?證照使用登記管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照的管理，規范證照的使用登記流程，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類證照的申請、保管、使用、歸還及注銷等全過程管理，包括但不限于營業執照、資質證書、許可證、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明書、授權委托書等。（三）定義1.證照：指公司依法取得的，用于證明公司經營資格、資質、權利能力和行為能力等的各類證書、文件及印章。2.使用部門：指因工作需要使用證照的公司內部各部門。3.使用人：指具體負責使用證照辦理相關業務的公司員工。二、證照的申請與審批（一）證照申請1.各部門因業務需要申請新的證照或辦理證照變更、延期等手續時，應填寫《證照申請表》，詳細說明申請事項、申請原因、預計使用時間等內容，并提交相關證明材料。2.申請材料應真實、準確、完整，符合法律法規及相關部門的要求。（二）審批流程1.《證照申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對申請材料進行初審，審核內容包括申請事項的必要性、申請材料的完整性等。初審通過后，報公司分管領導審批。3.公司分管領導根據實際情況進行審批，審批通過后，行政部門負責按照規定程序辦理相關證照。三、證照的保管（一）保管部門公司證照統一由行政部門負責保管。（二）保管方式1.設立專門的證照保管檔案柜，配備必要的安全設施，如防火、防潮、防盜等設備，確保證照的安全存放。2.證照應分類存放，并建立電子和紙質檔案，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發機關、頒發日期、有效期、年檢情況等信息。3.對于重要證照的原件，應采取雙人保管或保險箱保管等方式，確保安全。（三）保管人員職責1.負責證照的日常保管工作，定期檢查證照的存放情況，確保證照完好無損。2.嚴格遵守證照保管制度，不得擅自將證照轉借他人或帶出公司。3.及時更新證照檔案信息，確保檔案的準確性和完整性。四、證照的使用（一）使用范圍公司證照僅限在公司經營活動、業務辦理等相關工作中使用，不得用于與公司業務無關的事項。（二）使用流程1.使用部門填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用時間、使用地點等內容，并經部門負責人簽字確認。2.將《證照使用申請表》提交至行政部門，行政部門對申請事項進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。3.經公司分管領導審批同意后，行政部門安排專人陪同使用人前往相關部門辦理業務，并負責證照的現場使用和監督。4.使用過程中，使用人應妥善保管證照，不得擅自涂改、損毀、丟失證照。如有遺失，應立即向行政部門報告，并采取相應的補救措施。5.使用完畢后，使用人應及時將證照歸還行政部門，并在《證照使用登記表》上簽字確認。（三）特殊情況使用1.因特殊情況無法由行政部門專人陪同使用證照時，經公司分管領導批準后，使用人可自行前往相關部門辦理業務，但必須嚴格遵守以下規定：提前與行政部門溝通，了解證照使用的注意事項和要求。在使用過程中，不得將證照交予他人使用或用于其他未經批準的用途。使用完畢后，及時將證照歸還行政部門，并提交相關業務辦理結果的證明材料。2.如需外借證照原件，必須經公司總經理批準，并簽訂《證照外借承諾書》，明確外借期限、使用要求、歸還時間等內容。外借期間，借用人應承擔證照保管的全部責任，如因保管不善導致證照遺失、損壞等，借用人應承擔相應的法律責任和經濟損失。五、證照的登記（一）登記內容建立《證照使用登記表》，詳細記錄證照的使用情況，包括使用日期、使用部門、使用人、使用事由、歸還日期等信息。（二）登記要求1.每次證照使用時，使用人應在《證照使用登記表》上如實填寫相關信息，確保登記內容準確、完整。2.行政部門負責對《證照使用登記表》進行審核和歸檔，定期對證照使用情況進行統計和分析。六、證照的年檢與換證（一）年檢與換證計劃行政部門應根據各類證照的有效期和年檢要求，提前制定年檢與換證計劃，并通知相關部門。（二）年檢與換證辦理1.各部門應按照行政部門的通知要求，及時準備年檢與換證所需的材料，并提交至行政部門。2.行政部門負責組織辦理年檢與換證手續，確保按時完成相關工作，避免因逾期未辦理導致證照失效。（三）結果跟蹤行政部門應跟蹤年檢與換證的辦理結果，及時更新證照檔案信息，并將相關情況通知各部門。七、證照的遺失與補辦（一）遺失報告證照使用人發現證照遺失后，應立即向行政部門報告，并提交書面遺失報告，說明遺失的時間、地點、證照名稱等信息。（二）掛失聲明行政部門接到遺失報告后，應及時在相關媒體上發布掛失聲明，聲明證照作廢，以防止證照被他人冒用。（三）補辦手續1.根據遺失證照的類型和相關部門的要求，行政部門負責準備補辦所需的材料，并辦理補辦手續。2.補辦過程中，行政部門應積極與相關部門溝通協調，確保補辦工作順利進行。（四）責任追究對于因保管不善或使用不當導致證照遺失的責任人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，如警告、罰款等；如因遺失證照給公司造成經濟損失或其他不良影響的，責任人應承擔全部賠償責任。八、證照的注銷（一）注銷情形1.證照有效期屆滿未辦理延期手續，且不再需要使用的。2.公司經營業務發生變更，原證照不再適用的。3.因其他原因需要注銷證照的。（二）注銷流程1.相關部門填寫《證照注銷申請表》，說明注銷原因，并提交相關證明材料。2.《證照注銷申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對申請材料進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.經公司分管領導審批同意后，行政部門負責按照規定程序辦理證照注銷手續，并將注銷情況記錄在證照檔案中。九、監督與檢查（一）內部監督1.行政部門定期對證照的保管、使用情況進行檢查，確保制度執行到位。2.公司審計部門不定期對證照管理情況進行審計，發現問題及時督促整改。（二）違規處理對于違反本制度規定的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等；如因違規行為給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規責任人應承擔全部賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。十、附則（一）解釋權本