請表的要求，對訂單進行相應(yīng)的調(diào)整。如生產(chǎn)部門根據(jù)變更后的產(chǎn)品規(guī)格和數(shù)量，調(diào)整生產(chǎn)計劃；物流部門根據(jù)變更后的交貨時間和地點，重新安排物流運輸?shù)取?.在訂單變更執(zhí)行過程中，各部門應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。3.訂單控制小組應(yīng)跟蹤訂單變更的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。訂單交付與結(jié)算訂單交付1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成并通過質(zhì)量檢驗后，物流專員負責安排貨物的交付工作。2.物流專員應(yīng)提前與客戶溝通，確定具體的交貨時間和交貨方式。在交貨前，確保貨物包裝完好、數(shù)量準確，并提供相關(guān)的發(fā)貨清單和運輸單據(jù)。3.貨物交付時，物流專員應(yīng)要求客戶在送貨簽收單上簽字確認，作為貨物交付的憑證。訂單結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)訂單的付款方式和實際執(zhí)行情況，負責訂單的結(jié)算工作。2.如訂單采用預(yù)付款方式，財務(wù)部門在收到客戶預(yù)付款后，及時確認到賬，并通知訂單控制小組。3.如訂單采用貨到付款方式，財務(wù)部門在收到物流部門提供的客戶簽收單后，及時與客戶溝通結(jié)算事宜，辦理收款手續(xù)。4.財務(wù)部門應(yīng)定期對訂單結(jié)算情況進行核對和統(tǒng)計，確保訂單款項及時、足額收回。訂單風險管理風險識別1.訂單控制小組應(yīng)定期對訂單執(zhí)行過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、生產(chǎn)風險、物流風險、質(zhì)量風險、客戶信用風險等。2.風險識別可通過收集訂單執(zhí)行過程中的相關(guān)信息、分析歷史訂單數(shù)據(jù)、與相關(guān)部門溝通等方式進行。風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定風險的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風險矩陣、風險指數(shù)等。風險應(yīng)對1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險應(yīng)對措施包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.對于市場風險，可通過加強市場調(diào)研、優(yōu)化產(chǎn)品價格策略等方式進行應(yīng)對；對于生產(chǎn)風險，可通過加強生產(chǎn)計劃管理、提高設(shè)備可靠性等方式進行應(yīng)對；對于物流風險，可通過選擇可靠的物流公司、購買物流保險等方式進行應(yīng)對；對于質(zhì)量風險，可通過加強質(zhì)量控制、完善質(zhì)量檢驗流程等方式進行應(yīng)對；對于客戶信用風險，可通過加強客戶信用評估、簽訂信用協(xié)議等方式進行應(yīng)對。訂單檔案管理檔案建立1.訂單控制小組應(yīng)建立訂單檔案，對訂單的相關(guān)資料進行歸檔管理。訂單檔案包括訂單受理表格、訂單審核記錄、生產(chǎn)計劃、物流運輸單據(jù)、質(zhì)量檢驗報告、客戶簽收單、訂單變更申請表等。2.檔案管理人員應(yīng)按照訂單編號對訂單檔案進行分類整理，確保檔案資料的完整性和準確性。檔案保管1.訂單檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風的場所，防止檔案資料損壞、丟失。2.檔案管理人員應(yīng)定期對訂單檔案進行檢查和清理，對過期或無用的檔案資料進行銷毀處理。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱訂單檔案時，查閱人應(yīng)愛護檔案資料，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員。績效考核考核指標1.訂單按時交付率：考核訂單是否按照約定時間交付客戶。2.訂單準確率：考核訂單信息是否準確無誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查，考核訂單控制小組的工作是否滿足客戶需求，提高客戶滿意度。4.訂單變更處理及時率：考核訂單變更申請是否能夠及時審核和處理，確保訂單變更后的順利執(zhí)行。5.風險控制效果：考核訂單風險管理措施的執(zhí)行情況，是否有效降低訂單執(zhí)行過程中的風險。考核周期訂單控制小組績效考核周期為季度考核，每季度末進行一次考核。考核流程1.訂單控制小組各成員根據(jù)本季度的工作表現(xiàn)，填寫績效考核自評表，提交給組長。2.組長根據(jù)各成員的工作表現(xiàn)和實際工作成果，結(jié)合訂單控制小組的整體業(yè)績，對各成員進行績效考核評分，并填寫績效考核評分表。3.將績效考核自評表和績效考核評分表提交給公司人力資源部門，由人力資源部門進行匯總和審