?訂單追蹤管理制度模板一、總則（一）目的為了加強公司訂單管理，確保訂單按時、按質、按量完成，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的追蹤管理，包括銷售訂單、采購訂單、生產訂單等。（三）職責分工1.銷售部門負責接收客戶訂單，與客戶溝通訂單細節，確保訂單信息準確無誤。對訂單的執行情況進行跟蹤，及時反饋客戶訂單進展情況。協調解決訂單執行過程中出現的客戶問題。2.生產部門根據銷售訂單制定生產計劃，合理安排生產資源，確保訂單按時生產。對生產訂單的執行情況進行跟蹤，及時反饋生產進度、質量等信息。協調解決生產過程中出現的問題，確保生產順利進行。3.采購部門根據生產訂單和庫存情況，制定采購計劃，及時采購所需物資。對采購訂單的執行情況進行跟蹤，確保物資按時、按質、按量到貨。協調解決采購過程中出現的問題，如供應商交貨延遲、物資質量問題等。4.質量部門負責對訂單產品的質量進行檢驗和控制，確保產品符合質量標準。對生產過程中的質量問題進行跟蹤和處理，及時反饋質量信息。5.物流部門根據訂單要求，及時安排產品的發貨和運輸，確保產品按時送達客戶。對物流訂單的執行情況進行跟蹤，及時反饋物流信息，如運輸狀態、到貨時間等。協調解決物流過程中出現的問題，如貨物損壞、丟失等。6.其他部門其他相關部門應按照各自職責，配合訂單的追蹤管理工作，確保訂單順利完成。二、訂單接收與錄入（一）訂單接收1.銷售部門應指定專人負責接收客戶訂單，確保訂單信息的完整性和準確性。2.訂單信息應包括客戶名稱、聯系方式、產品名稱、規格型號、數量、交貨日期、交貨地點、價格、付款方式等。3.對于客戶口頭訂單，銷售部門應及時記錄，并在24小時內與客戶確認訂單信息，形成書面訂單。（二）訂單錄入1.銷售部門收到客戶訂單后，應在[x]個工作日內將訂單信息錄入公司訂單管理系統。2.訂單錄入人員應認真核對訂單信息，確保錄入系統的訂單信息與客戶訂單一致。3.訂單錄入完成后，系統應自動生成訂單編號，并將訂單狀態設置為"已接收"。三、訂單評審（一）評審流程1.銷售部門將錄入系統的訂單提交給相關部門進行評審，評審部門包括生產部門、采購部門、質量部門等。2.各評審部門應在接到訂單后的[x]個工作日內完成評審，并將評審意見反饋給銷售部門。3.銷售部門根據各評審部門的意見，與客戶溝通訂單的可行性和交貨期等問題，如客戶同意訂單評審意見，則訂單進入執行階段；如客戶不同意訂單評審意見，銷售部門應與客戶協商解決方案，直至客戶滿意或取消訂單。（二）評審內容1.生產部門評估訂單產品的生產工藝、生產能力和生產周期，判斷是否能夠按時生產。檢查訂單產品的原材料、零部件是否齊全，是否需要采購。確認生產設備是否能夠滿足訂單生產要求，是否需要進行設備調試或維修。2.采購部門根據生產訂單和庫存情況，評估所需物資的采購周期和供應能力，判斷是否能夠按時采購到貨。檢查采購物資的質量標準和價格是否符合要求，是否需要尋找新的供應商。確認采購資金是否能夠滿足訂單采購需求，是否需要申請資金支持。3.質量部門評估訂單產品的質量標準和檢驗要求，判斷是否能夠保證產品質量。檢查生產過程中的質量控制措施是否完善，是否需要增加質量檢驗環節。確認產品的檢驗設備和檢測手段是否能夠滿足訂單質量檢驗要求，是否需要進行設備升級或購置新設備。四、訂單執行計劃制定（一）生產計劃制定1.生產部門根據訂單評審結果和交貨日期，制定生產計劃。2.生產計劃應包括產品生產進度安排、生產工序、生產設備、人員配置、原材料及零部件需求等內容。3.生產計劃應合理安排生產資源，確保訂單按時生產，同時要考慮生產過程中的不確定性因素，如設備故障、人員變動等，預留一定的緩沖時間。（二）采購計劃制定1.采購部門根據生產計劃和庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、供應商等內容。3.采購計劃應提前與供應商溝通，確保物資按時、按質、按量到貨，同時要考慮采購過程中的不確定性因素，如供應商交貨延遲、物資質量問題等，預留一定的緩沖時間。（三）物流計劃制定1.物流部門根據訂單交貨日期和生產進度，制定物流計劃。2.物流計劃應包括產品發貨時間、運輸方式、運輸路線、到貨時間等內容。3.物流計劃應選擇合適的運輸方式和物流公司，確保產品按時、安全送達客戶，同時要考慮物流過程中的不確定性因素，如天氣變化、交通擁堵等，預留一定的緩沖時間。五、訂單執行跟蹤與監控（一）生產進度跟蹤1.生產部門應建立生產進度跟蹤機制，定期對生產訂單的執行情況進行跟蹤和監控。2.生產進度跟蹤人員應及時收集生產過程中的各種信息，如原材料及零部件到貨情況、生產設備運行情況、人員出勤情況、產品質量檢驗情況等，并將相關信息反饋給生產部門負責人。3.生產部門負責人應根據生產進度跟蹤人員反饋的信息，及時調整生產計劃，解決生產過程中出現的問題，確保生產訂單按時完成。（二）采購進度跟蹤1.采購部門應建立采購進度跟蹤機制，定期對采購訂單的執行情況進行跟蹤和監控。2.采購進度跟蹤人員應及時收集采購過程中的各種信息，如供應商交貨情況、物資檢驗情況、采購資金支付情況等，并將相關信息反饋給采購部門負責人。3.采購部門負責人應根據采購進度跟蹤人員反饋的信息，及時與供應商溝通協調，解決采購過程中出現的問題，確保采購訂單按時完成。（三）質量跟蹤1.質量部門應建立質量跟蹤機制，定期對訂單產品的質量進行跟蹤和監控。2.質量跟蹤人員應按照質量標準和檢驗要求，對生產過程中的產品進行檢驗和檢測，及時發現質量問題，并將相關信息反饋給質量部門負責人。3.質量部門負責人應根據質量跟蹤人員反饋的信息，及時組織相關人員對質量問題進行分析和處理，采取有效的糾正措施，確保產品質量符合要求。（四）物流跟蹤1.物流部門應建立物流跟蹤機制，定期對物流訂單的執行情況進行跟蹤和監控。2.物流跟蹤人員應及時收集物流過程中的各種信息，如運輸狀態、到貨時間、貨物簽收情況等，并將相關信息反饋給物流部門負責人。3.物流部門負責人應根據物流跟蹤人員反饋的信息，及時與物流公司溝通協調，解決物流過程中出現的問題，確保產品按時、安全送達客戶。六、訂單變更管理（一）變更申請1.訂單執行過程中，如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更內容和原因，并填寫《訂單變更申請表》。2.《訂單變更申請表》應包括訂單編號、客戶名稱、變更內容、變更原因、預計變更時間等信息。3.銷售部門將填寫好的《訂單變更申請表》提交給相關部門進行評審，評審部門包括生產部門、采購部門、質量部門等。（二）變更評審1.各評審部門應在接到《訂單變更申請表》后的[x]個工作日內完成評審，并將評審意見反饋給銷售部門。2.評審內容包括變更對生產計劃、采購計劃、質量控制、物流配送等方面的影響，以及變更所需的時間、成本等。3.如變更涉及到價格調整，銷售部門應與客戶協商確定新的價格，并在《訂單變更申請表》中注明。（三）變更執行1.銷售部門根據各評審部門的意見，與客戶協商確定變更方案，并簽訂《訂單變更協議》。2.《訂單變更協議》應包括訂單編號、客戶名稱、變更內容、變更后的交貨日期、價格、付款方式等信息。3.銷售部門將簽訂好的《訂單變更協議》發送給相關部門，各部門按照變更后的訂單要求進行執行。七、訂單異常處理（一）異常情況定義訂單執行過程中，如出現以下情況之一，視為訂單異常：1.客戶要求變更訂單交貨日期、交貨地點、產品規格型號、數量等信息，且變更時間緊迫，影響訂單正常執行。2.生產過程中出現設備故障、人員短缺、原材料及零部件供應不足等問題，導致生產進度延遲。3.采購過程中出現供應商交貨延遲、物資質量問題、采購資金不足等問題，影響生產進度和產品質量。4.質量檢驗過程中出現產品不合格，需要返工或重新生產，導致生產進度延遲。5.物流配送過程中出現貨物損壞、丟失、運輸延遲等問題，影響客戶收貨。（二）異常處理流程1.訂單執行過程中，如發現訂單異常情況，相關部門應及時填寫《訂單異常處理申請表》，并提交給訂單追蹤管理小組。2.訂單追蹤管理小組接到《訂單異常處理申請表》后，應立即組織相關人員進行分析和評估，制定異常處理方案。3.異常處理方案應包括異常原因分析、處理措施、責任部門、處理時間等內容。4.訂單追蹤管理小組將異常處理方案發送給相關部門，各部門按照異常處理方案進行執行。5.在異常處理過程中，相關部門應及時向訂單追蹤管理小組反饋處理進展情況，直至異常情況得到解決。（三）責任追究1.對于因訂單異常導致客戶投訴、經濟損失等情況，公司將對相關責任部門和責任人進行責任追究。2.責任追究方式包括批評教育、警告、罰款、降職、撤職等。3.對于因故意或重大過失導致訂單異常的責任部門和責任人，公司將依法追究其法律責任。八、訂單結案管理（一）結案條件訂單產品全部生產完成、檢驗合格、發貨并送達客戶，且客戶已簽收確認，同時訂單款項已全部收回，視為訂單結案。（二）結案流程1.銷售部門在訂單產品發貨并送達客戶后，應及時與客戶溝通，確認客戶是否已簽收產品。2.如客戶已簽收產品，銷售部門應將客戶簽收單提交給財務部門，財務部門確認訂單款項已全部收回后，通知銷售部門訂單可以結案。3.銷售部門在接到財務部門通知后，填寫《訂單結案申請表》，并提交給訂單追蹤管理小組。4.訂單追蹤管理小組對訂單執行情況進行審核，如審核通過，將訂單狀態設置為"已結案"，并歸檔保存相關訂單資料。（三）訂單資料歸檔1.訂單結案后，相關部門應及時將訂單資料進行歸檔保存，訂單資料包括訂單合同、訂單評審記錄、生產計劃、采購計劃、質量檢驗報告、物流配送記錄、客戶簽收單等。2.訂單資料應按照訂單編號進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案，以便日后查詢和使用。九、考核與獎懲（一）考核指標1.訂單按時交付率：考核訂單是否能夠按時交付給客戶，計算公式為：訂單按時交付率=按時交付訂單數量/總訂單數量×100%。2.訂單產品質量合格率：考核訂單產品的質量是否符合要求，計算公式為：訂單產品質量合格率=合格產品數量/總產品數量×100%。3.客戶滿意度：考核客戶對訂單執行情況的滿意程度，通過客戶滿意度調查進行評估。4.訂單成本控制：考核訂單執行過程中的成本控制情況，包括生產成本、采購成本、物流成本等。