酒店內部采購管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范酒店內部采購行為，確保采購活動的合法性、合理性、透明性和高效性，保障酒店運營所需物資和服務的質量，控制采購成本，維護酒店利益。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及的所有物資采購、服務采購以及工程項目采購等活動。3.采購原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平競爭、公正透明的原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務滿足酒店經營需求。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購決策層酒店成立采購管理委員會，由酒店總經理擔任主任，財務總監、運營總監等相關領導為成員。采購管理委員會負責審議和決策重大采購項目、采購政策及采購預算等事項。2.采購執行部門設立采購部，負責具體的采購操作。采購部應配備專業的采購人員，其職責包括：制定采購計劃和采購方案。尋找、篩選、評估和選擇供應商。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟進采購訂單的執行情況，確保按時、按質、按量到貨。建立供應商檔案，維護與供應商的良好合作關系。收集、整理采購相關信息，定期向管理層匯報。3.需求部門各部門作為采購需求部門，負責提出物資和服務的采購申請，明確采購規格、數量、質量要求、交付時間等，并配合采購部進行供應商選擇、驗收等工作。三、采購流程1.采購申請需求部門根據實際經營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、用途、預計到貨時間等信息。采購申請表需經部門負責人審核簽字，對于金額較大或重要的采購申請，還需報分管領導審批。2.采購審批采購部收到采購申請表后，對申請內容進行初步審核，確認申請的必要性和合理性。將審核通過的采購申請提交采購管理委員會或相關領導進行審批。審批通過后，采購部方可開展采購活動。3.供應商選擇與評估采購部根據采購項目的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資質審查，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證件的審核。評估供應商的生產能力、技術水平、產品質量、價格水平、售后服務、信譽狀況等方面，可采用實地考察、問卷調查、參考其他客戶評價等方式。建立供應商評估檔案，定期對供應商進行綜合評估，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。4.采購談判與合同簽訂采購部邀請至少三家符合要求的供應商進行報價，比較各供應商的價格、質量、交貨期等條件，選擇最優供應商進行談判。采購人員與選定的供應商就采購價格、質量標準、交貨方式、交貨時間、付款方式、售后服務等條款進行談判，爭取有利的采購條件。根據談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同需經采購部負責人審核、法務部門審查、分管領導審批后，方可與供應商簽訂。5.采購訂單下達采購部根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容。采購訂單需經采購部負責人審核后發送給供應商。6.采購訂單跟蹤與催貨采購部安排專人跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解生產進度、發貨情況等。對于臨近交貨期仍未發貨或可能出現交貨延遲的供應商，采購部應及時發出催貨通知，要求供應商按時交貨。如供應商因不可抗力等原因無法按時交貨，采購部應及時與供應商協商解決方案，并調整酒店內部的相關安排。7.到貨驗收物資到貨前，采購部應通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備。到貨時，采購部、需求部門和質量檢驗部門共同對物資進行驗收，檢查物資的數量、規格、型號、質量等是否與采購合同和采購訂單一致。對于驗收合格的物資，填寫驗收單，由驗收人員簽字確認；對于驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商協商退換貨等處理事宜。8.付款結算采購部根據采購合同和驗收單，整理付款申請資料，提交財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。付款申請需經財務負責人、分管領導審批后執行。四、采購預算管理1.預算編制采購部會同財務部門及各需求部門，根據酒店年度經營計劃和實際需求，編制年度采購預算。采購預算應明確各類物資和服務的采購金額、采購時間等。采購預算編制過程中應充分考慮市場價格波動、業務發展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。2.預算執行采購部應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的審批程序進行申請和審批。財務部門負責對采購預算的執行情況進行監控和分析，定期向管理層匯報預算執行情況，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。3.預算調整在預算執行過程中，如遇市場價格大幅波動、業務需求變化等不可預見因素，導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部應提出預算調整申請。預算調整申請需詳細說明調整的原因、調整的金額、調整的范圍等內容，并經采購管理委員會或相關領導審批后執行。五、采購風險管理1.市場風險密切關注市場動態，分析市場價格走勢、供應情況等變化，及時調整采購策略，降低市場波動對采購成本和物資供應的影響。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商問題導致的供應中斷風險。2.質量風險加強對供應商的質量管理，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加大到貨驗收力度，確保所采購物資和服務的質量符合要求。定期對采購物資進行質量抽檢，對于質量不合格的供應商，按照合同約定進行處理，直至終止合作。3.合同風險采購合同應嚴格按照法律法規和酒店規定簽訂，明確雙方的權利和義務，避免合同漏洞和法律風險。加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，確保合同的有效執行。4.廉潔風險加強對采購人員的廉潔教育，建立廉潔自律制度，防止采購人員在采購過程中出現收受回扣、謀取私利等違規行為。對采購活動進行全過程監督，設立舉報渠道，接受酒店員工和供應商的監督舉報，嚴肅查處違規違紀行為。六、供應商管理1.供應商開發采購部根據酒店采購需求，通過多種渠道積極開發新的供應商。開發過程中應收集供應商的基本信息、產品信息、價格信息等，并進行初步評估。對于潛在的優質供應商，采購部可安排實地考察，深入了解供應商的生產經營狀況、質量管理水平、技術能力等，為供應商選擇提供依據。2.供應商準入新供應商需填寫供應商準入申請表，并提交相關資質證明文件。采購部對供應商的資質進行審核，審核通過后報采購管理委員會或相關領導批準。經批準準入的供應商，采購部應與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估情況等。3.供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于優秀供應商給予更多的合作機會和優惠政策，對于不合格供應商進行警告、整改或淘汰處理。供應商評估和考核結果應作為后續采購決策和供應商合作的重要依據。4.供應商關系維護采購部應與供應商保持密切溝通，定期走訪供應商，了解其生產經營情況和需求，及時解決合作過程中出現的問題。建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，增強供應商的合作積極性和忠誠度。積極與供應商開展合作交流活動，共同探討降低成本、提高質量、優化服務等方面的措施，實現互利共贏。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部應廣泛收集各類采購信息，包括市場價格信息、供應商信息、新產品信息、行業動態等。信息收集渠道可包括網絡平臺、行業展會、供應商提供、內部員工反饋等。建立采購信息數據庫，對收集到的信息進行分類整理和存儲，以便查詢和使用。2.采購信息分析采購部定期對采購信息進行分析，評估市場價格走勢、供應商動態、采購成本變化等情況，為采購決策提供參考依據。通過數據分析，發現采購過程中存在的問題和潛在風險，及時采取措施加以解決和防范。3.采購信息共享采購部應與其他部門共享采購信息，如將市場價格信息提供給需求部門，以便其在提出采購申請時參考；將供應商信息提供給質量檢驗部門，以便其在驗收過程中對供應商進行評估。建立采購信息共享平臺，實現采購信息在酒店內部的實時傳遞和共享，提高工作效率和決策科學性。八、監督與審計1.內部監督酒店內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。采購部應積極配合內部審計部門的工作，提供相關資料和信息，對審計發現的問題及時進行整改。