行政物資降本管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政物資管理，降低行政物資采購、使用成本，提高資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司行政物資的采購、使用、保管及處置等相關(guān)活動。（三）基本原則1.成本效益原則在滿足公司正常運營需求的前提下，通過科學管理和有效控制，實現(xiàn)行政物資成本的降低和效益的提升。2.歸口管理原則行政物資實行歸口管理，由相關(guān)職能部門負責物資的采購、調(diào)配、核算等工作，明確職責分工，確保管理工作的有序開展。3.預(yù)算控制原則行政物資采購納入公司預(yù)算管理，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，控制采購規(guī)模和支出水平。4.合理使用原則倡導員工合理使用行政物資，杜絕浪費，提高物資的使用效率。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定行政物資采購計劃，根據(jù)公司實際需求，結(jié)合庫存情況，提出合理的采購申請。2.組織行政物資的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.建立行政物資臺賬，記錄物資的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等信息，定期進行盤點，確保賬實相符。4.負責行政物資的日常管理，包括物資的保管、維護、調(diào)配等工作，合理安排物資的使用，提高物資利用率。5.制定行政物資的消耗定額和使用標準，對各部門物資使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）財務(wù)部門1.負責行政物資采購預(yù)算的審核和控制，確保采購資金的合理使用。2.對行政物資采購費用進行核算和報銷，嚴格按照財務(wù)制度審核相關(guān)憑證，確保費用支出的合規(guī)性。3.參與行政物資的盤點工作，對物資的價值進行核算，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）使用部門1.根據(jù)工作需要，向行政部門提出行政物資的領(lǐng)用申請，明確物資的規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負責本部門領(lǐng)用物資的使用和管理，合理安排物資的使用，避免浪費和丟失。3.配合行政部門做好物資盤點工作，如實提供物資使用情況。（四）審計部門負責對行政物資采購、使用、管理等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查物資采購的合規(guī)性、使用的合理性和管理的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見并督促整改。三、行政物資分類及采購管理（一）行政物資分類1.辦公用品類：如辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話機、文具、紙張等。2.辦公耗材類：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、筆記本、筆芯等。3.清潔用品類：如掃帚、拖把、垃圾桶、清潔劑、消毒劑等。4.勞保用品類：如工作服、安全帽、手套、防護鞋等。5.其他行政物資：如綠植、飲水機、一次性水杯、茶葉、咖啡等。（二）采購計劃1.各部門應(yīng)于每月末向行政部門提交次月行政物資需求計劃，詳細說明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，進行綜合分析，制定行政物資采購計劃。采購計劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。3.采購計劃應(yīng)經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。對于金額較大的采購項目，還需報公司總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標、詢價等方式，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)證件的審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。4.定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對不合格供應(yīng)商進行淘汰，及時更新合格供應(yīng)商名錄。（四）采購實施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，應(yīng)及時采取措施解決。3.物資到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、行政物資庫存管理（一）入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和驗收報告，對物資進行核對驗收。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。3.倉庫管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，建立物資保管賬，記錄物資的出入庫情況，做到賬物相符。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期組織庫存盤點，盤點周期為每月一次。盤點內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等方面。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)做好物資的整理和核對工作，確保賬物相符。盤點時，應(yīng)安排專人負責記錄盤點結(jié)果，填寫盤點表。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點表，對庫存物資進行核對，如有差異，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤盈盤虧報告表，報行政部門負責人審核。4.對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)批準后核銷；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。（三）庫存控制1.行政部門應(yīng)根據(jù)物資的使用頻率、采購周期等因素，合理確定物資的安全庫存和最高庫存限額。2.定期對庫存物資進行分析，對于積壓物資、過期物資等，應(yīng)及時采取措施處理，如降價銷售、報廢等，避免占用庫存資金。3.加強庫存物資的保管，做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作，確保物資的質(zhì)量安全。五、行政物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門員工因工作需要領(lǐng)用行政物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息。2.物資領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交行政部門審批。行政部門根據(jù)庫存情況和工作需要進行審批，對于超出庫存限額或不合理的領(lǐng)用申請，應(yīng)予以拒絕，并說明原因。3.經(jīng)審批后的物資領(lǐng)用申請表交倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放物資，并填寫物資出庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。4.物資出庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交領(lǐng)用部門備查。（二）領(lǐng)用標準1.行政部門應(yīng)制定各類行政物資的領(lǐng)用標準，明確不同崗位、不同工作任務(wù)的物資領(lǐng)用數(shù)量和頻率。2.領(lǐng)用標準應(yīng)根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)需求進行合理制定，并適時進行調(diào)整。3.各部門應(yīng)嚴格按照領(lǐng)用標準領(lǐng)用行政物資，不得超標準領(lǐng)用。（三）使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對各部門物資使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括物資的使用是否合理、是否存在浪費現(xiàn)象等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進行整改，并將整改情況進行記錄。3.鼓勵員工節(jié)約使用行政物資，對節(jié)約使用物資表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。六、行政物資處置管理（一）報廢管理1.行政物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。2.物資報廢申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交行政部門審批。行政部門組織相關(guān)人員對報廢物資進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.對于金額較大的報廢物資，還需報公司總經(jīng)理審批。經(jīng)批準后的報廢物資，由行政部門統(tǒng)一組織處置。4.報廢物資處置方式包括變賣、捐贈、報廢等。變賣報廢物資應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行公開招標或詢價，確保處置價格合理。捐贈報廢物資應(yīng)選擇合法合規(guī)的接收單位，并辦理相關(guān)手續(xù)。報廢物資應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。（二）閑置物資管理1.對于長期閑置不用的行政物資，使用部門應(yīng)及時清理，并填寫閑置物資登記表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、閑置原因等信息。2.閑置物資登記表交行政部門，行政部門對閑置物資進行統(tǒng)一調(diào)配和管理。3.行政部門應(yīng)定期對閑置物資進行盤點，對于不再使用且無調(diào)配價值的閑置物資，按照報廢管理流程進行處置。七、信息化管理（一）建立行政物資管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立行政物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)行政物資采購、庫存、領(lǐng)用、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.行政物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便各部門及時了解物資庫存情況和使用情況。3.通過行政物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購訂單的在線下達、審批和跟蹤，提高采購工作效率。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.行政部門應(yīng)指定專人負責行政物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護與更新工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對行政物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和物資管理需求的變化，及時對行政物資管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對行政物資采購、使用、管理等環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督，檢查物資采購的合規(guī)性、使用的合理性和管理的有效性。2.行政部門定期對各部門物資使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.財務(wù)部門對行政物資采購費用進行核算和監(jiān)督，確保費用支出的合規(guī)性。（二）考核指標1.行政物資采購成本降低率：考核行政物資采購成本較上一年度的降低情況。2.行政物資庫存周轉(zhuǎn)率：考核行政物資庫存周轉(zhuǎn)速度，反映物資使用效率。3.行政物資損耗率：考核行政物資在采購、使用過程中的損耗情況。4.各部門物資領(lǐng)用合規(guī)率：考核各部門是否按照