?貿易公司存貨管理制度一、總則（一）目的為加強本貿易公司存貨管理，規(guī)范存貨采購、驗收、儲存、銷售等環(huán)節(jié)的操作流程，確保存貨安全，提高存貨運營效率，降低存貨成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與存貨管理相關的部門和人員，包括采購部、倉儲部、銷售部、財務部等。（三）基本原則1.準確性原則：確保存貨數(shù)量、價值等信息準確無誤，為公司決策提供可靠依據(jù)。2.安全性原則：保護存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質等情況發(fā)生。3.效益性原則：在保證存貨正常供應和銷售的前提下，合理控制存貨水平，降低存貨成本。4.及時性原則：及時處理存貨的采購、驗收、入庫、出庫、盤點等業(yè)務，提高工作效率。二、存貨管理職責分工（一）采購部1.負責根據(jù)市場需求、銷售訂單等編制存貨采購計劃，確保存貨的合理供應。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。3.負責與供應商溝通協(xié)調，處理采購過程中的相關問題，如交貨延遲、質量問題等。（二）倉儲部1.負責存貨的驗收、入庫、儲存、保管、發(fā)放等工作，確保存貨的安全和完整。2.建立存貨臺賬，記錄存貨的收發(fā)存情況，定期進行盤點，并編制盤點報告。3.負責倉庫的日常管理，保持倉庫整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲等工作。（三）銷售部1.根據(jù)市場需求和客戶訂單，制定銷售計劃，并及時傳遞給相關部門。2.負責與客戶簽訂銷售合同，跟蹤銷售合同的執(zhí)行情況，及時處理客戶反饋的問題。3.負責銷售發(fā)貨的安排，確保貨物按時、準確地發(fā)出。（四）財務部1.負責存貨的核算和賬務處理，定期與倉儲部核對存貨賬目，確保賬賬相符、賬實相符。2.參與存貨采購計劃的審核，對存貨采購成本進行控制和分析。3.負責對存貨的盤盈、盤虧等情況進行賬務處理，并配合相關部門進行調查和處理。三、存貨采購管理（一）采購計劃編制1.采購部應定期收集市場信息、銷售訂單、庫存狀況等資料，結合公司的經(jīng)營目標和生產計劃，編制存貨采購計劃。2.采購計劃應明確存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等內容，并經(jīng)相關部門審核后報公司領導批準。（二）供應商選擇與管理1.采購部應建立供應商評估體系，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括貨物的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。3.定期對供應商進行考核，根據(jù)考核結果調整供應商名單，確保供應商的供貨質量和服務水平。（三）采購訂單下達1.根據(jù)批準的采購計劃，采購部向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確訂單編號、供應商名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內容。2.在采購訂單下達后，采購部應及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保貨物按時、按質、按量供應。（四）采購驗收1.貨物到貨前，倉儲部應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.貨物到貨時，驗收人員應按照采購合同和相關標準對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行驗收。對于驗收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，及時與供應商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。3.采購部應參與重要貨物的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應商協(xié)商解決。四、存貨驗收入庫管理（一）入庫準備1.倉儲部在收到采購部的到貨通知后，應根據(jù)貨物的性質和數(shù)量，安排合適的倉庫和貨位，并做好入庫前的準備工作。2.準備好驗收所需的工具和設備，如磅秤、卡尺、檢驗儀器等，確保驗收工作的順利進行。（二）驗收流程1.驗收人員按照采購合同和相關標準對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行驗收。驗收內容包括貨物的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀質量、包裝等。2.對于需要檢驗質量的貨物，應按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行檢驗。檢驗合格的貨物，在貨物外包裝上粘貼合格標識；檢驗不合格的貨物，應及時與供應商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。3.驗收人員在驗收過程中應填寫驗收記錄，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收結果等內容。驗收記錄應經(jīng)驗收人員簽字確認后存檔。（三）入庫手續(xù)辦理1.驗收合格的貨物，倉儲部應及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員根據(jù)驗收記錄，將貨物搬運至指定的倉庫和貨位，并填寫入庫單。2.入庫單應注明訂單編號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、倉庫名稱、貨位編號等內容。入庫單經(jīng)入庫人員、驗收人員簽字確認后，一聯(lián)交采購部作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務部作為記賬依據(jù)，一聯(lián)倉儲部留存作為庫存管理的依據(jù)。五、存貨儲存管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.倉儲部應根據(jù)公司的業(yè)務需求和存貨特點，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局，劃分不同的功能區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、辦公區(qū)等。2.按照貨物的類別、品種、規(guī)格等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于貨物的查找和管理。（二）存貨保管措施1.倉儲部應建立健全存貨保管制度，確保存貨的安全和完整。加強對倉庫的日常管理，保持倉庫整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.對不同性質的存貨采取相應的保管措施。例如，對易受潮的貨物應存放在干燥通風的地方；對易燃易爆的貨物應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取防火防爆措施。3.定期對存貨進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)存貨的損壞、變質等情況，并采取相應的措施進行處理。（三）庫存盤點1.倉儲部應定期組織存貨盤點工作，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.在盤點前，倉儲部應制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等內容，并通知相關部門做好準備工作。3.盤點人員按照盤點計劃對存貨進行逐一清點，并填寫盤點表。盤點表應詳細記錄存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點等信息。4.盤點結束后，盤點人員應將盤點表交倉儲部匯總，編制盤點報告。盤點報告應包括盤點時間、范圍、結果、差異原因分析及處理建議等內容。5.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，財務部應及時進行賬務處理，并配合相關部門查明原因，追究責任。六、存貨發(fā)出管理（一）發(fā)貨申請1.銷售部根據(jù)銷售合同或客戶訂單，填寫發(fā)貨申請單，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨時間、客戶名稱、交貨地點等內容。2.發(fā)貨申請單經(jīng)銷售部負責人審核后，提交給倉儲部。（二）發(fā)貨審核1.倉儲部收到發(fā)貨申請單后，應根據(jù)庫存情況進行審核。對于庫存充足的貨物，及時安排發(fā)貨；對于庫存不足的貨物，應及時通知采購部補貨。2.審核發(fā)貨申請單時，應檢查申請單上的信息是否完整、準確，與銷售合同或客戶訂單是否一致。（三）發(fā)貨操作1.倉儲部根據(jù)審核后的發(fā)貨申請單，安排發(fā)貨人員進行發(fā)貨。發(fā)貨人員應按照發(fā)貨申請單上的要求，核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)貨的準確性。2.在發(fā)貨過程中，發(fā)貨人員應填寫發(fā)貨單，注明訂單編號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、運輸方式、運輸單號等內容。發(fā)貨單經(jīng)發(fā)貨人員簽字確認后，一聯(lián)交銷售部作為發(fā)貨通知，一聯(lián)交財務部作為記賬依據(jù)，一聯(lián)倉儲部留存作為庫存管理的依據(jù)。3.對于需要運輸?shù)呢浳铮瑐}儲部應及時聯(lián)系物流公司，辦理托運手續(xù)，并跟蹤貨物的運輸情況，確保貨物按時、安全送達客戶手中。七、存貨成本核算與控制（一）存貨成本核算方法1.財務部應按照國家相關會計準則和公司的會計政策，選擇合適的存貨成本核算方法，如先進先出法、加權平均法、個別計價法等。2.存貨成本包括采購成本、加工成本和其他成本。采購成本包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用；加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造費用；其他成本是指除采購成本、加工成本以外的，使存貨達到目前場所和狀態(tài)所發(fā)生的其他支出。（二）存貨成本控制措施1.采購部應通過合理選擇供應商、談判采購價格、優(yōu)化采購批量等方式，降低存貨采購成本。2.倉儲部應加強存貨的保管和管理，減少存貨的損耗和浪費，降低存貨儲存成本。3.銷售部應及時銷售存貨，加快存貨周轉速度，減少存貨積壓，降低存貨占用資金的成本。4.財務部應定期對存貨成本進行分析和核算，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中的問題，并提出改進措施。八、存貨風險管理（一）風險識別與評估1.公司應建立存貨風險識別與評估機制，定期對存貨管理過程中可能面臨的風險進行識別和評估。2.存貨風險主要包括市場風險、信用風險、庫存風險、質量風險、法律風險等。例如，市場需求變化導致存貨積壓或短缺；供應商違約導致貨物供應中斷；庫存管理不善導致存貨被盜、毀損、變質；貨物質量不合格導致客戶索賠等。（二）風險應對措施1.針對不同的存貨風險，制定相應的風險應對措施。例如，加強市場調研和預測，合理安排存貨采購計劃，降低市場風險；選擇信譽良好的供應商，簽訂詳細的采購合同，降低信用風險；加強庫存管理，定期盤點，及時處理積壓存貨，降低庫存風險；嚴格控制貨物質量，加強驗收環(huán)節(jié)管理，降低質量風險；遵守國家法律法規(guī)，規(guī)范存貨管理流程，降低法律風險。2.建立風險預警機制，對可能影響存貨管理的重大風險因素進行實時監(jiān)控和預警。當風險指標達到設定的閾值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取措施進行應對。九、存貨信息管理（一）信息系統(tǒng)建設1.公司應建立完善的存貨信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)存貨采購、驗收、入庫、儲存、銷售等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.存貨信息管理系統(tǒng)應具備存貨基本信息管理、庫存管理、采購管理、銷售管理、成本核算、報表生成等功能，確保存貨信息的及時、準確、完整。（二）信息錄入與維護1.采購部、倉儲部、銷售部等相關部門應及時將存貨采購、驗收、入庫、出庫等信息錄入存貨信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際業(yè)務一致。2.財務部應定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行審核和核對，保證存貨賬目與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符。同時，根據(jù)業(yè)務變化及時更新存貨信息，如存貨價格調整、庫存數(shù)量變動等。（三）信息查詢與分析1.公司內部各部門有權根據(jù)工作需要查詢存貨相關信息，以便及時了解存貨