?財務檔案公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務檔案與公章的管理，確保財務檔案的完整性、準確性和安全性，規范公章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的財務檔案管理與公章使用管理。（三）基本原則1.財務檔案管理應遵循真實性、完整性、規范性、保密性和安全性的原則，確保財務檔案能夠真實反映公司財務狀況和經營成果，便于查詢和使用。2.公章使用應遵循合法、合規、審慎、登記的原則，嚴格按照規定的流程和權限使用公章，確保公章使用的合法性和嚴肅性。二、財務檔案管理（一）檔案范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等各類賬簿。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及相關附注等。4.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告等。5.財務預算與計劃：年度財務預算、專項財務計劃等。6.財務合同：各類涉及財務條款的合同協議。7.銀行對賬單、余額調節表等銀行相關資料。8.其他與財務相關的文件、資料和記錄。（二）檔案收集與整理1.財務部門應定期收集各類財務檔案資料，確保檔案資料的及時、完整。收集過程中，應檢查資料的真實性、準確性和完整性，對不符合要求的資料及時進行補充或更正。2.對收集到的財務檔案資料，應按照類別和時間順序進行整理。會計憑證應按照記賬憑證編號順序排列，附件齊全；會計賬簿應按賬頁順序裝訂成冊；財務報告應加蓋公章并按規定簽署。整理后的檔案應便于查閱和保管。（三）檔案裝訂與編號1.會計憑證應定期裝訂成冊，裝訂時應加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內容。封面應加蓋裝訂人員印章。2.會計賬簿在年度終了后，應及時打印并裝訂成冊。裝訂后的賬簿應整齊、牢固，不得有缺頁、掉頁等情況。3.財務報告應按規定格式打印，并加蓋單位公章、法定代表人印章、總會計師印章等。裝訂后的財務報告應按照類別和時間順序編號，以便于查詢和管理。4.對于其他財務檔案資料，應根據其性質和特點進行分類裝訂，并編制相應的編號。編號應具有系統性和連貫性，便于識別和查找。（四）檔案保管1.公司應設立專門的財務檔案保管庫或專柜，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保財務檔案的安全存放。2.財務檔案應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業道德和專業素養，熟悉財務檔案管理業務。保管人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出保管場所。3.財務檔案應按照保管期限進行分類存放。短期檔案（15年）、中期檔案（510年）和長期檔案（10年以上）應分別存放，便于管理和查閱。4.對于電子財務檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質上。備份數據應與原始數據分開存放，異地保管，以防止數據丟失。同時，應建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲、傳輸、使用等進行規范管理。（五）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱財務檔案時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱內容、查閱目的、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.外部單位或個人因審計、稅務檢查等工作需要查閱財務檔案時，應出具相關單位的介紹信或證明文件，并填寫《財務檔案查閱申請表》，經公司分管領導簽字同意后，由財務部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照財務檔案資料。3.財務檔案一般不得外借。如因特殊情況確需外借的，應填寫《財務檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經財務部門負責人和公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[x]個工作日，借閱人員應按時歸還檔案，不得轉借他人。4.查閱或借閱財務檔案時，檔案保管人員應詳細登記查閱或借閱人員的姓名、單位、查閱或借閱時間、查閱或借閱內容等信息，并由查閱或借閱人員簽字確認。查閱或借閱結束后，檔案保管人員應對檔案進行認真核對，確保檔案資料完整無損。（六）檔案銷毀1.財務檔案保管期滿，需要銷毀時，應由財務部門提出銷毀申請，編制《財務檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、冊數、保管期限等內容。2.《財務檔案銷毀清冊》應經財務部門負責人、公司分管領導審核簽字后，報公司總經理審批。3.經批準銷毀的財務檔案，應由財務部門會同檔案管理部門共同派員監銷。監銷人員應認真核對銷毀檔案的內容與《財務檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀工作的真實性和準確性。銷毀后，監銷人員應在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.對于涉及未結清債權債務的原始憑證，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。三、公章管理（一）公章種類公司公章包括公司法人章、財務專用章、發票專用章、合同專用章等。（二）公章刻制1.公司公章的刻制必須嚴格按照國家有關規定辦理。新設立公司或因業務需要更換公章時，應由公司法定代表人或授權代理人向當地公安機關提出申請，并提交相關證明文件。2.公章刻制完成后，應及時辦理交接手續，由專人負責保管。保管人員應核對公章的規格、樣式、材質等是否與申請一致，并在《公章刻制登記表》上簽字確認。3.對于作廢的公章，應及時上繳公司綜合管理部門，并按照規定進行銷毀處理。銷毀過程應進行登記，由專人負責監銷，確保公章徹底銷毀。（三）公章保管1.公司公章應指定專人保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。公章保管人員不得擅自將公章交予他人保管或使用。2.公章應存放在安全可靠的保險柜或專用保管箱內，實行雙人保管制度，確保公章的安全。保險柜或保管箱的鑰匙和密碼應由不同人員分別保管，開啟時應同時在場。3.財務專用章應由財務部門負責人指定專人保管，發票專用章應由發票管理人員保管，合同專用章應由合同管理部門負責人指定專人保管。保管人員應嚴格遵守公章保管制度，不得隨意放置公章。（四）公章使用流程1.公章使用前，使用人應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章內容、用章范圍、用章時間等信息，并簽字確認。2.《公章使用申請表》應經所在部門負責人審核簽字，證明用章事由的真實性和必要性。對于涉及重大事項或金額較大的用章申請，還應報公司分管領導審批。3.財務專用章的使用應嚴格按照財務制度和相關規定執行。用于財務結算、票據開具、資金支付等業務時，必須經財務部門負責人審核簽字，并按照規定的審批流程進行審批。4.發票專用章的使用應僅限于開具發票時使用，不得挪作他用。使用發票專用章時，應確保發票內容真實、準確，與實際業務相符。5.合同專用章的使用應依據合同審批流程進行。合同簽訂前，應由合同管理部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。合同經審批通過后，方可加蓋合同專用章。6.公司法人章的使用應嚴格按照公司決策程序進行。涉及公司重大決策、重要文件簽署等事項時，必須經公司法定代表人或授權代理人批準后，方可加蓋法人章。7.公章保管人員應對《公章使用申請表》及相關審批文件進行認真審核，確認無誤后，方可在指定位置加蓋公章。蓋章時應確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜。8.公章使用后，使用人應及時將《公章使用申請表》及相關文件交回公章保管人員存檔。公章保管人員應對用章情況進行登記，記錄用章時間、用章事由、用章人等信息，以便日后查詢和核對。（五）公章使用審批權限1.一般性文件、報表、證明等加蓋公章，由所在部門負責人審核簽字后，報財務部門負責人審批。2.涉及財務結算、資金支付、稅務申報等重要財務事項加蓋財務專用章，由財務部門負責人審核簽字后，報公司分管財務領導審批。3.對外簽訂合同、協議等文件加蓋合同專用章，由合同管理部門負責人審核簽字后，報公司分管業務領導審批。重大合同還需報公司總經理審批。4.公司重要文件、報告、決議等加蓋公司法人章，由公司法定代表人或授權代理人審批。（六）公章異地使用1.因工作需要在異地使用公章時，應提前填寫《公章異地使用申請表》，詳細說明異地用章的事由、地點、時間等信息，并按照公章使用審批權限進行審批。2.審批通過后，公章保管人員應采取安全可靠的方式將公章送達異地使用地點，并指定專人負責監督用章過程。用章結束后，應及時將公章收回，并向公章保管人員報告用章情況。3.如需在異地長時間保管公章，應經公司總經理批準，并采取必要的安全措施，確保公章的安全。同時，應定期對異地保管的公章進行檢查和核對。（七）公章停用與廢止1.因公司名稱變更、業務調整、公章損壞等原因，需要停用公章時，應由公司綜合管理部門發布公章停用通知，并收回停用的公章。2.停用的公章應及時上繳公司綜合管理部門，并按照規定進行封存或銷毀處理。封存的公章應妥善保管，以備日后查閱或驗證。3.對于廢止的公章，應按照規定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行登記，由專人負責監銷，確保公章徹底銷毀，防止公章被非法使用。四、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對財務檔案管理和公章使用情況進行審計監督，檢查財務檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環節是否符合規定，公章的刻制、保管、使用、審批等流程是否規范。審計過程中發現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）定期檢查財務部門應定期對財務檔案進行自查，確保檔案資料的完整、準確和安全。自查內容包括檔案的整理情況、保管環境、查閱借閱登記等。同時，應不定期對公章的保管和使用情況進行檢查，發現問題及時糾正。（三）違規處理對于違反財務檔案管理和公章管理制度的行為，公