?證券公司采購管理制度總則1.目的為規(guī)范證券公司采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保障公司運營需求，防范采購風險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于證券公司總部及各分支機構的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、軟件、服務等各類采購事項。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內部規(guī)定。效益性原則：在確保采購質量的前提下，充分考慮成本效益，實現(xiàn)采購資源的優(yōu)化配置。公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，維護公司利益和供應商合法權益。專業(yè)性原則：根據采購項目特點，選擇具備專業(yè)知識和技能的人員參與采購活動。采購組織與職責1.采購決策機構設立采購決策委員會，負責審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動。采購決策委員會由公司高級管理人員、相關部門負責人等組成。2.采購執(zhí)行部門采購部門：作為采購執(zhí)行的核心部門，負責具體采購項目的組織實施，包括采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。需求部門：提出采購需求，參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商評估等工作，配合采購部門完成采購任務。3.各部門職責采購部門職責建立和完善采購管理制度與流程。編制采購預算和采購計劃。組織供應商篩選、評估和管理。負責采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行跟蹤。協(xié)調采購項目中的各項事宜，確保采購任務順利完成。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。需求部門職責根據公司業(yè)務發(fā)展和運營需求，準確提出采購需求。協(xié)助采購部門制定采購項目的技術規(guī)格和質量要求。參與供應商評估和選擇，提供專業(yè)意見。負責采購項目的驗收工作，確保采購產品或服務符合要求。反饋采購產品或服務的使用情況，提出改進建議。財務部門職責審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。負責采購款項的支付和賬務處理。對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。法務部門職責審查采購合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風險。為采購活動提供法律咨詢和支持。采購預算管理1.預算編制各需求部門應根據公司年度業(yè)務計劃和實際需求，于每年年底前編制下一年度采購預算，明確采購項目、數量、金額等。采購部門匯總各需求部門采購預算，結合公司財務狀況和采購策略，編制公司年度采購預算草案，提交采購決策委員會審議。采購決策委員會審議通過后，公司年度采購預算正式確定，并下達至各部門執(zhí)行。2.預算調整在預算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務發(fā)展、政策變化等原因需要調整采購預算，需求部門應提出預算調整申請，詳細說明調整原因、調整內容和預計金額。采購部門對預算調整申請進行審核，提出審核意見后提交采購決策委員會審批。經采購決策委員會批準的預算調整申請，由采購部門負責通知相關部門執(zhí)行。采購計劃管理1.計劃制定采購部門根據年度采購預算和實際業(yè)務需求，按月或按季度制定采購計劃，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、時間要求等。采購計劃應提前與需求部門溝通確認，確保采購計劃與業(yè)務需求相匹配。2.計劃執(zhí)行與監(jiān)控采購部門按照采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。建立采購計劃執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購計劃執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。如因特殊原因需要變更采購計劃，采購部門應提前與需求部門協(xié)商，并報相關領導審批。供應商管理1.供應商篩選與準入采購部門建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況等資料。根據采購項目需求，從供應商信息庫中篩選潛在供應商，并進行初步評估。對于符合基本條件的潛在供應商，采購部門組織相關部門進行實地考察或資質審核，評估供應商的生產能力、質量控制、售后服務等方面的情況。經考察和審核合格的供應商，納入公司合格供應商名錄，方可參與公司采購項目。2.供應商評估與考核建立供應商評估與考核機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核。采購部門負責收集供應商評估與考核所需的數據和信息，組織相關部門進行評估和打分。根據評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商關系管理采購部門與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態(tài)，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題。建立供應商培訓機制，定期組織供應商培訓，提高供應商的產品質量和服務水平。與重要供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，共同推動公司業(yè)務發(fā)展。采購流程1.采購申請需求部門根據業(yè)務需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、需求時間等信息，并提交至采購部門。采購申請表應經需求部門負責人審核簽字確認。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預算金額等進行審核。根據采購項目金額大小和性質，按照公司審批權限規(guī)定，提交相應領導審批。審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的采購申請由采購部門反饋給需求部門并說明原因。3.采購實施采購部門根據采購審批結果，制定采購方案，明確采購方式、采購文件編制要求、采購時間安排等。根據采購方案，選擇合適的采購方式進行采購，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。編制采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等，明確采購項目的技術規(guī)格、質量要求、商務條款、評標標準等內容。發(fā)布采購信息，邀請合格供應商參與投標或報價。組織開標、評標、談判等采購活動，按照評標標準或談判結果確定中標供應商或成交供應商。4.合同簽訂采購部門與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購產品或服務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同應經法務部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。采購合同簽訂后，由采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.驗收付款采購項目完成后，需求部門組織相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收合格的采購項目，需求部門填寫驗收報告，并提交至采購部門。采購部門根據驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)，由財務部門按照公司財務制度支付采購款項。采購方式選擇1.公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。通過公開招標，能夠吸引眾多供應商參與競爭，確保采購項目的質量和價格優(yōu)勢。2.邀請招標對于具有特定資質要求或供應商數量有限的采購項目，可采用邀請招標方式。采購部門向符合條件的供應商發(fā)出邀請，邀請其參與投標。3.競爭性談判適用于采購項目技術復雜、需求不確定、時間緊迫等情況。通過與多家供應商進行談判，能夠更好地滿足采購項目的特殊要求，同時確保采購價格合理。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價適用于采購項目規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據報價情況確定成交供應商。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、采購價格波動、質量問題、法律風險等。采用定性和定量相結合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險采購項目，采取重點監(jiān)控、加強供應商管理、增加風險應對預案等措施。建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，提前采取應對措施，降低風險損失。加強內部審計和監(jiān)督，對采購活動進行定期檢查和審計，確保采購活動合規(guī)、有序進行。信息管理1.采購信息收集采購部門負責收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購項目進展情況等。建立采購信息收集渠道，如市場調研、供應商反饋、行業(yè)資訊等，確保信息的及時性和準確性。2.采購信息分析與利用對收集到的采購信息進行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策提供支持。利用采購信息分析結果，優(yōu)化采購策略，降低采購成本，提高采購效益。3.采購檔案管理采購部門負責建立采購檔案，對采購活動中的各類文件和資料進行歸檔管理，包括采購申請表、采購審批文件、采購文件、采購合同、驗收報告等。采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，以備查閱和審計。監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購制度