街道廣告物料管理制度?一、總則（一）目的為加強街道廣告物料的管理，規(guī)范廣告物料的使用、制作、維護及報廢等流程，確保廣告物料的合理使用和有效管理，提升公司形象和宣傳效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在街道開展的各類廣告宣傳活動所涉及的物料管理，包括但不限于海報、展架、燈箱、橫幅、旗幟等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：廣告物料的管理由公司指定的部門統(tǒng)一負責，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理規(guī)劃原則：根據宣傳活動的需求和目標，合理規(guī)劃廣告物料的種類、數量和投放位置，避免資源浪費。3.安全高效原則：確保廣告物料的制作、安裝、維護和拆除過程安全，同時提高工作效率，保證宣傳活動順利進行。4.成本控制原則：在保證宣傳效果的前提下，嚴格控制廣告物料的制作和使用成本。二、職責分工（一）市場部門1.根據宣傳活動計劃，提出廣告物料的需求申請，明確物料的種類、規(guī)格、數量、投放位置和時間要求等。2.負責與廣告制作供應商溝通協調，審核制作方案和報價，簽訂制作合同。3.對廣告物料的制作進度進行跟蹤，確保按時交付。4.負責廣告物料的驗收工作，檢查物料的質量、規(guī)格和數量等是否符合要求。（二）設計部門1.根據市場部門的需求，進行廣告物料的設計工作，確保設計內容符合公司品牌形象和宣傳主題。2.配合市場部門與廣告制作供應商溝通，提供設計文件和相關技術要求，協助解決制作過程中的設計問題。（三）行政部門1.負責廣告物料的采購工作，按照公司采購流程選擇合格的供應商，簽訂采購合同。2.建立廣告物料庫存管理制度，對物料進行分類存放、登記入賬，定期盤點，確保物料的安全和完整。3.根據市場部門的需求，及時發(fā)放廣告物料，并做好發(fā)放記錄。4.負責廣告物料的安裝、維護和拆除工作，或協調專業(yè)人員進行相關操作，確保物料的正常使用和安全。（四）財務部門1.負責審核廣告物料的費用預算，控制成本支出。2.對廣告物料的采購、制作、安裝等費用進行核算和報銷，確保費用支出符合公司財務制度。（五）使用部門1.負責本部門使用的廣告物料的日常管理，確保物料的正確使用和妥善保管。2.在使用過程中發(fā)現物料損壞或異常情況，及時向行政部門報告。3.按照規(guī)定的時間和要求歸還或報廢廣告物料。三、廣告物料的需求與計劃（一）需求申請1.各部門根據宣傳活動計劃和工作需要，提前[x]個工作日填寫《廣告物料需求申請表》，詳細說明物料的種類、規(guī)格、數量、投放位置、使用時間等信息，并提交市場部門審核。2.市場部門對需求申請進行審核，重點審核需求的合理性、必要性以及與宣傳活動目標的一致性。如需求不合理或不必要，市場部門應與申請部門溝通協商，提出修改意見。（二）計劃制定1.市場部門根據審核通過的需求申請，結合公司宣傳計劃和資源情況，制定廣告物料的制作和投放計劃。2.廣告物料制作計劃應明確物料的名稱、規(guī)格、數量、制作要求、交付時間等；投放計劃應明確物料的投放位置、投放時間、維護責任人等。3.廣告物料計劃經市場部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后，市場部門將計劃下達給行政部門和設計部門執(zhí)行。四、廣告物料的制作（一）供應商選擇1.行政部門根據廣告物料的制作需求，通過招標、詢價、比價等方式選擇合格的供應商。供應商應具備相應的資質和制作能力，信譽良好，價格合理。2.建立供應商評估機制，定期對供應商的產品質量、交貨期、服務態(tài)度等進行評估，對于不合格的供應商及時淘汰。（二）制作合同簽訂1.市場部門與選定的供應商簽訂制作合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括物料的規(guī)格、數量、價格、制作要求、交付時間、驗收標準、付款方式等。2.制作合同經公司法律部門審核后，由市場部門負責人和供應商簽字蓋章生效。（三）設計文件審核1.設計部門完成廣告物料的設計后，提交設計文件給市場部門審核。市場部門應從設計內容是否符合公司品牌形象、宣傳主題、法律法規(guī)要求等方面進行審核。2.如設計文件存在問題，市場部門應及時反饋給設計部門進行修改，直至審核通過。（四）制作過程跟蹤1.市場部門負責對廣告物料的制作進度進行跟蹤，定期與供應商溝通，了解制作進展情況，確保按時交付。2.如發(fā)現制作過程中出現延誤或質量問題，市場部門應及時與供應商協商解決，必要時采取相應的措施，如調整制作計劃、更換供應商等。（五）驗收1.廣告物料制作完成后，供應商應提前通知市場部門進行驗收。市場部門組織相關人員按照制作合同和驗收標準進行驗收。2.驗收內容包括物料的質量、規(guī)格、數量、顏色、圖案、文字等是否符合要求。如驗收不合格，市場部門應要求供應商限期整改或重新制作，直至驗收合格為止。3.驗收合格后，市場部門填寫《廣告物料驗收單》，參與驗收的人員簽字確認。驗收單應作為支付制作費用的依據之一。五、廣告物料的采購（一）采購申請1.行政部門根據廣告物料的庫存情況和需求計劃，填寫《廣告物料采購申請表》，注明物料的名稱、規(guī)格、數量、預算金額等信息，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核采購申請的合理性和必要性，如申請合理，簽字后報公司分管領導審批。（二）采購實施1.經審批通過的采購申請，行政部門按照公司采購流程進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、單一來源采購等，應根據物料的性質和采購金額選擇合適的采購方式。2.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確采購的物料名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。（三）到貨驗收1.廣告物料到貨前，采購人員應通知行政部門和使用部門做好驗收準備。2.物料到貨后，行政部門組織相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收內容包括物料的外觀、數量、規(guī)格、質量等是否符合要求。3.如驗收合格，行政部門填寫《廣告物料驗收單》，參與驗收的人員簽字確認；如驗收不合格，行政部門應及時與供應商聯系，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。（四）入庫管理1.驗收合格的廣告物料，行政部門辦理入庫手續(xù)，按照物料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬，記錄物料的入庫時間、數量、規(guī)格、存放位置等信息。2.庫存物料應妥善保管，做好防潮、防火、防盜等工作，確保物料的質量不受影響。六、廣告物料的發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.使用部門根據工作需要，填寫《廣告物料領用申請表》，注明物料的名稱、規(guī)格、數量、用途等信息，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核領用申請的合理性和必要性，如申請合理，簽字后報行政部門審批。3.行政部門根據審批通過的領用申請，辦理物料發(fā)放手續(xù)，填寫《廣告物料發(fā)放登記表》，記錄物料的發(fā)放時間、領取部門、領取人、物料名稱、規(guī)格、數量等信息，并由領取人簽字確認。（二）使用規(guī)范1.使用部門應按照規(guī)定的用途和要求正確使用廣告物料，不得擅自更改物料的內容、規(guī)格、用途等。2.在使用過程中，應注意保護廣告物料，避免損壞、丟失。如發(fā)現物料損壞或丟失，應及時向行政部門報告，并說明原因。3.對于臨時性的廣告宣傳活動，使用部門應在活動結束后及時歸還剩余的廣告物料；對于長期使用的廣告物料，應定期進行檢查和維護，確保其正常使用。（三）現場管理1.在街道廣告宣傳活動現場，使用部門應安排專人負責廣告物料的管理，確保物料的安裝、擺放符合要求，整齊美觀。2.廣告物料安裝過程中，應注意安全，遵守相關操作規(guī)程，避免發(fā)生安全事故。3.活動現場應保持整潔衛(wèi)生，及時清理廣告物料周圍的垃圾和雜物。七、廣告物料的維護與保養(yǎng)（一）定期檢查1.行政部門定期對庫存廣告物料進行檢查，查看物料是否有損壞、變形、褪色等情況。對于發(fā)現的問題，及時記錄并采取相應的措施，如修復、更換等。2.使用部門負責對本部門使用的廣告物料進行定期檢查，發(fā)現問題及時向行政部門報告。（二）日常維護1.廣告物料在使用過程中，使用部門應做好日常維護工作，如清潔海報、擦拭展架、檢查燈箱燈泡等，確保物料的正常使用和良好外觀。2.對于需要防水、防曬、防潮的廣告物料，應采取相應的防護措施，避免物料受到損壞。（三）維修與更換1.當廣告物料出現損壞或故障時，使用部門應及時向行政部門報告。行政部門根據物料的損壞情況，安排維修或更換。2.對于可維修的物料，行政部門聯系專業(yè)維修人員進行維修；對于無法維修或維修成本過高的物料，行政部門根據實際情況進行更換。八、廣告物料的報廢（一）報廢條件1.廣告物料因使用年限到期、損壞嚴重無法修復、失去使用價值等原因，可申請報廢。2.因公司宣傳策略調整、活動結束等原因不再使用的廣告物料，也可申請報廢。（二）報廢申請1.使用部門或行政部門填寫《廣告物料報廢申請表》，詳細說明報廢物料的名稱、規(guī)格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核報廢申請的合理性，如申請合理，簽字后報公司分管領導審批。（三）報廢處理1.經審批通過的報廢申請，行政部門組織相關人員對報廢物料進行清理和處置。報廢物料可采取變賣、捐贈、回收等方式進行處理，但應確保處置過程符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.行政部門對報廢物料的處置情況進行記錄，填寫《廣告物料報廢處置登記表》，包括處置時間、處置方式、處置收入等信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對廣告物料的管理情況進行監(jiān)督檢查，包括物料的需求計劃、制作、采購、發(fā)放、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取現場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，對于發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立廣告物料管理考核評價機制，對各部門在廣告物料管理工作中的表現進行考核評價。考核指標包括物料需求合理性、制作質量、采購成本控制、發(fā)放及時性、使用