證章臺賬管理制度規范?一、總則（一）目的為加強公司證章及臺賬的管理，規范證章的制作、使用、保管以及臺賬的記錄、更新等工作，確保公司證章的安全與正確使用，維護公司的正常運營秩序，特制定本管理制度規范。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的各類證章（包括但不限于公章、合同章、財務章、法人章、業務專用章、員工工作證、出入證等）及相關臺賬的管理。（三）基本原則1.合法性原則：證章的制作、使用、保管等必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.嚴肅性原則：證章是公司權力和身份的象征，應嚴格按照規定使用，不得隨意濫用。3.安全性原則：采取有效措施確保證章的安全，防止丟失、被盜用或損壞。4.責任明確原則：明確證章管理各環節的責任人員，做到責任到人。二、證章的種類及用途（一）公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等的簽署，代表公司的法定效力。（二）合同章專門用于簽訂各類合同，明確合同的法律效力。（三）財務章主要用于公司財務相關事務，如支票、匯票、財務報表等的蓋章確認。（四）法人章作為公司法定代表人的個人印鑒，用于特定的財務或法律文件簽署。（五）業務專用章根據公司不同業務需求設置，用于相關業務文件、憑證等的蓋章，如銷售專用章、采購專用章等。（六）員工工作證證明員工身份及所在公司，便于員工在公司內部及對外開展工作時表明身份。（七）出入證用于人員進出公司特定區域的身份驗證，確保公司安全。三、證章的制作（一）制作申請1.因工作需要制作證章的部門或個人，應填寫《證章制作申請表》，詳細說明證章名稱、用途、制作數量等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字，報公司分管領導審批同意后，交至行政部門。（二）制作流程1.行政部門根據審批通過的申請表，選擇具有資質的正規制作廠家進行證章制作。2.制作廠家應按照公司提供的設計要求和規格進行制作，確保證章的質量和規范性。3.行政部門負責對制作完成的證章進行驗收，檢查證章的外觀、尺寸、材質、文字等是否符合要求。如發現問題，及時與制作廠家溝通解決。（三）編號管理1.對每一枚證章進行唯一編號，編號應具有系統性和可追溯性。2.編號規則應明確記錄在相關臺賬中，便于查詢和管理。四、證章的使用（一）使用審批1.證章使用前，需填寫《證章使用申請表》，注明使用部門、使用人、使用日期、使用事項、證章名稱等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，根據證章的重要程度和使用范圍，分別報公司分管領導、總經理或董事長審批。3.涉及重大事項或金額較大的合同等使用證章，必須經總經理或董事長親自審批。（二）使用登記1.證章保管人員應建立《證章使用登記簿》，對每一次證章使用情況進行詳細登記，包括使用時間、使用人、使用事項、批準人等信息。2.使用完畢后，使用人應及時將證章歸還保管人員，并在登記簿上簽字確認。（三）使用要求1.證章必須在規定的用途范圍內使用，不得超出范圍使用或挪作他用。2.證章使用應嚴格按照審批后的內容進行，不得擅自更改使用事項。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋證章。如因特殊情況需要先行蓋章，必須在蓋章后及時填寫完整相關內容，并由專人負責跟蹤監督。4.證章使用過程中應確保蓋章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。五、證章的保管（一）保管人員職責1.公司應指定專人負責證章的保管工作，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.保管人員應妥善保管證章，確保證章的安全，防止證章丟失、被盜用或損壞。3.定期對證章進行檢查，如發現證章有損壞、磨損等情況，應及時報告并申請更換。（二）保管方式1.公章、合同章、財務章、法人章等重要證章應存放在專門的保險柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.保險柜鑰匙應由保管人員專人保管，不得隨意轉借他人。如有特殊情況需要他人代保管，必須經過公司領導批準，并辦理相關交接手續。3.員工工作證、出入證等一般證章應分類存放，便于發放和管理。（三）保管環境1.證章保管場所應保持干燥、通風良好，避免證章受潮生銹或損壞。2.嚴禁將證章與易燃、易爆、腐蝕性物品存放在一起。（四）交接與掛失1.證章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接證章時，必須辦理嚴格的交接手續。交接雙方應在監交人的監督下，對證章的數量、完好情況等進行逐一核對，并填寫《證章交接清單》，三方簽字確認。2.如發現證章丟失或被盜用，保管人員應立即報告公司領導，并采取相應的掛失措施，如在相關媒體上刊登掛失聲明等，以減少可能造成的損失。同時，應積極配合公司進行調查處理。六、臺賬的建立與管理（一）臺賬種類1.證章臺賬：記錄公司各類證章的制作、使用、保管、交接、掛失等詳細信息。2.使用審批臺賬：對證章每次使用的審批情況進行記錄，包括申請表編號、審批人、審批時間等。（二）臺賬建立1.行政部門應于證章制作完成后及時建立證章臺賬，詳細記錄證章的名稱、編號、制作日期、規格、材質、用途、保管人員等信息。2.同時，根據證章使用審批情況，同步建立使用審批臺賬，確保臺賬信息的完整性和準確性。（三）臺賬更新1.證章使用后，保管人員應在當日內更新證章臺賬，記錄使用時間、使用人、使用事項等信息。2.證章發生交接、掛失等情況時，保管人員應及時在臺賬中進行相應記錄，并注明相關情況的處理結果。（四）臺賬查詢與統計1.公司內部相關人員因工作需要可查詢證章臺賬及使用審批臺賬，但必須經過部門負責人或相關領導批準。2.行政部門應定期對臺賬數據進行統計分析，如證章使用頻率、各類證章的使用情況等，為公司管理決策提供參考依據。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對證章及臺賬管理情況進行審計監督，檢查證章使用是否符合規定、臺賬記錄是否準確完整、保管措施是否到位等。2.行政部門應加強對證章保管和使用情況的日常檢查，發現問題及時督促整改。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用證章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規使用證章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規人員