?證券公司錄音管理制度一、總則（一）目的為加強證券公司合規管理，規范公司各類業務活動中的錄音行為，確保錄音資料真實、完整、有效，保障公司及客戶合法權益，依據相關法律法規及行業監管要求，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機構及其員工在開展經紀業務、投資銀行業務、資產管理業務、融資融券業務等各類證券業務活動中涉及的錄音管理。（三）基本原則1.合規性原則：錄音行為必須符合國家法律法規、證券行業監管規定以及公司內部規章制度要求。2.真實性原則：錄音內容應真實反映業務活動實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：對規定范圍內的業務活動進行全程錄音，確保錄音資料的連續性和完整性。4.保密性原則：妥善保管錄音資料，嚴格控制訪問權限，防止錄音內容泄露。二、錄音設備及場所管理（一）錄音設備配備1.公司應根據業務需要，在各營業場所、辦公區域合理配備錄音設備，包括但不限于錄音電話、錄音筆、監控攝像頭等，并確保設備正常運行。2.錄音設備應具備清晰的錄音功能，能夠準確記錄聲音信息，且存儲容量應滿足業務記錄需求。（二）錄音場所要求1.涉及客戶溝通、業務辦理等關鍵環節的場所，如營業部交易大廳、客戶服務室、投資銀行項目洽談室等，應安裝錄音設備，確保對相關業務活動進行全程錄音。2.對于需要遠程錄音的業務場景，應通過可靠的遠程通訊技術手段保證錄音質量和完整性。（三）設備維護與管理1.定期對錄音設備進行檢查、維護和保養，確保設備性能良好，無故障隱患。2.建立錄音設備臺賬，記錄設備型號、購置時間、使用狀態、維護情況等信息。3.如發現錄音設備出現故障或損壞，應及時維修或更換，并記錄相關情況。三、錄音操作規范（一）錄音啟動1.在開展經紀業務中的客戶開戶、交易委托、客戶咨詢等環節，投資銀行業務中的項目洽談、盡職調查、協議簽訂等環節，資產管理業務中的產品推介、合同簽訂、客戶溝通等環節，融資融券業務中的客戶申請、授信審批、交易監控等環節，相關業務人員應及時啟動錄音設備。2.對于通過電話方式進行的業務溝通，應在電話接通后立即告知客戶正在進行錄音。（二）錄音過程控制1.業務人員應確保錄音設備在業務活動全過程持續正常運行，不得中斷或停止錄音。2.在錄音過程中，應保持安靜的環境，避免出現雜音干擾錄音效果。3.如因特殊原因需要暫停或終止錄音，業務人員應記錄暫停或終止的時間、原因，并及時報告上級主管。（三）錄音標識與備注1.每次錄音應進行標識，注明錄音日期、業務事項、涉及人員等信息，以便于后續查找和管理。2.對于錄音內容中涉及的重要事項、關鍵環節、客戶特殊要求等，業務人員可進行簡要備注說明。四、錄音資料存儲與保管（一）存儲方式1.錄音資料應采用安全可靠的存儲方式，如硬盤存儲、磁帶存儲、云存儲等，并定期進行備份，防止數據丟失。2.存儲設備應具備數據加密、訪問控制等安全防護措施，確保錄音資料的保密性和完整性。（二）存儲期限1.經紀業務錄音資料的存儲期限不得少于20年，自業務發生之日起計算。2.投資銀行業務、資產管理業務、融資融券業務等其他業務錄音資料的存儲期限按照相關法律法規及監管要求執行，一般不得少于業務結束后10年。（三）保管責任1.公司應指定專門部門或人員負責錄音資料的保管工作，明確保管職責和權限。2.保管人員應妥善保管錄音資料存儲設備，確保設備存放環境安全、適宜，防止設備損壞或丟失。3.建立錄音資料保管臺賬，詳細記錄錄音資料的存儲位置、存儲期限、備份情況等信息。五、錄音資料查閱與使用（一）查閱權限1.因公司內部合規檢查、審計、風險監控等工作需要查閱錄音資料的，應由相關部門提出申請，經公司合規負責人或分管領導批準后，方可查閱。2.涉及司法機關、監管機構等外部單位依法查詢錄音資料的，應按照法律法規規定的程序辦理相關手續，并經公司合規負責人批準后，由保管人員協助提供。（二）查閱流程1.查閱申請部門應填寫錄音資料查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息。2.申請表經批準后，保管人員應按照申請要求提供錄音資料，并記錄查閱情況，包括查閱人員、查閱時間、查閱內容等。3.查閱人員應在指定場所查閱錄音資料，不得擅自復制、傳播或泄露錄音內容。如需復制，應另行提出申請，并經批準后按照規定進行復制。（三）使用限制1.錄音資料僅供公司內部合規檢查、審計、風險監控等工作以及司法機關、監管機構等依法查詢使用，不得用于其他任何商業目的或個人用途。2.未經公司書面授權，任何部門或個人不得將錄音資料提供給第三方或在公司外部公開披露。六、錄音資料銷毀（一）銷毀條件1.錄音資料存儲期限屆滿，且已不再具有保存價值的，可以按照本制度規定進行銷毀。2.在存儲期限內，如因特殊原因需要提前銷毀錄音資料的，應由相關部門提出申請，經公司合規負責人、分管領導及主要負責人批準后，方可銷毀。（二）銷毀流程1.申請銷毀部門應填寫錄音資料銷毀申請表，注明銷毀原因、銷毀范圍、擬銷毀時間等信息。2.申請表經批準后，保管人員應會同申請部門共同對擬銷毀的錄音資料進行清點、核對，確保銷毀資料與申請范圍一致。3.采用安全可靠的方式對錄音資料進行銷毀，如物理粉碎、數據擦除等，并記錄銷毀過程，包括銷毀時間、銷毀方式、參與人員等。4.銷毀完成后，保管人員應在錄音資料保管臺賬及相關記錄中注明銷毀情況。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司合規部門應定期對錄音管理制度的執行情況進行檢查，包括錄音設備配備、錄音操作規范、資料存儲保管、查閱使用等環節，確保制度有效執行。2.對檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的部門或個人，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規行為導致公司遭受損失或引發法律風險的，違規責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追