供應商賬戶管理制度?一、總則（一）目的為加強公司供應商賬戶管理，規范供應商賬戶的開立、使用、變更及關閉等操作流程，確保公司資金安全，保障與供應商合作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應商相關的賬戶管理活動，包括但不限于采購業務涉及的各類賬戶。（三）基本原則1.合法性原則：供應商賬戶的管理必須符合國家法律法規及相關監管要求。2.準確性原則：賬戶信息應準確無誤，確保資金收付的順利進行。3.安全性原則：采取有效措施保障賬戶資金安全，防止出現賬戶信息泄露、資金被盜用等風險。4.規范性原則：嚴格按照規定的流程和標準進行賬戶管理操作，確保各項工作規范有序。二、供應商賬戶開立（一）賬戶開立申請1.采購部門職責：采購人員根據采購業務需求，在與供應商初步洽談并達成合作意向后，向財務部門提交《供應商賬戶開立申請表》。申請表應詳細注明供應商名稱、開戶行、賬號、開戶類型（基本戶、一般戶等）、賬戶用途、預計啟用時間等信息，并附上相關合作協議或采購訂單等資料。2.財務部門審核：財務部門收到申請表后，對申請信息進行審核。重點審核申請理由是否充分、賬戶信息是否準確完整、合作協議是否合規等。如發現問題，及時與采購部門溝通并要求補充或修正相關信息。（二）賬戶開立流程1.選定開戶行：財務部門根據公司合作銀行的相關政策、服務質量、費用標準等因素，選定合適的開戶行。2.準備開戶資料：財務人員按照選定開戶行的要求，準備齊全開戶所需的資料，如營業執照副本、法定代表人身份證明、授權委托書（如有）、稅務登記證、組織機構代碼證（已完成"三證合一"的企業無需提供）等。3.提交開戶申請：財務人員攜帶準備好的開戶資料前往選定的開戶行，提交開戶申請，并按照銀行要求填寫相關開戶表格。4.銀行審核與開戶：銀行對提交的開戶資料進行審核，審核通過后為供應商開立賬戶，并將開戶成功的相關信息反饋給公司財務部門。5.賬戶信息錄入與備案：財務部門收到銀行反饋的開戶成功信息后，及時將供應商賬戶信息錄入公司財務管理系統，并在公司內部進行備案。同時，將賬戶信息告知采購部門及其他相關部門。三、供應商賬戶使用（一）付款流程1.采購部門提交付款申請：采購人員根據采購合同執行情況，在貨物驗收合格或服務完成后，填寫《供應商付款申請表》。申請表應注明供應商名稱、開戶行、賬號、付款金額、付款事由、合同編號等信息，并附上發票、驗收報告等相關證明文件。2.部門審批：采購部門負責人對付款申請進行審核，確認申請內容是否真實、合理，相關證明文件是否齊全。審核通過后，提交至財務部門。3.財務部門審核：財務人員收到付款申請后，對申請金額、付款方式、賬戶信息等進行審核。重點審核發票的真實性、合法性、合規性，以及付款金額是否與合同約定相符。如發現問題，及時與采購部門溝通核實，并要求補充或修正相關資料。4.財務負責人審批：財務部門審核通過后，將付款申請提交至財務負責人進行審批。財務負責人根據公司資金狀況、預算安排等因素，對付款申請進行最終審批。5.付款執行：審批通過后，財務人員按照付款申請上注明的付款方式和賬戶信息，安排資金支付。對于通過銀行轉賬方式付款的，財務人員應認真核對收款賬號信息，確保付款準確無誤。付款完成后，在付款申請表上加蓋"已付款"章，并登記付款臺賬。（二）收款流程1.供應商收款通知：供應商完成供貨或服務后，應及時向公司發出收款通知，告知公司付款金額、付款方式、收款賬號等信息。2.采購部門確認：采購人員收到供應商收款通知后，與采購合同進行核對，確認收款信息的準確性。如發現問題，及時與供應商溝通協調，確保雙方信息一致。3.財務部門審核與收款：財務人員根據采購部門確認后的收款信息，對收款金額、收款賬號等進行審核。審核無誤后，按照公司規定的收款方式和流程進行收款操作。對于通過銀行轉賬方式收款的，財務人員應及時核對到賬情況，并在收款臺賬上進行記錄。4.收款核對與入賬：收款到賬后，財務人員與供應商提供的收款通知進行再次核對，確保收款金額準確無誤。核對一致后，將收款金額及時入賬，并按照財務核算要求進行賬務處理。同時，通知采購部門及其他相關部門收款已到賬。（三）賬戶資金監控1.定期核對：財務部門定期（每月至少一次）與供應商核對賬戶余額，確保雙方賬目一致。核對方式可采用書面函證、電話溝通等方式進行。如發現賬目不符，應及時查明原因并進行調整。2.資金動態監控：財務人員實時監控供應商賬戶資金變動情況，關注大額資金收支、異常交易等情況。如發現異常情況，及時向財務負責人報告，并采取相應的措施進行處理，如暫停付款、核實交易真實性等。3.預算控制：財務部門根據公司采購預算安排，對供應商賬戶資金使用進行控制。確保每筆付款在預算范圍內進行，避免出現超預算付款的情況。如遇特殊情況需要超預算付款，應按照公司預算調整流程進行審批。四、供應商賬戶變更（一）變更申請1.供應商提出變更：供應商因自身原因需要變更賬戶信息（如開戶行變更、賬號變更、賬戶名稱變更等）時，應提前向公司采購部門提交《供應商賬戶變更申請表》，詳細說明變更原因及變更后的賬戶信息。2.采購部門審核：采購部門收到變更申請表后，對變更申請進行審核。重點審核變更原因是否合理、變更后的賬戶信息是否準確完整等。審核通過后，將變更申請表提交至財務部門。（二）變更流程1.財務部門審核：財務部門收到采購部門提交的變更申請表后，對變更信息進行審核。重點審核變更后的賬戶信息是否符合公司賬戶管理要求，是否會影響公司資金收付的順利進行等。如發現問題，及時與采購部門及供應商溝通核實，并要求補充或修正相關信息。2.審批流程：財務部門審核通過后，將變更申請表提交至財務負責人進行審批。財務負責人根據公司賬戶管理政策及實際情況，對變更申請進行審批。審批通過后，方可進行賬戶變更操作。3.變更操作：財務人員按照審批通過的變更信息，及時與供應商選定的開戶行聯系，辦理賬戶變更手續。變更完成后，將變更后的賬戶信息更新至公司財務管理系統，并在公司內部進行備案。同時，將賬戶變更信息告知采購部門及其他相關部門。五、供應商賬戶關閉（一）關閉申請1.合作終止：當公司與供應商的合作終止時（如合同執行完畢、供應商不再合作等），采購部門應及時向財務部門提交《供應商賬戶關閉申請表》，說明賬戶關閉的原因及相關情況。2.財務部門審核：財務部門收到關閉申請表后，對申請信息進行審核。重點審核賬戶是否存在未結清的款項、是否有未處理的業務等。如發現問題，及時與采購部門溝通核實，并要求在賬戶關閉前處理完畢相關事項。（二）關閉流程1.清理賬戶余額：財務人員在確認賬戶不存在未結清款項及未處理業務后，對供應商賬戶余額進行清理。如賬戶有余額，根據公司相關規定，按照以下方式處理：如因多付等原因導致賬戶有余額，與供應商協商后，要求供應商退還多余款項。如因其他原因無法退還余額，經公司領導審批后，按照公司財務處理流程進行賬務處理。2.辦理賬戶關閉手續：財務人員攜帶相關證明文件（如合作終止協議、賬戶余額清理證明等）前往供應商選定的開戶行，辦理賬戶關閉手續。銀行審核通過后，將賬戶關閉，并出具賬戶關閉證明。3.信息更新與備案：財務部門收到銀行出具的賬戶關閉證明后，及時將供應商賬戶關閉信息更新至公司財務管理系統，并在公司內部進行備案。同時，將賬戶關閉信息告知采購部門及其他相關部門。六、賬戶信息保密（一）保密責任1.公司員工責任：公司所有涉及供應商賬戶信息管理的員工，包括財務人員、采購人員等，均有責任對供應商賬戶信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.嚴禁私自傳播：嚴禁員工通過任何形式（如郵件、聊天工具、口頭傳播等）私自傳播供應商賬戶信息，確保賬戶信息的安全性和保密性。（二）信息訪問權限1.權限設定：根據員工工作職責，設定不同的供應商賬戶信息訪問權限。財務人員可根據工作需要訪問和操作供應商賬戶相關信息，但僅限于履行工作職責所需的最小范圍。采購人員等其他相關人員如需查詢特定供應商賬戶信息，應經過財務部門負責人審批后，由財務人員協助查詢。2.權限管理：定期對員工的賬戶信息訪問權限進行檢查和調整，確保權限設置與員工工作職責相符。對于離職或崗位變動的員工，及時取消其相應的賬戶信息訪問權限。（三）違規處理1.發現違規：如發現員工存在泄露供應商賬戶信息等違規行為，公司將立即進行調查核實。2.嚴肅處理：對于違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因員工違規行為給公司或供應商造成損失的，公司將依法追究其法律責任。七、監督與檢查（一）內部審計監督1.定期審計：公司內部審計部門定期對供應商賬戶管理情況進行審計，檢查賬戶管理流程是否合規、賬戶信息是否準確、資金收付是否正常等。2.審計報告與整改：審計部門根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改建議。相關部門應根據審計報告要求，及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。（二）財務自查1.日常自查：財務部門定期對供應商賬戶管理工作進行自查，重點檢查賬戶開立、使用、變更及關閉等環節的操作是否符合規定，賬戶信息是否完整準確，資金安全是否得到保障等。2.問題整改：對于自查中發現的問題，財務部門應及時進行整改，制定相應的改進措施，防止問題再次發生。（三）外部監管配合1.接受監管檢查：積極配合國家相關監管部門對公司