進口商品采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司進口商品采購行為，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進口商品的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、成品、設備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有潛在供應商享有平等的機會參與競爭，嚴格按照公正的程序進行采購決策。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的進口商品符合公司質量要求。5.風險控制原則：對采購過程中的各種風險進行有效識別、評估和控制，保障公司采購活動的順利進行。二、采購組織與職責（一）采購部門1.制定采購計劃：根據公司業務需求和庫存情況，定期制定進口商品采購計劃，明確采購品種、數量、時間等要求。2.供應商開發與管理：負責尋找、篩選、評估和建立進口商品供應商資源庫，與優質供應商保持良好合作關系。3.采購執行：按照采購計劃和審批流程，負責具體的采購操作，包括詢價比價、簽訂采購合同、跟蹤訂單執行等。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，爭取有利的采購價格和條款，降低采購成本。5.采購風險管理：識別和評估采購過程中的風險，采取相應措施進行防范和應對。（二）需求部門1.提出采購需求：根據業務發展需要，及時、準確地向采購部門提交進口商品采購申請，明確采購商品的規格、型號、數量、質量要求等詳細信息。2.參與供應商評估：協助采購部門對供應商進行評估，提供相關技術和質量方面的意見。3.驗收采購商品：負責對采購的進口商品進行驗收，確保商品符合公司要求，并及時反饋驗收結果。（三）質量控制部門1.制定質量標準：根據公司產品要求和行業標準，制定進口商品的質量驗收標準。2.參與供應商評估：從質量角度對供應商進行評估，提出質量方面的意見和建議。3.檢驗采購商品：對采購的進口商品進行質量檢驗，確保商品質量符合標準要求。（四）財務部門1.預算管理：參與進口商品采購預算的編制和審核，確保采購活動在預算范圍內進行。2.資金安排：根據采購合同和資金計劃，及時安排采購資金，確保付款的及時性和準確性。3.成本核算與分析：對采購成本進行核算和分析，為公司采購決策提供財務支持。（五）審批部門根據公司授權，對采購申請、采購合同等進行審批，確保采購活動符合公司規定和利益。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫《進口商品采購申請表》，詳細說明采購商品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間、用途等信息，并提交相關證明文件。2.《進口商品采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，結合公司庫存情況、生產計劃、市場供應情況等因素，對采購申請進行綜合評估。2.根據評估結果，制定進口商品采購計劃，明確采購商品的具體規格、數量、采購時間、預計到貨時間等，并將采購計劃反饋給需求部門確認。（三）供應商選擇與確定1.供應商開發：采購部門通過多種渠道尋找潛在的進口商品供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、貿易平臺等。2.供應商篩選：對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、資質證明、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的資料，建立供應商信息庫。3.供應商評估：采購部門會同質量控制部門、需求部門等相關人員，對篩選后的供應商進行實地考察或資質審核，從質量、價格、交貨期、信譽、售后服務等方面進行綜合評估。4.供應商確定：根據評估結果，選擇若干家合格的供應商作為采購對象，并確定最終的供應商。對于重要的進口商品采購，可采用招標、邀請招標、競爭性談判等方式確定供應商。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商就采購商品的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行談判，爭取有利的采購條件。2.合同起草：談判達成一致后，采購部門負責起草采購合同，明確雙方的權利和義務、商品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.合同審核：采購合同初稿完成后，提交給財務部門、法務部門等相關人員進行審核，重點審核合同條款的合法性、合規性、完整性以及對公司利益的保障程度。4.合同簽訂：經審核無誤后，采購部門與供應商簽訂正式的采購合同，并加蓋公司公章。采購合同一式多份，分別由采購部門、需求部門、財務部門、供應商等留存。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購商品的具體規格、數量、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單下達后，及時將訂單信息反饋給需求部門和相關部門，以便跟蹤訂單執行情況。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解商品生產進度、發貨情況等信息。2.如發現供應商未能按時交貨或出現其他問題，及時與供應商協商解決，并采取相應的催貨措施，確保采購商品按時、按質、按量到貨。（七）到貨驗收1.采購商品到貨前，采購部門提前通知需求部門和質量控制部門做好驗收準備工作。2.質量控制部門按照制定的質量驗收標準，對采購商品進行嚴格的質量檢驗，確保商品質量符合要求。3.需求部門負責對采購商品的數量、規格、型號、外觀等進行核對驗收，確保與采購訂單一致。4.驗收合格的商品，由驗收人員在《進口商品驗收單》上簽字確認；驗收不合格的商品，應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好相關記錄。（八）付款結算1.采購商品驗收合格后，采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《進口商品付款申請單》，附上采購合同、發票、驗收單等相關憑證，提交給財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后，按照公司資金管理制度和采購合同約定的付款方式，及時安排付款。3.付款完成后，財務部門做好付款記錄，并將相關憑證歸檔保存。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括國際市場價格波動、匯率波動、原材料供應短缺等風險，可能導致采購成本增加或采購計劃無法按時執行。2.供應商風險：如供應商破產、違約、產品質量問題、交貨延遲等風險，可能影響公司的正常生產經營。3.質量風險：采購的進口商品不符合質量要求，可能導致公司產品質量問題、客戶投訴、經濟損失等風險。4.法律風險：采購活動可能涉及國際貿易法律法規、海關政策等方面的風險，如違規操作可能導致罰款、貨物滯留等后果。5.合同風險：采購合同條款不完善、存在漏洞或糾紛，可能給公司帶來經濟損失或法律風險。（二）風險評估1.采購部門會同相關部門，對識別出的采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將采購風險分為高、中、低三個等級，以便采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對：關注國際市場動態，收集價格、匯率等信息，及時調整采購策略，如采用套期保值等方式規避匯率風險。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，可根據實際情況協商調整采購價格。建立多渠道供應商體系，分散采購來源，降低因原材料供應短缺帶來的風險。2.供應商風險應對：加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行實地考察和信用評級，及時發現和解決供應商存在的問題。在采購合同中明確供應商的違約責任，加大對違約行為的約束力度。建立供應商應急管理機制，當供應商出現重大問題時，能夠及時采取替代供應商等措施，確保采購活動不受影響。3.質量風險應對：嚴格執行質量驗收標準，加強對采購商品的質量檢驗，確保不合格商品不得入庫使用。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和售后服務要求，要求供應商提供質量合格證明文件。對重要的進口商品，可委托第三方檢驗機構進行檢驗，確保商品質量符合要求。4.法律風險應對：加強對國際貿易法律法規和海關政策的學習和研究，確保采購活動合法合規。必要時，聘請專業的法律顧問或報關代理機構，協助處理采購過程中的法律事務，防范法律風險。5.合同風險應對：采購合同起草和審核過程中，應確保合同條款嚴謹、完善，避免出現漏洞和歧義。加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。定期對采購合同進行梳理和總結，分析合同管理中存在的問題，不斷完善合同管理制度。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、關稅等各項采購支出，評估采購成本是否得到有效控制。2.采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，評估采購商品的質量是否符合要求。3.采購交貨期：以按時交貨率為指標，評估供應商是否能夠按時履行交貨義務。4.供應商管理：包括供應商開發數量、供應商滿意度、供應商投訴率等指標，評估供應商管理工作的成效。5.采購效率：通過采購周期、訂單處理時間等指標，評估采購部門的工作效率。（二）評估方法1.定期評估：每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，收集相關數據和信息，按照評估指標進行量化分析。2.對比分析：將采購績效與歷史數據、同行業平均水平等進行對比分析，找出差距和不足，明確改進方向。3.問卷調查：向需求部門、質量控制部門、財務部門等相關部門發放調查問卷，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。