門崗信件收發管理制度?一、總則（一）目的為規范公司門崗信件收發管理工作，確保公司信件收發及時、準確、安全，維護公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構門崗信件的收發管理。（三）職責分工1.門崗保安負責信件的接收、登記、保管和發放工作。對收到的信件進行初步檢查，確保信件的完整性和安全性。按照規定的時間和流程，及時將信件送達收件人手中。2.行政部門負責制定和完善門崗信件收發管理制度，并監督執行。定期對門崗信件收發工作進行檢查和評估，及時發現問題并提出改進措施。協調解決門崗信件收發過程中出現的特殊問題。3.收件人及時領取屬于自己的信件，不得無故拖延。對收到的信件進行妥善保管，如有疑問或異常情況及時與門崗保安或行政部門溝通。二、信件接收管理（一）信件種類1.普通信件：包括平信、掛號信、明信片等。2.特快專遞（EMS）：由郵政部門提供的快速郵遞服務。3.包裹：包括普通包裹、快遞包裹等。4.機要文件：涉及公司機密信息的文件，需按照機要文件管理規定進行處理。（二）接收流程1.接收時間門崗保安實行24小時值班制度，確保信件隨時有人接收。正常工作時間內，門崗保安應每小時對信件進行一次巡查，及時發現并接收信件。非工作時間內，門崗保安接到信件后應及時登記，并妥善保管。2.信件檢查門崗保安在接收信件時，應對信件的外觀進行檢查，查看是否有破損、變形、水漬等情況。對于特快專遞和包裹，應檢查其封條是否完好，是否有被拆動的跡象。如發現信件存在問題，應及時與寄件人或快遞公司聯系，并做好記錄。3.信件登記門崗保安應對接收的每一封信件進行詳細登記，登記內容包括信件編號、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門、信件內容摘要、收到時間等。登記應使用統一的信件收發登記簿，確保登記信息準確、完整、清晰。對于機要文件，應按照機要文件登記要求進行單獨登記，記錄機要文件的密級、編號、收發時間等信息。4.信件保管門崗保安應將接收的信件分類存放，普通信件、特快專遞、包裹和機要文件應分別放置在不同的區域，便于查找和管理。對于重要信件和機密文件，應采取特殊的保管措施，如存放在保險柜中，并確保保險柜的安全。門崗保安應定期對信件進行清理，防止信件積壓和丟失。三、信件發放管理（一）發放時間1.正常工作時間內門崗保安應根據收件人的工作安排，合理安排信件發放時間，確保收件人能夠及時領取信件。一般情況下，收件人應在門崗保安通知后的1小時內到門崗領取信件。2.非工作時間內如收件人因特殊原因需要在非工作時間領取信件，門崗保安應提前與收件人溝通，并告知其領取信件的具體流程和注意事項。收件人應在門崗保安指定的時間內到門崗領取信件，領取時需出示有效身份證件。（二）發放流程1.身份核實門崗保安在發放信件時，應首先核實收件人的身份，確認無誤后，方可將信件發放給收件人。收件人領取信件時，應在信件收發登記簿上簽字確認。2.信件發放門崗保安應按照收件人的姓名、部門等信息，準確無誤地將信件發放給收件人。對于重要信件和機密文件，應提醒收件人妥善保管，并告知其相關保密要求。3.特殊情況處理如收件人無法親自領取信件，可委托他人代領。代領人領取信件時，應出示收件人的授權委托書和本人有效身份證件。如收件人離職或調崗，門崗保安應及時將其未領取的信件整理出來，并通知行政部門進行處理。四、機要文件收發管理（一）機要文件定義機要文件是指涉及公司機密信息、重要決策、商業秘密等內容的文件，其泄露可能會對公司造成重大損失。（二）收發流程1.接收機要文件應由專人負責接收，接收人員應具備保密意識和相關資質。接收機要文件時，應嚴格按照機要文件傳遞要求進行檢查和登記，確保文件的完整性和安全性。接收人員應將機要文件及時送交公司機要室或指定的保管人員。2.登記機要文件的登記應使用專門的機要文件登記簿，詳細記錄文件的編號、密級、標題、發文單位、發文日期、收文單位、收文日期、份數等信息。登記應做到準確、及時、清晰，不得漏登、錯登。3.保管機要文件應存放在專門的機要室或保險柜中，確保保管環境安全、保密。機要室應配備必要的安全設施，如門禁系統、監控設備等，防止機要文件被盜取或泄露。機要文件的保管人員應定期對文件進行清查和整理，確保文件的存放有序、無丟失。4.發放機要文件的發放應嚴格按照公司內部規定的審批流程進行，經相關領導批準后，方可發放。發放時，應填寫機要文件發放登記表，注明文件編號、密級、標題、發文單位、發文日期、收文單位、收文日期、份數、發放時間、發放人等信息。發放人員應將機要文件當面送達收件人，并要求收件人在發放登記表上簽字確認。收件人應妥善保管機要文件，不得擅自復制、轉借或泄露文件內容。（三）保密要求1.保密人員職責機要文件的接收、登記、保管和發放人員應嚴格遵守公司保密制度，履行保密職責。保密人員應定期參加保密培訓，提高保密意識和業務水平。2.保密措施機要文件在傳遞、存儲和使用過程中，應采取必要的保密措施，如加密傳輸、密封包裝、專人護送等。嚴禁在非保密場所談論機要文件內容，不得將機要文件帶回家中或其他無關場所。如發現機要文件丟失、被盜或泄露等情況，應立即報告公司領導，并采取相應的應急措施。五、信件收發異常情況處理（一）信件丟失或損壞1.發現問題門崗保安在信件接收或發放過程中，如發現信件丟失或損壞，應立即報告行政部門。2.調查處理行政部門接到報告后，應及時對信件丟失或損壞的情況進行調查，查明原因。如因門崗保安工作失誤導致信件丟失或損壞，應追究其責任，并要求其采取補救措施。如因快遞公司或其他外部原因導致信件丟失或損壞，應及時與相關快遞公司或單位聯系，協商解決賠償事宜。3.記錄備案行政部門應對信件丟失或損壞的情況進行詳細記錄，包括信件編號、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門、信件內容摘要、發現時間、處理結果等信息。記錄應妥善保存，以備后續查詢和統計分析。（二）收件人拒收信件1.通知收件人門崗保安在發現收件人拒收信件時，應及時與收件人聯系，了解拒收原因。2.原因分析行政部門應根據收件人拒收信件的原因進行分析，如收件人離職、調崗、地址變更等，及時采取相應的措施。3.處理措施如因收件人離職或調崗，行政部門應將信件退回寄件人或按照公司內部規定進行處理。如因收件人地址變更，行政部門應及時更新收件人信息，并將信件轉發至新的地址。如因其他原因導致收件人拒收信件，行政部門應與寄件人協商解決辦法，如重新投遞、更改收件人等。（三）信件錯發或誤投1.發現問題門崗保安在信件發放過程中，如發現信件錯發或誤投，應立即通知行政部門。2.調查處理行政部門接到報告后，應及時對信件錯發或誤投的情況進行調查，查明原因。如因門崗保安工作失誤導致信件錯發或誤投，應追究其責任，并及時采取糾正措施。如因其他原因導致信件錯發或誤投，行政部門應與相關快遞公司或單位聯系，協商解決重新投遞或更正收件人的問題。3.記錄備案行政部門應對信件錯發或誤投的情況進行詳細記錄，包括信件編號、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部門、錯誤發放時間、正確收件人信息、處理結果等信息。記錄應妥善保存，以備后續查詢和統計分析。六、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期檢查行政部門應定期對門崗信件收發工作進行檢查，檢查內容包括信件收發登記情況、信件保管情況、發放流程執行情況等。檢查可采取現場查看、查閱記錄、詢問相關人員等方式進行。2.不定期抽查公司領導或其他相關部門可根據工作需要，不定期對門崗信件收發工作進行抽查，確保信件收發管理工作規范、有序。（二）考核標準1.信件收發及時率考核信件是否能夠按照規定的時間及時接收和發放，及時率應達到[X]%以上。2.信件登記準確率考核信件登記信息是否準確、完整，準確率應達到[X]%以上。3.信件保管安全率考核信件在保管過程中是否發生丟失、損壞等情況，安全率應達到[X]%以上。4.收件人滿意度通過問卷調查或其他方式收集收件人的意見和建議，考核收件人對信件收發服務的滿意度，滿意度應達到[X]%以上。（三）獎懲措施1.獎勵對于在信件收發工作中表現突出的門崗保安或其他相關人員，公司將給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證