行政會議管理制度通知?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類行政會議，包括但不限于公司例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞公司目標(biāo)和工作重點，精簡議程，提高效率，注重實際效果。2.充分溝通原則：鼓勵參會人員積極發(fā)表意見和建議，確保信息準(zhǔn)確傳遞，達成共識。3.責(zé)任明確原則：明確會議各項任務(wù)的責(zé)任人及完成時間，確保會議決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[x]舉行一次，具體時間為[具體時間]。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責(zé)人。3.會議內(nèi)容上周工作總結(jié)：各部門負責(zé)人匯報上周工作進展、存在問題及解決措施。本周工作計劃：各部門負責(zé)人匯報本周工作計劃及重點工作安排。公司領(lǐng)導(dǎo)工作指示：公司領(lǐng)導(dǎo)對上周工作進行點評，對本周工作提出要求和部署。4.會議組織：由行政部負責(zé)會議的組織安排，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等信息。（二）專題會議1.會議定義：針對公司特定工作事項或問題召開的會議。2.發(fā)起部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門發(fā)起專題會議申請。3.參會人員：根據(jù)會議主題確定參會人員，包括相關(guān)部門負責(zé)人及工作人員。4.會議內(nèi)容：圍繞專題事項進行深入討論和分析，提出解決方案和措施。5.會議組織申請流程：發(fā)起部門填寫《專題會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、參會人員、議程等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交行政部。審批流程：行政部對申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部負責(zé)會議的組織安排。（三）臨時會議1.會議定義：因工作緊急或突發(fā)事件臨時召開的會議。2.發(fā)起人員：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人可根據(jù)工作需要發(fā)起臨時會議。3.參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容確定參會人員。4.會議內(nèi)容：針對緊急事項或突發(fā)事件進行研究和決策。5.會議組織發(fā)起通知：發(fā)起人員通過口頭、郵件或其他方式通知參會人員會議時間、地點、議程等信息。記錄備案：行政部對臨時會議進行記錄，并備案存檔。三、會議準(zhǔn)備（一）會議通知1.通知方式：根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，選擇合適的通知方式，如郵件、短信、內(nèi)部公告等。2.通知內(nèi)容：明確會議主題、時間、地點、議程、參會人員等信息，如有需要，還應(yīng)提供相關(guān)會議資料。3.提前通知時間：公司例會提前[x]天通知參會人員；專題會議提前[x]天通知參會人員；臨時會議根據(jù)實際情況盡快通知參會人員。（二）會議資料準(zhǔn)備1.資料內(nèi)容：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報告、數(shù)據(jù)等資料，確保資料真實、準(zhǔn)確、完整。2.資料整理：對會議資料進行整理和分類，以便參會人員查閱。3.資料發(fā)放：在會議前將會議資料發(fā)放給參會人員，確保參會人員提前熟悉會議內(nèi)容。（三）會議場地布置1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地，確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。2.座位安排：根據(jù)參會人員數(shù)量和會議形式，合理安排座位，確保參會人員能夠方便地進行交流和討論。3.設(shè)備調(diào)試：提前調(diào)試會議所需的音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。（四）會議記錄準(zhǔn)備1.記錄人員安排：根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，安排專人負責(zé)會議記錄。2.記錄工具準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議記錄所需的筆記本、錄音筆等工具。3.記錄格式規(guī)范：明確會議記錄的格式和要求，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。四、會議流程（一）會議簽到1.簽到時間：會議開始前[x]分鐘開始簽到。2.簽到方式：參會人員在簽到表上簽到，注明到達時間。3.簽到記錄：行政部對簽到情況進行記錄，統(tǒng)計參會人員出勤情況。（二）會議開場1.主持人開場：主持人介紹會議主題、目的、議程及參會人員。2.宣布會議紀(jì)律：主持人強調(diào)會議紀(jì)律，要求參會人員關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳，確保會議秩序。（三）會議議程進行1.匯報與發(fā)言：按照會議議程，各部門負責(zé)人或相關(guān)人員依次進行工作匯報、發(fā)言，闡述觀點和建議。2.討論與交流：參會人員圍繞匯報內(nèi)容進行討論和交流，充分發(fā)表意見和建議，形成共識。3.記錄與整理：會議記錄人員認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。（四）會議決策1.總結(jié)歸納：主持人對會議討論情況進行總結(jié)歸納，梳理出主要問題和解決方案。2.決策形成：根據(jù)討論結(jié)果，形成會議決策，明確責(zé)任人和完成時間。3.決策宣布：主持人宣布會議決策，確保參會人員清楚了解決策內(nèi)容。（五）會議結(jié)束1.主持人總結(jié)：主持人對會議進行總結(jié)，感謝參會人員的參與和支持。2.宣布會議結(jié)束：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離場。五、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄1.記錄要求：會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀地記錄會議內(nèi)容，包括會議時間、地點、參會人員、議程、發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。2.記錄方式：可采用手寫記錄或電子記錄方式，電子記錄應(yīng)及時整理和保存。3.記錄審核：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)將會議記錄提交給主持人審核，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）會議紀(jì)要1.紀(jì)要編寫：行政部根據(jù)會議記錄編寫會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點，明確會議決策和工作要求。2.紀(jì)要審核：會議紀(jì)要編寫完成后，提交給主持人審核，審核通過后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。3.紀(jì)要存檔：將會議紀(jì)要存檔保存，作為公司工作記錄和決策依據(jù)。六、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）責(zé)任明確1.任務(wù)分配：根據(jù)會議決策，明確各項任務(wù)的責(zé)任人及完成時間。2.責(zé)任落實：責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保任務(wù)按時、高質(zhì)量完成。（二）執(zhí)行跟蹤1.定期匯報：責(zé)任人應(yīng)定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報任務(wù)執(zhí)行情況，及時反饋遇到的問題和困難。2.監(jiān)督檢查：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門應(yīng)對任務(wù)執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保任務(wù)執(zhí)行符合要求。（三）結(jié)果反饋1.結(jié)果匯報：任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報任務(wù)完成情況，提交相關(guān)成果資料。2.總結(jié)評估：對任務(wù)執(zhí)行情況進行總結(jié)評估，分析經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后工作提供參考。七、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員紀(jì)律1.按時參會：參會人員應(yīng)提前安排好工作，按時參加會議，不得遲到、早退。2.遵守秩序：參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳，不得從事與會議無關(guān)的事情。3.積極發(fā)言：參會人員應(yīng)積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議，不得推諉責(zé)任、敷衍了事。4.尊重他人：參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷他人發(fā)言，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。（二）會議組織人員紀(jì)律1.認(rèn)真負責(zé)：會議組織人員應(yīng)認(rèn)真負責(zé)地做好會議的組織安排工作，確保會議順利進行。2.提前準(zhǔn)備：會議組織人員應(yīng)提前做好會議通知、資料準(zhǔn)備、場地布置等工作，確保會議按時開始。3.維護秩序：會議組織人員應(yīng)維護會議秩序，及時處理會議