門衛(wèi)郵件收發(fā)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司門衛(wèi)郵件收發(fā)管理工作，確保郵件、包裹等收發(fā)準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司門衛(wèi)對(duì)各類郵件、包裹、報(bào)刊雜志等的接收、登記、保管及發(fā)放工作。（三）職責(zé)1.門衛(wèi)負(fù)責(zé)郵件、包裹等的日常接收、檢查、登記、保管和發(fā)放工作。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)門衛(wèi)郵件收發(fā)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并定期檢查郵件收發(fā)情況。3.各部門負(fù)責(zé)及時(shí)領(lǐng)取本部門的郵件、包裹等，并對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。二、郵件接收（一）接收時(shí)間門衛(wèi)應(yīng)在公司正常工作日的工作時(shí)間內(nèi)接收郵件，具體時(shí)間為[具體工作時(shí)間]。如有特殊情況需在非工作時(shí)間接收郵件，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)與行政部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系。（二）郵件檢查1.門衛(wèi)在接收郵件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查郵件的外包裝是否完好，有無(wú)破損、變形、水漬等情況。如發(fā)現(xiàn)郵件外包裝異常，應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，并做好記錄。2.對(duì)于收件人為公司內(nèi)部人員的郵件，門衛(wèi)應(yīng)檢查郵件上是否注明收件人姓名、部門、聯(lián)系電話等信息，確保郵件能夠準(zhǔn)確送達(dá)。（三）郵件登記1.門衛(wèi)應(yīng)對(duì)每一封接收的郵件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括郵件編號(hào)、寄件人姓名、寄件人地址、收件人姓名、收件人部門、郵件內(nèi)容簡(jiǎn)述、郵件重量、接收時(shí)間等。2.郵件登記應(yīng)使用專門的郵件收發(fā)登記簿，確保登記信息清晰、準(zhǔn)確、完整。登記完成后，門衛(wèi)應(yīng)在郵件上加蓋"郵件已收"章，并注明接收日期。（四）郵件保管1.門衛(wèi)應(yīng)設(shè)立專門的郵件存放區(qū)域，對(duì)接收的郵件進(jìn)行分類存放。郵件存放區(qū)域應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)，確保郵件不受潮、損壞。2.對(duì)于重要郵件、機(jī)密文件等，門衛(wèi)應(yīng)單獨(dú)存放，并采取必要的安全保管措施，如加鎖、設(shè)置密碼等，防止郵件丟失或泄露。3.門衛(wèi)應(yīng)定期對(duì)郵件存放區(qū)域進(jìn)行清理和檢查，及時(shí)清理過(guò)期、無(wú)用的郵件，確保郵件存放區(qū)域的整潔和安全。三、郵件發(fā)放（一）發(fā)放時(shí)間門衛(wèi)應(yīng)在公司正常工作日的工作時(shí)間內(nèi)發(fā)放郵件，具體時(shí)間為[具體工作時(shí)間]。如有特殊情況需在非工作時(shí)間發(fā)放郵件，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)與行政部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系。（二）郵件發(fā)放流程1.各部門人員如需領(lǐng)取郵件，應(yīng)憑本人有效身份證件到門衛(wèi)處辦理領(lǐng)取手續(xù)。2.門衛(wèi)在發(fā)放郵件時(shí)，應(yīng)核對(duì)領(lǐng)取人的身份信息與郵件收件人信息是否一致，并要求領(lǐng)取人在郵件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于收件人為公司內(nèi)部人員的郵件，門衛(wèi)應(yīng)按照郵件上注明的收件人部門進(jìn)行發(fā)放。對(duì)于收件人為多個(gè)部門或人員的郵件，門衛(wèi)應(yīng)根據(jù)郵件內(nèi)容進(jìn)行合理分配，并通知相關(guān)部門或人員前來(lái)領(lǐng)取。4.對(duì)于重要郵件、機(jī)密文件等，門衛(wèi)應(yīng)要求領(lǐng)取人出示相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)證明，并在郵件收發(fā)登記簿上詳細(xì)記錄授權(quán)證明信息和領(lǐng)取時(shí)間。（三）郵件發(fā)放記錄門衛(wèi)應(yīng)在郵件發(fā)放后，及時(shí)在郵件收發(fā)登記簿上記錄郵件發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人姓名、領(lǐng)取人部門、郵件編號(hào)等信息，確保郵件發(fā)放記錄清晰、準(zhǔn)確、完整。四、特殊郵件處理（一）掛號(hào)信、特快專遞1.對(duì)于掛號(hào)信、特快專遞等重要郵件，門衛(wèi)應(yīng)在接收時(shí)進(jìn)行重點(diǎn)檢查，并及時(shí)通知收件人前來(lái)領(lǐng)取。2.收件人領(lǐng)取掛號(hào)信、特快專遞時(shí)，應(yīng)出示本人有效身份證件，并在郵件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。如收件人委托他人代領(lǐng)，代領(lǐng)人應(yīng)出示收件人的授權(quán)委托書和本人有效身份證件。3.門衛(wèi)應(yīng)對(duì)掛號(hào)信、特快專遞的領(lǐng)取情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人姓名、領(lǐng)取人部門、郵件編號(hào)等信息。（二）包裹1.對(duì)于包裹，門衛(wèi)應(yīng)在接收時(shí)檢查包裹的外包裝是否完好，并核對(duì)包裹上的收件人信息與郵件登記信息是否一致。2.如發(fā)現(xiàn)包裹外包裝異常或收件人信息不符，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，并做好記錄。對(duì)于無(wú)法聯(lián)系到寄件人的包裹，門衛(wèi)應(yīng)暫時(shí)保管，并及時(shí)通知行政部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理。3.收件人領(lǐng)取包裹時(shí)，應(yīng)出示本人有效身份證件，并在郵件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。如收件人委托他人代領(lǐng)，代領(lǐng)人應(yīng)出示收件人的授權(quán)委托書和本人有效身份證件。4.門衛(wèi)應(yīng)對(duì)包裹的領(lǐng)取情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人姓名、領(lǐng)取人部門、包裹編號(hào)、包裹重量等信息。（三）機(jī)密郵件1.對(duì)于機(jī)密郵件，門衛(wèi)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保郵件安全。2.機(jī)密郵件的接收、登記、保管和發(fā)放應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，且該人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。3.在接收機(jī)密郵件時(shí)，門衛(wèi)應(yīng)檢查郵件的密封情況，并核對(duì)郵件上的機(jī)密標(biāo)識(shí)和編號(hào)。如發(fā)現(xiàn)郵件密封異常或機(jī)密標(biāo)識(shí)、編號(hào)不符，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，并做好記錄。4.機(jī)密郵件應(yīng)存放在專門的保密柜中，并設(shè)置密碼鎖。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能打開保密柜領(lǐng)取機(jī)密郵件。5.發(fā)放機(jī)密郵件時(shí)，門衛(wèi)應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)領(lǐng)取人的身份信息和授權(quán)證明，并要求領(lǐng)取人在郵件收發(fā)登記簿上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取人應(yīng)在指定地點(diǎn)領(lǐng)取機(jī)密郵件，并不得將機(jī)密郵件帶出公司辦公區(qū)域。五、郵件遺失處理（一）郵件遺失報(bào)告1.如發(fā)現(xiàn)郵件在接收、保管或發(fā)放過(guò)程中遺失，門衛(wèi)應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并填寫郵件遺失報(bào)告表。2.郵件遺失報(bào)告表應(yīng)包括郵件編號(hào)、寄件人姓名、寄件人地址、收件人姓名、收件人部門、郵件內(nèi)容簡(jiǎn)述、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等信息。（二）調(diào)查處理1.行政部門接到郵件遺失報(bào)告后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查，查明郵件遺失的原因和經(jīng)過(guò)。2.調(diào)查人員應(yīng)通過(guò)查閱郵件收發(fā)登記簿、詢問(wèn)門衛(wèi)及相關(guān)人員、查看監(jiān)控錄像等方式進(jìn)行調(diào)查，盡可能找回遺失的郵件。3.如因門衛(wèi)工作失誤導(dǎo)致郵件遺失，公司將視情節(jié)輕重對(duì)門衛(wèi)進(jìn)行相應(yīng)的處罰。如因其他原因?qū)е锣]件遺失，公司將根據(jù)具體情況追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）賠償責(zé)任1.如因公司原因?qū)е锣]件遺失，給寄件人或收件人造成損失的，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和合同約定承擔(dān)賠償責(zé)任。2.如因門衛(wèi)個(gè)人原因?qū)е锣]件遺失，給寄件人或收件人造成損失的，門衛(wèi)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司將根據(jù)門衛(wèi)的經(jīng)濟(jì)狀況和實(shí)際損失情況，決定是否從門衛(wèi)工資中扣除相應(yīng)的賠償金額。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)門衛(wèi)郵件收發(fā)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括郵件接收、登記、保管、發(fā)放情況，郵件收發(fā)登記簿的記錄情況，郵件存放區(qū)域的整潔和安全情況等。2.行政部門在監(jiān)督檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向門衛(wèi)提出整改意見，并要求門衛(wèi)限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核指標(biāo)1.郵件收發(fā)準(zhǔn)確率：郵件收發(fā)準(zhǔn)確無(wú)誤的次數(shù)與郵件收發(fā)總次數(shù)的比例。2.郵件發(fā)放及時(shí)率：郵件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)放的次數(shù)與郵件應(yīng)發(fā)放總次數(shù)的比例。3.郵件保管完好率：郵件在保管過(guò)程中未出現(xiàn)損壞、丟失等情況的次數(shù)與郵件保管總次數(shù)的比例。4.客戶滿意度：寄件人或收件人對(duì)郵件收發(fā)服務(wù)的滿意程度。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.行政部門將根據(jù)門衛(wèi)郵件收發(fā)工作的考核結(jié)果，對(duì)門衛(wèi)進(jìn)行績(jī)效評(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)。考核結(jié)果優(yōu)秀的門衛(wèi)，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；考核結(jié)果不合格的門衛(wèi)，公司將視情節(jié)輕重進(jìn)行批評(píng)教育、警告、罰款、