?證照印章管理制度辦法總則目的為加強(qiáng)公司證照、印章的管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。定義1.證照：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中依法取得的各類證件，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證等。2.印章：指公司正式啟用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。證照管理證照的申請(qǐng)與領(lǐng)取1.申請(qǐng)：各部門因工作需要申請(qǐng)辦理證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)證照的名稱、用途、申請(qǐng)理由等，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)取：經(jīng)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)到相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)辦理證照領(lǐng)取手續(xù)。領(lǐng)取證照時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證照內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)證照存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)證部門聯(lián)系解決。證照的保管1.專人負(fù)責(zé)：證照由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立專門的證照保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證照的名稱、編號(hào)、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。2.保管地點(diǎn)：證照應(yīng)存放在安全、保密的場(chǎng)所，配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.定期盤點(diǎn)：行政部門應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞或過(guò)期等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。證照的使用1.使用申請(qǐng)：各部門因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，核實(shí)使用目的的合理性和必要性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.使用登記：經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)對(duì)證照的使用情況進(jìn)行登記，記錄使用時(shí)間、使用人、歸還時(shí)間等信息。4.歸還：證照使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將證照歸還行政部門，并在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)對(duì)歸還的證照進(jìn)行檢查，確保證照完好無(wú)損。證照的年審與換證1.年審提醒：行政部門應(yīng)提前了解各類證照的年審和換證時(shí)間，在規(guī)定時(shí)間前向相關(guān)部門發(fā)出年審和換證提醒。2.辦理手續(xù)：各部門應(yīng)按照行政部門的提醒，及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)材料，辦理證照的年審和換證手續(xù)。辦理過(guò)程中，如需行政部門協(xié)助，行政部門應(yīng)積極配合。3.記錄更新：證照年審和換證完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照保管臺(tái)賬中的相關(guān)信息。證照的遺失與補(bǔ)辦1.掛失聲明：如發(fā)現(xiàn)證照遺失，使用部門應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并在公司內(nèi)部發(fā)布掛失聲明，同時(shí)向相關(guān)發(fā)證部門掛失。2.補(bǔ)辦申請(qǐng)：掛失聲明發(fā)布后，使用部門應(yīng)填寫《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明證照遺失情況，并提交相關(guān)證明材料。3.審核與辦理：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門負(fù)責(zé)到相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)辦理證照補(bǔ)辦手續(xù)。印章管理印章的刻制1.申請(qǐng)：因工作需要刻制印章時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱、用途、樣式等，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，核實(shí)印章刻制的必要性和合規(guī)性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。刻制過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督印章刻制質(zhì)量，確保印章符合公司要求。4.備案：印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章樣本報(bào)公安機(jī)關(guān)備案，并將印章啟用情況通知公司各部門。印章的保管1.專人負(fù)責(zé)：公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。2.保管地點(diǎn)：印章應(yīng)存放在安全、保密的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱中，鑰匙由保管人妥善保管。3.印章交接：印章保管人因工作變動(dòng)等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、交接時(shí)間、交接人、接交人等信息，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。印章的使用1.使用申請(qǐng)：各部門因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的名稱、用途、使用文件名稱、份數(shù)等，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，核實(shí)使用目的的合理性和必要性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.使用登記：經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行登記，記錄使用時(shí)間、使用人、歸還時(shí)間等信息。4.用印要求：印章使用人應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容用印，確保印章清晰、端正、完整。用印后，應(yīng)在文件上加蓋騎縫章，并在登記表上簽字確認(rèn)。印章的停用與銷毀1.停用申請(qǐng)：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因需要停用印章時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，核實(shí)停用原因的真實(shí)性和合理性。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.停用處理：經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知公司各部門印章停用事宜，并將停用印章收回妥善保管。4.銷毀申請(qǐng)：對(duì)于不再使用的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、停用時(shí)間、銷毀原因等，并提交相關(guān)證明材料。5.審核與銷毀：申請(qǐng)表經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷毀完成后，應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)證照、印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對(duì)證照、印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬記錄、使用登記、印章保管等方面。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)證照、印章的使用情況進(jìn)行抽查，核實(shí)使用是否符合規(guī)定。問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)于違反證照、印章管理制度的行為，