酒店物料收發(fā)管理制度?總則目的為了加強酒店物料收發(fā)管理，規(guī)范物料收發(fā)流程，確保物料供應(yīng)及時、準確、合理，降低物料損耗，提高酒店運營效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有物料的收發(fā)管理，包括但不限于食品、飲料、日用品、辦公用品、工程維修材料等。職責分工1.采購部門根據(jù)酒店經(jīng)營需求和庫存情況，制定物料采購計劃。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的問題。2.倉庫管理部門負責物料的驗收、入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。建立物料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬物相符。對庫存物料進行分類存放，做好標識和防護措施，防止物料損壞、變質(zhì)。及時反饋庫存信息，為采購部門提供參考依據(jù)。3.使用部門根據(jù)實際工作需要，提前提交物料需求申請。負責對領(lǐng)用的物料進行合理使用和管理，避免浪費。協(xié)助倉庫管理部門做好物料的盤點工作。4.財務(wù)部門負責審核物料采購發(fā)票和報銷憑證，確保費用支出合理合規(guī)。定期對物料成本進行核算和分析，為酒店成本控制提供數(shù)據(jù)支持。物料采購管理采購計劃制定1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月的物料需求計劃提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門結(jié)合庫存情況進行匯總分析，于每月[具體日期]前將物料需求匯總表提交給采購部門。2.采購部門根據(jù)物料需求匯總表、庫存周轉(zhuǎn)率、市場供應(yīng)情況等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。3.對于臨時性或緊急性的物料需求，使用部門應(yīng)填寫《臨時物料需求申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，及時提交給采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購，確保物料及時供應(yīng)。供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估體系，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行綜合評估。定期對供應(yīng)商進行考核，對于不合格的供應(yīng)商及時進行淘汰或整改。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報財務(wù)部門備案。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解物料供應(yīng)情況和市場動態(tài)，及時調(diào)整采購計劃。對于供應(yīng)商提供的物料存在質(zhì)量問題或交貨延遲等情況，應(yīng)按照合同約定進行處理，并要求供應(yīng)商采取改進措施。采購流程1.采購人員根據(jù)采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息反饋給采購人員。采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物料按時到貨。3.物料到貨前，采購人員應(yīng)通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門應(yīng)安排專人負責驗收，并根據(jù)采購訂單和相關(guān)標準對物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行核對。物料驗收管理驗收準備1.倉庫管理部門在接到采購人員的到貨通知后，應(yīng)安排合適的驗收場地和驗收人員，并準備好必要的驗收工具和設(shè)備，如磅秤、卡尺、檢驗報告等。2.驗收人員應(yīng)熟悉物料的驗收標準和方法，了解采購合同的相關(guān)條款，明確驗收的重點和要求。驗收流程1.數(shù)量驗收按照采購訂單核對物料的到貨數(shù)量，確保數(shù)量準確無誤。對于貴重或易損物料，應(yīng)進行逐一清點；對于批量較大的物料，可采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例不得低于[具體比例]。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實，并做好記錄。對于數(shù)量短缺的情況，應(yīng)要求供應(yīng)商補足；對于數(shù)量溢余的情況，應(yīng)按照合同約定或酒店相關(guān)規(guī)定進行處理。2.質(zhì)量驗收根據(jù)采購合同和質(zhì)量標準，對物料的質(zhì)量進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、規(guī)格型號、性能指標、包裝等方面。對于食品、飲料等特殊物料，還應(yīng)檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、檢驗報告等相關(guān)證明文件。對于驗收合格的物料，驗收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認；對于驗收不合格的物料，驗收人員應(yīng)出具《物料驗收不合格報告》，詳細說明不合格原因，并及時通知采購部門和使用部門。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格物料的退貨、換貨或補貨等事宜。3.驗收記錄驗收人員應(yīng)做好物料驗收記錄，記錄內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨日期、供應(yīng)商名稱、驗收情況（合格/不合格）、驗收人員簽字等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。物料入庫管理入庫流程1.驗收合格的物料，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。根據(jù)物料的類別和性質(zhì)，將物料搬運至指定的倉庫區(qū)域進行存放，并按照規(guī)定的標識方法進行標識。2.倉庫管理人員根據(jù)驗收記錄和送貨單，填寫《物料入庫單》?！段锪先霂靻巍窇?yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員、驗收人員簽字確認。3.《物料入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為登記庫存臺賬的依據(jù)；一聯(lián)交采購部門，作為采購結(jié)算的憑證；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為入賬的依據(jù)。庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)按照物料的類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，建立庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況。庫存臺賬應(yīng)及時更新，確保賬物相符。2.定期對庫存物料進行盤點，盤點周期為[具體周期]。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點過程中，應(yīng)認真核對物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等信息，如實記錄盤點結(jié)果。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并編制《盤盈盤虧報告表》，經(jīng)倉庫負責人和財務(wù)部門審核后進行處理。屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任；屬于自然損耗或其他不可抗力因素造成的損失，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進行處理。4.做好庫存物料的防護工作，根據(jù)物料的特性，采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，確保物料質(zhì)量不受影響。對于易損壞、易變質(zhì)的物料，應(yīng)定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。物料發(fā)放管理發(fā)放原則1.物料發(fā)放應(yīng)遵循"先進先出、按需發(fā)放"的原則，確保物料的合理使用和庫存周轉(zhuǎn)。2.嚴格按照審批后的物料需求申請進行發(fā)放，不得擅自發(fā)放物料。對于超計劃、超預(yù)算的物料需求，必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)放。發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《物料領(lǐng)用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批簽字。2.《物料領(lǐng)用申請表》提交至倉庫管理部門，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進行審核。如庫存充足，倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放物料，并在《物料領(lǐng)用申請表》上簽字確認；如庫存不足，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門補貨，并告知使用部門預(yù)計到貨時間。3.倉庫管理人員根據(jù)《物料領(lǐng)用申請表》發(fā)放物料，并填寫《物料出庫單》?！段锪铣鰩靻巍窇?yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、發(fā)放人員簽字等信息?！段锪铣鰩靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉庫留存，作為登記庫存臺賬的依據(jù)；一聯(lián)交領(lǐng)用部門，作為領(lǐng)用憑證；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為核算成本的依據(jù)。特殊物料發(fā)放管理1.對于貴重物料、易燃易爆物料、劇毒物料等特殊物料的發(fā)放，應(yīng)嚴格執(zhí)行雙人收發(fā)制度。發(fā)放時，必須由兩人同時在場，核對物料數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等信息，并在相關(guān)記錄上簽字確認。2.特殊物料的發(fā)放應(yīng)建立專門的臺賬，詳細記錄物料的發(fā)放時間、地點、用途、領(lǐng)用人員等信息，以便追溯和管理。物料盤點管理盤點計劃制定1.倉庫管理部門應(yīng)于每季度末制定下一季度的物料盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工、時間安排等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)報財務(wù)部門和酒店管理層審批。2.盤點范圍應(yīng)涵蓋酒店內(nèi)所有的物料倉庫，包括食品倉庫、飲料倉庫、日用品倉庫、辦公用品倉庫、工程維修材料倉庫等。盤點方法可采用實地盤點法、永續(xù)盤存法等，具體方法應(yīng)根據(jù)物料特點和實際情況確定。3.成立盤點小組，成員包括倉庫管理人員、財務(wù)人員、審計人員等。明確各成員的職責分工，確保盤點工作的順利進行。盤點實施1.盤點人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對庫存物料進行逐一清點，并按照盤點表的格式詳細記錄物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放位置等信息。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并在盤點表上注明差異情況。對于盤盈或盤虧的物料，應(yīng)詳細記錄其數(shù)量、價值等信息。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將盤點表匯總整理，編制《物料盤點報告》?！段锪媳P點報告》應(yīng)包括盤點基本情況、盤點結(jié)果、差異原因分析、處理建議等內(nèi)容，并由盤點小組組長簽字確認。盤點結(jié)果處理1.財務(wù)部門根據(jù)《物料盤點報告》進行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存賬和相關(guān)成本費用賬戶。對于盤盈的物料，應(yīng)按照其重置成本入賬，并沖減相關(guān)成本費用；對于盤虧的物料，應(yīng)根據(jù)其原因分別計入管理費用、營業(yè)外支出等科目。2.酒店管理層根據(jù)盤點結(jié)果，分析庫存管理中存在的問題，制定改進措施，加強物料管理，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或管理漏洞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任，并采取相應(yīng)的整改措施，防止類似問題再次發(fā)生。物料報廢管理報廢申請1.對于已損壞、變質(zhì)、過期或不再使用的物料，使用部門或倉庫管理部門應(yīng)填寫《物料報廢申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料，如損壞照片、檢驗報告、過期證明等。2.《物料報廢申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進行成本核算。財務(wù)部門根據(jù)物料的賬面價值和報廢原因，審核是否符合報廢條件，并在申請表上簽字確認。3.經(jīng)財務(wù)部門審核同意后的《物料報廢申請表》，提交至酒店管理層審批。酒店管理層根據(jù)申請情況，做出是否同意報廢的決定。報廢處理1.對于批準報廢的物料，倉庫管理部門應(yīng)及時組織清理和處置。對于可回收利用的物料，應(yīng)進行分類回收，交予相關(guān)部門進行處理；對于不可回收利用的物料，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，如報廢銷毀、委托專業(yè)機構(gòu)處理等。2.在報廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處理方式、處理時間、處理人員等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.財務(wù)部門根據(jù)《物料報廢申請表》和報廢處理記錄，進行賬務(wù)處理，核銷報廢物料的賬面價值。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.酒店財務(wù)部門和審計部門應(yīng)定期對物料收發(fā)管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、物料驗收情況、庫存管理情況、物料發(fā)放情況、盤點情況、報廢處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。考核評價1.建立物料收發(fā)管理考核評價體系，對采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)部門和人員的物料收發(fā)管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括