行政收發快遞管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政收發快遞工作流程，提高工作效率，確保快遞收發的準確性、及時性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政快遞收發工作。（三）職責分工1.行政部門負責制定和完善行政收發快遞管理制度，并監督執行。統一管理公司的快遞收發工作，包括快遞的接收、登記、分發、派送以及寄件的包裝、稱重、計費、寄件信息填寫等。定期盤點庫存的快遞包裝材料、辦公用品等物資，及時補充和更新。負責與快遞公司的溝通協調，處理快遞收發過程中的異常情況，如快遞丟失、損壞等。2.各部門負責本部門快遞收發需求的提交，包括寄件信息（收件人姓名、地址、聯系電話、寄件物品名稱、數量、重量等）的準確填寫，并確保所寄物品符合法律法規和公司規定。及時領取本部門的收件，對收件的完整性和準確性進行確認，如有問題及時反饋給行政部門。配合行政部門做好快遞收發相關工作，遵守公司快遞收發管理規定。二、快遞接收管理（一）接收流程1.快遞公司將快遞送達公司后，行政部門快遞管理人員應首先對快遞進行初步檢查，查看快遞外包裝是否完好，有無破損、變形、浸濕等情況。2.對檢查后的快遞進行逐一登記，登記內容包括快遞單號、寄件人姓名、寄件地址、收件部門、收件人姓名、聯系電話、寄件物品名稱、數量、重量、快遞到達時間等信息。3.根據登記信息，將收件進行分類整理，按照收件部門分別存放，便于后續派送。（二）異常處理1.如發現快遞外包裝有明顯破損，快遞管理人員應立即拍照留存證據，并及時與快遞公司聯系，要求其出具相關證明或說明情況。2.對于破損嚴重或可能影響內部物品的快遞，應在快遞管理人員、快遞公司代表在場的情況下，對快遞進行開箱檢查，記錄箱內物品的實際情況，如物品名稱、數量、是否有損壞等，并由三方簽字確認。3.若發現快遞內部物品有缺失、損壞等問題，行政部門應及時與寄件人取得聯系，說明情況并協商解決方案。同時，按照快遞公司的相關規定進行理賠申請。4.對于無法聯系到寄件人的異常快遞，應在公司內部進行公示（如通過公司內部公告欄、郵件等方式），公示期為[x]個工作日。公示期滿后仍無人認領的，按照公司相關規定進行處理，如保存一定期限后進行銷毀等。三、快遞分發管理（一）分發原則1.按照收件部門進行分類分發，確保快遞能夠準確、及時地送達相應部門。2.對于緊急重要的快遞，應優先處理，盡快通知收件部門領取。（二）分發流程1.行政部門快遞管理人員根據收件部門，將整理好的快遞分別放置在相應的收件區域。2.每天定時（如上午[具體時間]、下午[具體時間]）通過郵件、內部通訊軟件等方式通知各部門到行政部門領取本部門的快遞。通知內容應包括快遞單號、寄件人姓名、寄件物品名稱等關鍵信息，以便收件部門能夠快速準確地識別和領取。3.各部門收件人憑有效證件（如工作證等）到行政部門領取快遞，領取時需在快遞領取登記表上簽字確認，注明領取時間。（三）特殊情況處理1.若收件人因出差、外出辦事等原因無法及時領取快遞，行政部門應與收件人溝通協調，確定委托他人代領或重新安排領取時間。代領人需提供收件人的授權委托書及有效證件，并在快遞領取登記表上注明代領相關信息。2.對于多次通知仍未領取的快遞，行政部門應再次與收件部門或收件人聯系，了解原因。如確實無法聯系到收件人，可將快遞退回寄件人（如寄件人有要求）或按照公司規定進行處理（如保存一定期限后進行銷毀等），并做好相應記錄。四、快遞寄件管理（一）寄件申請1.各部門如有寄件需求，應填寫《快遞寄件申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯系電話、收件人姓名、地址、聯系電話、寄件物品名稱、數量、重量、寄件原因等信息。2.《快遞寄件申請表》需經部門負責人審核簽字，確認寄件信息的真實性、必要性以及所寄物品符合公司規定和法律法規要求后，提交至行政部門。（二）包裝要求1.行政部門根據所寄物品的性質、數量、重量等因素，選擇合適的快遞包裝材料進行包裝。包裝材料應確保能夠有效保護物品，防止在運輸過程中受損。2.對于易碎物品，應在包裝內填充足夠的緩沖材料（如泡沫、氣泡墊等），并在外包裝上標注"易碎物品，小心輕放"字樣。3.對于液體、粉末狀等特殊物品，應按照快遞公司的相關規定進行密封包裝，并確保包裝嚴密，防止泄漏。（三）稱重計費1.行政部門快遞管理人員對包裝好的寄件進行稱重，記錄重量信息。2.根據快遞公司的收費標準，結合寄件重量、目的地、快遞類型等因素，計算快遞費用。3.快遞費用由寄件部門承擔，如遇特殊情況需公司統一支付的，需提前經過相關審批流程。（四）寄件信息填寫1.行政部門快遞管理人員按照《快遞寄件申請表》填寫寄件人姓名、地址、聯系電話、收件人姓名、地址、聯系電話等信息，并確保填寫準確無誤。2.在快遞運單上詳細填寫寄件物品名稱、數量、重量等信息，如寄件物品較多，可另附清單，并在運單上注明"詳見清單"字樣。3.對于需要保價的寄件，行政部門應根據寄件物品的價值和寄件部門的要求，按照快遞公司的保價規定進行保價操作，并在運單上注明保價金額。（五）寄件流程1.行政部門快遞管理人員將填寫完整、包裝妥當的寄件整理好，按照快遞公司的取件時間要求，提前與快遞公司聯系取件事宜。2.快遞公司取件時，行政部門快遞管理人員應與快遞員共同核對寄件數量、重量、運單信息等，并在快遞交接清單上簽字確認。3.寄件發出后，行政部門快遞管理人員應及時跟蹤快遞物流信息，確保寄件能夠安全、準確地送達收件人手中。如發現物流信息異常，應及時與快遞公司聯系，了解情況并采取相應措施。五、快遞包裝材料及辦公用品管理（一）采購與庫存管理1.行政部門根據公司快遞收發業務量，定期對快遞包裝材料（如紙箱、信封、包裝袋、泡沫、氣泡墊等）和辦公用品（如筆、膠水、膠帶等）進行盤點，制定采購計劃。2.按照公司采購流程，負責快遞包裝材料和辦公用品的采購工作，選擇質量可靠、價格合理的供應商進行合作。3.建立快遞包裝材料和辦公用品庫存臺賬，詳細記錄物品的出入庫情況，包括入庫時間、數量、供應商、領用部門、領用人、領用時間、領用數量等信息，確保庫存數量準確無誤。（二）領用與發放1.各部門如有快遞包裝材料和辦公用品領用需求，應填寫《物品領用申請表》，注明領用物品名稱、規格、數量、領用原因等信息。2.《物品領用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門根據庫存情況進行審批發放，如庫存不足，應及時安排采購。3.行政部門按照審批后的《物品領用申請表》，向領用部門發放相應的物品，并在庫存臺賬上記錄領用情況。領用人員需在物品領用登記表上簽字確認。（三）節約使用與回收1.倡導各部門節約使用快遞包裝材料和辦公用品，避免浪費。如對可重復使用的包裝材料進行妥善保管，以便下次再用。2.對于使用過的快遞包裝材料和辦公用品，如紙箱、包裝袋等，在不影響再次使用的情況下，行政部門應進行回收整理，集中存放，以便后續循環利用。3.定期對快遞包裝材料和辦公用品的使用情況進行統計分析，評估各部門的使用效率，根據分析結果提出改進措施，不斷優化公司資源利用。六、快遞收發安全管理（一）信息安全1.嚴格遵守公司信息安全管理規定，保護寄件人和收件人的信息安全。行政部門快遞管理人員不得泄露快遞收發過程中涉及的任何個人信息和商業機密。2.在快遞登記、分發等操作過程中，確保相關信息的準確記錄和妥善保存，防止信息丟失或被篡改。3.對于電子文檔形式的快遞相關信息，應進行加密存儲和管理，并定期進行備份，以防止數據丟失。（二）物品安全1.加強對快遞收發場所的安全管理，確保快遞存放區域的安全，防止快遞丟失、被盜等情況發生。2.對寄件物品進行嚴格檢查，嚴禁寄送易燃易爆、有毒有害、違禁物品等不符合法律法規和公司規定的物品。如發現可疑物品，應及時報告公司相關部門并采取相應措施。3.在快遞運輸過程中，關注物流信息，如發現快遞運輸時間過長、物流異常等情況，及時與快遞公司溝通，確保寄件物品安全送達。（三）人員安全1.行政部門快遞管理人員在快遞收發過程中，應注意自身安全，如搬運較重快遞時要采取正確的搬運姿勢，避免受傷。2.提醒各部門收件人在領取快遞時注意安全，如防止因快遞外包裝破損導致物品掉落傷人等情況發生。3.如遇惡劣天氣等特殊情況，應提前做好快遞收發場所的防護措施，確保人員和快遞的安全。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對公司快遞收發工作進行自查，檢查內容包括快遞收發流程的執行情況、快遞包裝材料和辦公用品的管理情況、快遞收發信息的準確性和安全性等。2.公司內部審計部門不定期對行政快遞收發工作進行審計監督，檢查相關制度的執行情況、費用支出的合理性等，對發現的問題及時提出整改意見。3.設立意見反饋渠道，如公司內部郵箱、意見箱等，接受各部門員工對快遞收發工作的意見和建議，行政部門應及時對反饋內容進行處理和回復。（二）考核機制1.建立快遞收發工作考核制度，對行政部門快遞管理人員和各部門在快遞收發工作中的表現進行考核評價。2.考核指標包括快遞收發的及時性、準確性、安全性、服務質量、費用控制等方面。具體考核標準如下：及時性：快遞接收后應在[x]個工作日內完成分發，寄件應在規定時間內發出，每延遲一次扣[x]分。準確性：快遞登記信息、分發信息、寄件信息等應準確無誤，出現信息錯誤每處扣[x]分。安全性：確保快遞收發過程中無信息泄露、物品丟失或損壞等安全事故發生，如有發生，每次扣[x][x]分。服務質量：對各部門提出的快遞收發相關問題能夠及時響應和解決，客戶滿意度達到[x]%以上，每降低[x]個百分點扣[x]分。費用控制：快遞費用支出應控制在預算范圍內，如超出預算[x]%以上，視情況