食品文件管理制度通則?一、總則（一）目的為加強公司食品文件管理，確保文件的有效控制，保證公司食品生產(chǎn)、經(jīng)營等活動的規(guī)范化、標準化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與食品相關(guān)的各類文件，包括但不限于質(zhì)量文件、生產(chǎn)文件、銷售文件、采購文件、食品安全管理文件等，涵蓋紙質(zhì)文件和電子文件。（三）職責1.行政部門負責文件管理的總體協(xié)調(diào)與監(jiān)督，制定文件管理的基本流程和規(guī)范。負責文件的收發(fā)、登記、歸檔、保管和借閱等日常管理工作。定期對文件進行整理、清查，確保文件的完整性和準確性。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、修訂和廢止等工作，確保文件符合公司實際情況和相關(guān)法規(guī)要求。配合行政部門做好文件的管理工作，及時提交本部門產(chǎn)生的各類文件。嚴格按照文件規(guī)定執(zhí)行各項工作，對文件執(zhí)行情況進行反饋。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.質(zhì)量文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄等，用于規(guī)范食品生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制。2.生產(chǎn)文件：如生產(chǎn)計劃、工藝流程圖、操作規(guī)程等，指導食品的生產(chǎn)加工。3.銷售文件：銷售合同、訂單、市場調(diào)研報告等，涉及食品的銷售與市場推廣。4.采購文件：采購訂單、供應(yīng)商評估報告等，與食品原材料及相關(guān)物資采購有關(guān)。5.食品安全管理文件：食品安全管理制度、危害分析與關(guān)鍵控制點（HACCP）計劃等，保障食品安全。6.其他文件：公司內(nèi)部的行政文件、財務(wù)文件、人事文件等，雖不直接與食品業(yè)務(wù)相關(guān)，但對公司運營有重要支持作用。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。編號規(guī)則如下：公司代碼（[公司英文縮寫大寫字母4位]）+文件類別代碼（[質(zhì)量文件Q、生產(chǎn)文件P、銷售文件S、采購文件C、食品安全管理文件FS、其他文件O]）+年份（[公元紀年后兩位數(shù)字]）+流水號（[3位數(shù)字]）例如：ABCQ23001，表示公司ABC在2023年產(chǎn)生的第1份質(zhì)量文件。2.對于同一類文件中包含多個子文件的情況，可在流水號后添加小寫字母進行區(qū)分，如ABCQ23001a、ABCQ23001b等。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際情況進行。起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰，具有可操作性。2.對于質(zhì)量文件、食品安全管理文件等重要文件，起草人應(yīng)進行充分的調(diào)研和分析，必要時征求相關(guān)部門和人員的意見。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，明確文件的主題、目的、適用范圍、職責、工作流程等內(nèi)容。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)由起草部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的準確性、完整性、合規(guī)性以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性。2.對于涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。會審時，各部門應(yīng)從本部門職責出發(fā)，對文件提出修改意見和建議。3.審核通過的文件，由審核人簽字確認，并注明審核日期。如文件存在問題，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改，直至審核通過。四、文件的批準與發(fā)布（一）批準1.經(jīng)審核通過的文件，應(yīng)提交公司主管領(lǐng)導或授權(quán)人進行批準。批準人應(yīng)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對文件的適用性和有效性進行最終審定。2.對于重要文件，如質(zhì)量手冊、食品安全管理制度等，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導批準后發(fā)布。3.批準人應(yīng)在文件上簽字并注明批準日期。（二）發(fā)布1.文件批準后，由行政部門負責按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。發(fā)布形式包括紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件共享等。2.行政部門應(yīng)確保文件發(fā)布的范圍準確無誤，及時將文件發(fā)放到相關(guān)部門和人員手中。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進行登記發(fā)放，領(lǐng)取人簽字確認；對于電子文件，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證文件的安全共享。3.在文件發(fā)布的同時，行政部門應(yīng)做好文件的備份工作，防止文件丟失或損壞。五、文件的使用與保管（一）使用1.各部門和人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求執(zhí)行相關(guān)工作，確保文件的有效實施。2.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在疑問或與實際情況不符，應(yīng)及時向文件管理部門或起草部門反饋，不得擅自修改文件內(nèi)容。3.對于涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制文件的傳閱范圍和使用權(quán)限。（二）保管1.紙質(zhì)文件保管行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，對紙質(zhì)文件進行分類存放。文件應(yīng)按照編號順序排列，便于查找。檔案室應(yīng)保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等良好環(huán)境條件，確保文件的安全保存。定期對紙質(zhì)文件進行清查和整理，對破損、過期的文件進行及時處理。2.電子文件保管電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子文件的分類目錄結(jié)構(gòu)，按照文件編號和類別進行存儲，便于檢索和管理。對電子文件設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)文件。同時，應(yīng)采取加密、防病毒等安全措施，保護電子文件的安全。六、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)更新或?qū)嶋H工作中發(fā)現(xiàn)問題，文件需要進行修訂。各部門應(yīng)定期對本部門使用的文件進行評估，提出修訂建議。2.文件修訂申請應(yīng)填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。申請表經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部門。3.行政部門收到修訂申請后，組織相關(guān)人員進行審核和修訂。修訂后的文件應(yīng)按照文件起草、審核、批準、發(fā)布的流程進行操作。4.文件修訂后，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，確保他們使用的是最新版本的文件。同時，應(yīng)對舊版本文件進行標識和妥善保管，以備查閱。（二）廢止1.當文件不再適用或已被新文件替代時，應(yīng)及時進行廢止。廢止文件的申請由使用部門提出，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的原因。2.行政部門對廢止申請進行審核，經(jīng)批準后，在文件上加蓋"廢止"章，并從文件管理系統(tǒng)和相關(guān)存儲介質(zhì)中刪除。3.對于因法律法規(guī)變更等原因?qū)е挛募U止的情況，應(yīng)確保公司內(nèi)所有相關(guān)文件得到及時更新，避免出現(xiàn)合規(guī)風險。七、文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交行政部門審批。行政部門根據(jù)文件的性質(zhì)和保密要求，決定是否批準借閱申請。3.批準借閱的文件，行政部門應(yīng)進行登記，并向借閱人發(fā)放文件。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿時，及時將借閱的文件歸還行政部門。歸還文件時，行政部門應(yīng)進行檢查，確保文件的完整性和準確性。2.如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任，按照公司規(guī)定進行賠償。3.行政部門應(yīng)對歸還的文件進行注銷登記，將文件歸還原位。八、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已廢止的文件、過期失效的文件、無保存價值的文件等應(yīng)進行銷毀。2.涉及公司機密且不再需要的文件，在經(jīng)過嚴格審批后進行銷毀，確保公司機密信息不泄露。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.對于電子文件，應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質(zhì)進行徹底擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。擦除過程也應(yīng)進行記錄。（三）銷毀審批1.文件銷毀申請由使用部門或文件管理部門提出，填寫《文件銷毀申請表》，