談話記錄資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司談話記錄資料的規(guī)范化管理，確保談話記錄資料的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮談話記錄資料在公司管理、決策、溝通等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)談話記錄資料的管理，包括但不限于員工入職談話、離職談話、績(jī)效面談、違紀(jì)談話、培訓(xùn)交流談話、工作溝通談話等涉及公司與員工、員工與員工之間交流溝通形成的談話記錄。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：談話記錄應(yīng)如實(shí)反映談話內(nèi)容，不得歪曲、篡改。2.完整性原則：涵蓋談話的全過(guò)程，包括談話時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談話主題、具體內(nèi)容及結(jié)論等關(guān)鍵要素。3.保密性原則：對(duì)談話記錄中涉及的敏感信息、個(gè)人隱私等予以嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范歸檔原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)，便于查詢和使用。二、談話記錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.談話雙方信息：記錄談話人的姓名、部門(mén)、職位，被談話人的姓名、部門(mén)、職位。2.談話時(shí)間：精確到年、月、日、時(shí)、分。3.談話地點(diǎn)：詳細(xì)記錄談話發(fā)生的具體地點(diǎn)，如會(huì)議室名稱(chēng)、辦公室房間號(hào)等。（二）談話主題明確闡述本次談話的核心議題，例如員工績(jī)效評(píng)估、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作問(wèn)題反饋等。（三）談話內(nèi)容1.談話過(guò)程：詳細(xì)記錄談話雙方的發(fā)言內(nèi)容，盡量采用原話記錄，客觀呈現(xiàn)談話的交流過(guò)程。對(duì)于重要觀點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、事件細(xì)節(jié)等要重點(diǎn)突出。2.提問(wèn)與回答：清晰記錄提問(wèn)的問(wèn)題以及對(duì)應(yīng)的回答內(nèi)容，確保邏輯連貫。3.討論與協(xié)商：若談話過(guò)程中有討論、協(xié)商的環(huán)節(jié)，記錄各方的觀點(diǎn)、論據(jù)以及達(dá)成的初步共識(shí)或分歧點(diǎn)。（四）結(jié)論或結(jié)果1.明確談話的結(jié)論：如績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃、工作安排調(diào)整、問(wèn)題解決方案等。2.記錄雙方簽字確認(rèn)情況：談話結(jié)束后，雙方應(yīng)在談話記錄上簽字，以確認(rèn)記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。如存在特殊情況無(wú)法當(dāng)場(chǎng)簽字，需注明原因及后續(xù)簽字時(shí)間。三、談話記錄的生成與記錄（一）記錄人員1.談話記錄一般由談話發(fā)起方指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通理解能力，熟悉公司的業(yè)務(wù)和流程。2.在某些情況下，如涉及多方參與的重要談話，可安排專(zhuān)門(mén)的會(huì)議記錄員進(jìn)行記錄。記錄員應(yīng)在談話前了解談話主題和大致流程，以便更準(zhǔn)確地記錄談話內(nèi)容。（二）記錄方式1.現(xiàn)場(chǎng)記錄：記錄人員應(yīng)在談話現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，確保記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，紙質(zhì)記錄應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的筆記本，字跡清晰、工整；電子記錄可使用電子文檔、即時(shí)通訊工具的聊天記錄等形式，但需保證記錄內(nèi)容的可追溯性和完整性。2.錄音或錄像輔助（特殊情況）：對(duì)于一些重要的、需要留存完整聲音或影像資料的談話，經(jīng)談話雙方同意后，可采用錄音或錄像的方式進(jìn)行輔助記錄。錄音或錄像設(shè)備應(yīng)提前調(diào)試好，確保記錄效果清晰可辨。記錄完成后，應(yīng)將錄音或錄像資料按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，并與談話記錄文本相互對(duì)應(yīng)。（三）記錄要點(diǎn)1.簡(jiǎn)潔明了：記錄內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確地反映談話的核心內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)、復(fù)雜的表述。抓住關(guān)鍵信息，突出重點(diǎn)觀點(diǎn)和重要決策。2.客觀公正：記錄人員應(yīng)保持客觀中立的態(tài)度，不加入個(gè)人主觀意見(jiàn)和評(píng)價(jià)，如實(shí)記錄談話雙方的發(fā)言。3.及時(shí)整理：談話結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)談話記錄進(jìn)行整理和核對(duì)，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。對(duì)于存在疑問(wèn)或不清晰的地方，應(yīng)及時(shí)與談話雙方溝通確認(rèn)。四、談話記錄資料的整理與分類(lèi)（一）整理流程1.初步整理：記錄人員在談話結(jié)束后，應(yīng)立即對(duì)原始記錄進(jìn)行初步整理，檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，補(bǔ)充遺漏的信息。2.內(nèi)容審核：整理后的談話記錄需提交給談話發(fā)起方或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)記錄內(nèi)容與談話實(shí)際情況是否相符，對(duì)存在的問(wèn)題提出修改意見(jiàn)。3.最終定稿：根據(jù)審核意見(jiàn)，記錄人員對(duì)談話記錄進(jìn)行修改完善，形成最終定稿。最終定稿的談話記錄應(yīng)清晰、規(guī)范，符合公司文檔管理的要求。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按談話類(lèi)型分類(lèi)入職談話記錄：包括新員工入職時(shí)與人力資源部門(mén)、部門(mén)負(fù)責(zé)人等進(jìn)行的關(guān)于公司基本情況、崗位職責(zé)、職業(yè)發(fā)展等方面的談話記錄。離職談話記錄：記錄員工離職時(shí)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行的離職原因溝通、工作交接情況、對(duì)公司的意見(jiàn)建議等內(nèi)容的談話記錄。績(jī)效面談?dòng)涗洠簢@員工績(jī)效評(píng)估結(jié)果展開(kāi)的談話記錄，包括績(jī)效表現(xiàn)分析、改進(jìn)計(jì)劃制定等方面的內(nèi)容。違紀(jì)談話記錄：針對(duì)員工違反公司紀(jì)律或規(guī)章制度進(jìn)行的談話記錄，包括違紀(jì)事實(shí)調(diào)查、處理意見(jiàn)告知等內(nèi)容。培訓(xùn)交流談話記錄：在培訓(xùn)過(guò)程中或培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)師與學(xué)員、學(xué)員之間進(jìn)行的關(guān)于培訓(xùn)內(nèi)容、學(xué)習(xí)心得、培訓(xùn)效果反饋等方面的談話記錄。工作溝通談話記錄：涉及公司內(nèi)部工作安排、項(xiàng)目進(jìn)展、問(wèn)題協(xié)調(diào)等日常工作溝通的談話記錄。2.按部門(mén)分類(lèi)：按照公司的組織架構(gòu)，將談話記錄資料歸屬于相應(yīng)的部門(mén)。例如，人力資源部門(mén)的談話記錄歸為人力資源類(lèi)，財(cái)務(wù)部門(mén)的談話記錄歸為財(cái)務(wù)類(lèi)等。這樣便于各部門(mén)對(duì)本部門(mén)相關(guān)的談話記錄進(jìn)行管理和查閱。3.按時(shí)間順序分類(lèi)：以談話時(shí)間為依據(jù)，對(duì)談話記錄進(jìn)行排序。這種分類(lèi)方式有助于清晰地呈現(xiàn)公司在不同時(shí)間段內(nèi)的談話情況，方便進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢和分析。（三）編號(hào)規(guī)則為便于談話記錄資料的管理和查詢，應(yīng)對(duì)每份談話記錄進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用"年份+部門(mén)代碼+談話類(lèi)型代碼+順序號(hào)"的形式。例如，2023HRRJ001，表示2023年人力資源部門(mén)的入職談話記錄，順序號(hào)為001。2.年份：取談話發(fā)生年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為"23"。3.部門(mén)代碼：根據(jù)公司各部門(mén)的名稱(chēng)和職能，制定相應(yīng)的代碼。例如，人力資源部門(mén)代碼為"HR"，財(cái)務(wù)部門(mén)代碼為"CF"等。部門(mén)代碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和識(shí)別。4.談話類(lèi)型代碼：按照談話類(lèi)型分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，為不同類(lèi)型的談話記錄設(shè)定代碼。如入職談話代碼為"RJ"，離職談話代碼為"LZ"，績(jī)效面談代碼為"Jx"等。5.順序號(hào)：按照各部門(mén)、各談話類(lèi)型的談話記錄生成順序依次編號(hào)，從001開(kāi)始，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定，確保編號(hào)的唯一性。五、談話記錄資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的談話記錄，應(yīng)打印成紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文檔應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和文件夾，按照分類(lèi)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面標(biāo)注檔案名稱(chēng)、編號(hào)、所屬部門(mén)、日期等信息。2.電子存儲(chǔ)：建立電子檔案庫(kù)，將談話記錄資料以電子文檔的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾分類(lèi)，并以清晰的文件名命名，文件名應(yīng)包含年份、部門(mén)、談話類(lèi)型、順序號(hào)等關(guān)鍵信息。同時(shí)，為便于檢索和查詢，可建立電子索引目錄或使用專(zhuān)門(mén)的文檔管理軟件進(jìn)行管理。3.備份存儲(chǔ)：為防止數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)對(duì)電子存儲(chǔ)的談話記錄資料進(jìn)行定期備份。備份方式可采用外部硬盤(pán)、光盤(pán)、云存儲(chǔ)等多種形式，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。備份周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。（二）保管期限1.短期保管：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)、僅作為臨時(shí)性參考的談話記錄，保管期限為12年。例如，某些臨時(shí)性項(xiàng)目的工作溝通談話記錄，在項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)記錄可根據(jù)實(shí)際需要保存12年，期滿后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.中期保管：涉及員工績(jī)效評(píng)估、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等與員工個(gè)人發(fā)展相關(guān)的談話記錄，保管期限為35年。這些記錄對(duì)于跟蹤員工成長(zhǎng)軌跡、評(píng)估公司人力資源管理效果具有重要參考價(jià)值，因此需要保存一定的時(shí)間。3.長(zhǎng)期保管：?jiǎn)T工入職談話記錄、離職談話記錄、違紀(jì)談話記錄等重要檔案資料，保管期限為5年以上，甚至永久保存。這些記錄涉及公司的核心人力資源信息和重要管理決策，對(duì)于維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)和合法權(quán)益具有至關(guān)重要的作用。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門(mén)：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)談話記錄資料的保管工作。檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉公司的檔案管理制度和流程。2.保管要求檔案管理人員應(yīng)確保談話記錄資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全、整潔、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和可讀性。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對(duì)查閱、借閱的人員進(jìn)行登記，記錄查閱或借閱的時(shí)間、內(nèi)容、目的等信息。確保檔案資料在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全性和保密性。按照規(guī)定的保管期限對(duì)談話記錄資料進(jìn)行定期清理和鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、資料名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。六、談話記錄資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱談話記錄資料時(shí)，需填寫(xiě)《談話記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間范圍等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，員工可到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員僅查閱與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得擅自復(fù)印、拍照或傳播談話記錄資料。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人查閱：部門(mén)負(fù)責(zé)人因管理工作需要查閱本部門(mén)員工的談話記錄資料時(shí)，可直接向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后即可查閱。部門(mén)負(fù)責(zé)人查閱談話記錄資料應(yīng)主要用于了解部門(mén)工作情況、員工動(dòng)態(tài)等，不得將資料泄露給無(wú)關(guān)人員。3.高層管理人員查閱：公司高層管理人員因決策需要查閱談話記錄資料時(shí)，需向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。高層管理人員查閱談話記錄資料應(yīng)嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，查閱后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。（二）借閱權(quán)限1.特殊情況借閱：如因工作需要確需借閱談話記錄資料的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《談話記錄借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱的原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審批流程：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)的具體情況進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的談話記錄資料，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱期限與歸還：借閱期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將借閱的談話記錄資料完整歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料無(wú)缺失、損壞等情況。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)建立談話記錄資料查閱與借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱或借閱的日期、申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、職位、查閱或借閱的資料名稱(chēng)及編號(hào)、查閱或借閱目的、審批情況、歸還時(shí)間等信息。查閱與借閱登記簿應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。七、談話記錄資料的保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)參與談話記錄資料管理和使用的人員進(jìn)行定期的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、談話記錄資料的敏感信息識(shí)別等方面。2.信息分級(jí)管理：根據(jù)談話記錄資料的內(nèi)容和性質(zhì)，對(duì)其進(jìn)行信息分級(jí)，明確不同級(jí)別信息的保密要求和訪問(wèn)權(quán)限。例如，涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、員工個(gè)人隱私等高度敏感信息，應(yīng)采取最高級(jí)別的保密措施，嚴(yán)格限制查閱和傳播范圍。3.存儲(chǔ)設(shè)備安全：對(duì)于存儲(chǔ)談話記錄資料的紙質(zhì)文檔和電子設(shè)備，應(yīng)采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能；電子設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，安裝殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全檢查。4.網(wǎng)絡(luò)傳輸安全：在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸談話記錄資料時(shí)，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全性。禁止在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸敏感的談話記錄資料，如公共無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等。（二）安全管理1.物理安全：檔案管理部門(mén)應(yīng)確保談話記錄資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的物理安全，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入存儲(chǔ)區(qū)域。對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所的門(mén)窗、消防設(shè)施等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)對(duì)電子存儲(chǔ)的談話記錄資料的數(shù)據(jù)安全管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)、修改或刪除數(shù)據(jù)。3.應(yīng)急處理：制定談話記錄資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)談話記錄資料的正常管理和使用。八、談話記錄資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.談話記錄資料已超過(guò)規(guī)定的保管期限，且經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，相關(guān)談話記錄資料不再具有實(shí)際使用意義。3.談話記錄資料涉及的事項(xiàng)已處理完畢，且后續(xù)不會(huì)再產(chǎn)生需要參考該記錄的情況。（二）銷(xiāo)毀流程1.提出申請(qǐng)：由檔案管理部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)毀條件，填寫(xiě)《談話記錄資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、數(shù)量、所屬年份、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容屬實(shí)且符合銷(xiāo)毀條件后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施談話記錄資料的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可根據(jù)資料的存儲(chǔ)形式選擇合適的方法，如紙質(zhì)文檔采用粉碎、焚燒等方式，電子文檔采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)