規(guī)范業(yè)務(wù)合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類業(yè)務(wù)合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，達成合同條款。3.公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責合同的前期調(diào)研、談判、起草工作。2.對合同相對方的主體資格、資信狀況等進行審查。3.組織合同的簽訂、履行、變更、終止等工作，并及時向法務(wù)部門和財務(wù)部門通報合同執(zhí)行情況。4.負責處理合同履行過程中的糾紛和爭議。（二）法務(wù)部門1.參與重大合同的談判和起草工作，提供法律意見和建議。2.對合同文本進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同履行過程中的法律問題，參與合同糾紛的處理和訴訟活動。4.負責合同文本的歸檔和保管工作。（三）財務(wù)部門1.參與合同的審核工作，從財務(wù)角度對合同條款進行審查，提出財務(wù)風險防控建議。2.負責合同款項的收付管理，監(jiān)督合同款項的支付情況，確保資金安全。3.定期對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。（四）審計部門1.對合同的簽訂、履行、變更、終止等過程進行審計監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性。2.對重大合同進行專項審計，防范合同風險。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當事人情況、合同主要條款等內(nèi)容。2.合同立項申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）合同起草1.合同起草由業(yè)務(wù)部門負責。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同立項申請和談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無合適模板，可根據(jù)實際情況自行起草，但應(yīng)確保合同條款完整、準確、清晰。2.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織內(nèi)部審核，對合同條款的合法性、合理性、完整性等進行審查，并征求法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的意見。（三）合同審核1.法務(wù)審核：業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同文本中存在的法律問題及修改建議。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對合同文本進行財務(wù)審核，重點審查合同款項的支付方式、支付時間、結(jié)算條款等內(nèi)容，確保合同款項的收付符合公司財務(wù)管理制度和資金安全要求。財務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.綜合審核：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門和財務(wù)部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交相關(guān)部門審核，直至審核通過。對于重大合同，還需提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，業(yè)務(wù)部門負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同相對方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同文本內(nèi)容進行簽署，不得擅自變更合同條款。如因特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)重新履行審核程序。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容。2.合同履行計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，并及時通報相關(guān)部門。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門負責合同履行的跟蹤與監(jiān)控，定期檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于合同履行過程中的重大事項或風險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，確保合同履行符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（三）款項收付管理1.財務(wù)部門負責合同款項的收付管理。合同款項的收付應(yīng)嚴格按照合同約定的支付方式、支付時間、結(jié)算條款等執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的收款時間前，及時向合同相對方發(fā)出收款通知，并跟蹤款項到賬情況。如款項未按時到賬，應(yīng)及時與合同相對方溝通，查明原因，并采取相應(yīng)的措施。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的付款時間前，填寫《付款申請表》，詳細說明付款事由、金額、支付方式等內(nèi)容，并附上合同副本、發(fā)票等相關(guān)資料。《付款申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大款項支付需經(jīng)總經(jīng)理審批。4.財務(wù)部門收到經(jīng)審批的《付款申請表》后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度進行款項支付，并及時登記入賬。（四）變更與解除管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照本制度規(guī)定的合同簽訂程序進行審核和簽訂。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同履行情況進行清理和結(jié)算。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強與合同相對方的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解對方的需求和意見，避免因溝通不暢導(dǎo)致合同糾紛。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同風險，并提出防范措施和建議。3.加強對員工的法律培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛原因，制定糾紛解決方案，并及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.對于糾紛事項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時向仲裁機構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。3.法務(wù)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理過程，提供法律支持和服務(wù)。在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)積極配合相關(guān)部門，維護公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛處理情況向相關(guān)部門通報，并對糾紛原因進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、相關(guān)審批文件、往來信函、會議紀要、糾紛處理文件等資料收集齊全，并移交法務(wù)部門進行整理歸檔。2.法務(wù)部門應(yīng)指定專人負責合同檔案的整理和保管工作，確保合同檔案的完整性和準確性。（二）檔案整理1.法務(wù)部門對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行編號，并建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)按照順序裝訂成冊，每冊厚度適中，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，實行集中保管。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.建立合同檔案借閱制度，嚴格限制合同檔案的借閱范圍。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)法務(wù)部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限不得超過[x]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.定期對合同檔案進行清查盤點，確保合同檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)合同檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（四）檔案銷毀1.對于已超過保存期限或已無保存價值的合同檔案，由法務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀合同檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.《合同檔案銷毀申請表》經(jīng)法務(wù)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同檔案的銷毀需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.合同檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對公司合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案管理的規(guī)范性等內(nèi)容。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的及時性、合同條款的合法性和合理性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案管理的