車票退票管理制度規定?一、總則（一）目的為規范公司員工車票退票行為，加強車票管理，合理控制退票成本，特制定本管理制度規定。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務出行所涉及的車票退票相關事宜。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家鐵路部門及相關交通運輸部門的退票規定和政策。2.合理性原則：退票行為應基于合理、必要的原因，避免隨意退票造成資源浪費。3.成本控制原則：在確保員工正常公務出行的前提下，盡量降低退票產生的費用損失。二、車票類型及退票規定概述（一）車票類型1.鐵路車票：包括高鐵票、動車票、火車票等。2.飛機票：國內航班機票、國際航班機票。3.長途汽車票等其他交通運輸票據。（二）鐵路車票退票規定1.開車前15天（不含）以上退票的，不收取退票費；票面乘車站開車時間前48小時以上的按票價5%計退票費，24小時以上、不足48小時的按票價10%計退票費，不足24小時的按票價20%計退票費。2.開車前48小時～15天期間內，改簽或變更到站至距開車15天以上的其他列車，又在距開車15天前退票的，仍核收5%的退票費。3.辦理車票改簽或"變更到站"時，新車票票價低于原車票的，退還差額，對差額部分核收退票費并執行現行退票費標準。4.上述計算的尾數以5角為單位，尾數小于2.5角的舍去、2.5角以上且小于7.5角的計為5角、7.5角以上的進為1元。（三）飛機票退票規定1.不同航空公司退票規定不同，一般分為以下幾種情況：起飛前24小時以前退票，收取票價5%10%的退票費。起飛前24小時以內至2小時以前退票，收取票價10%20%的退票費。起飛前2小時以內退票，收取票價20%50%的退票費。飛機起飛后退票，通常不予退票（特殊航空公司規定除外）。2.具體退票費標準以所購買機票的航空公司規定為準。（四）長途汽車票退票規定1.一般情況下，在開車前2小時退票，收取票價10%的退票費。2.開車前2小時內退票，收取票價20%的退票費。3.特殊線路或車型可能有不同規定，以實際購票時的約定為準。三、退票申請流程（一）提出申請1.員工因公務出行需要退票時，應提前填寫《車票退票申請表》，詳細注明退票原因、原購票信息（包括車次/航班號、出發時間、到達時間、票價等）、擬退票時間等內容。2.退票原因應清晰、合理，如行程變更、不可抗力因素等，并提供相應的證明材料（如有）。（二）部門審批1.員工將填寫完整的《車票退票申請表》提交至所在部門負責人。2.部門負責人應根據員工的退票原因及工作實際情況進行審核，判斷退票是否必要、合理。如退票原因合理且符合工作需要，部門負責人應簽署同意意見，并注明審批日期。（三）上級審批（如有需要）1.對于涉及金額較大或重要業務的車票退票申請，可能需要上級領導進一步審批。2.員工將經部門負責人審批后的申請表提交至上級領導。上級領導應從公司整體利益、業務影響等方面進行綜合考量，做出最終審批決定。審批通過后簽署意見及日期。（四）財務審核1.申請表經各級審批通過后，提交至公司財務部門。2.財務人員根據申請表中的退票信息及相關退票規定，審核退票費用的計算是否準確，并確認是否符合公司財務制度要求。如審核通過，在申請表上加蓋財務審核章并注明日期。（五）提交票務部門辦理退票1.員工持經財務審核通過的《車票退票申請表》前往公司指定的票務辦理部門（如票務代理公司或直接與鐵路/航空公司對接的部門）。2.票務辦理人員根據申請表及相關規定，及時為員工辦理車票退票手續，并在申請表上記錄退票辦理情況（包括退票成功時間、退票手續費金額等）。四、退票手續費承擔規定（一）因公司原因導致的退票1.如因公司業務安排變更、會議時間調整等公司原因，致使員工原預訂車票需要退票的，退票手續費由公司承擔。2.員工應在退票申請時提供相關證明材料（如公司出具的業務變更通知、會議時間調整文件等），經公司審核確認后，由財務部門將退票手續費支付給員工或直接與票務部門結算。（二）因員工個人原因導致的退票1.若員工因自身原因（如行程計劃變更、個人失誤等）需要退票，退票手續費由員工自行承擔。2.員工應在申請退票時明確說明個人原因，并按照公司規定流程完成退票申請及費用支付手續。（三）不可抗力因素導致的退票1.因自然災害、公共衛生事件、政府指令性活動等不可抗力因素導致員工原預訂車票無法正常出行而需要退票的，退票手續費按照相關規定執行。2.如鐵路部門、航空公司等因不可抗力因素調整退票政策，退票手續費可根據最新政策執行，原則上盡量爭取減少員工損失。在此情況下，員工應及時提供相關證明材料（如政府發布的不可抗力事件通知、新聞報道等），以便公司核實情況并進行相應處理。五、特殊情況處理（一）聯程票退票1.對于購買的聯程車票，如其中一段行程需要退票，應按照該段車票對應的退票規定辦理退票手續。2.退票后，聯程票中其他未使用的車票可能需要根據具體情況進行調整或退票，具體操作按照相關票務規定執行。例如，如果聯程票中后續車次/航班的出發時間在退票后已無法銜接，員工應及時與票務部門溝通，協商解決方案，可能需要重新購買車票或調整行程。（二）團體票退票1.公司因業務需要統一購買團體車票，如因特殊原因需要退票，應提前與鐵路部門或相關票務機構聯系，了解團體票退票的具體要求和流程。2.通常情況下，團體票退票可能需要提供團體購票證明、退票原因說明等材料，并按照規定的時間和方式辦理退票手續。退票手續費的承擔根據具體退票原因及協商結果確定，如因公司原因導致退票，手續費由公司承擔；因其他原因退票，按照相應規定執行。（三）誤購車票退票1.員工如因疏忽或其他原因誤購車票，應在發現后盡快申請退票。退票手續按照正常流程辦理，退票手續費由員工自行承擔。2.為避免誤購車票情況的發生，員工在購票前應仔細核對出行信息，確保車次/航班號、出發時間、到達時間等準確無誤。如因公司安排的出行信息變更導致員工誤購車票，應及時與公司相關部門溝通協調，在符合退票規定的前提下，盡量減少退票損失。六、退票信息記錄與存檔（一）建立退票臺賬1.公司票務辦理部門應建立詳細的車票退票臺賬，對每一筆退票業務進行記錄。2.臺賬內容應包括退票日期、員工姓名、部門、原購票信息、退票原因、退票手續費金額、退票辦理情況等。（二）電子檔案存檔1.將《車票退票申請表》及相關證明材料（如有）進行電子掃描存檔，確保資料的完整性和可追溯性。2.電子檔案應按照年份、月份進行分類存儲，便于查詢和管理。同時，應定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。（三）定期核對與統計分析1.財務部門應定期與票務辦理部門核對退票臺賬信息，確保賬目一致。2.公司可根據退票臺賬數據進行統計分析，如退票原因分布、退票手續費支出情況等，以便發現問題，總結經驗教訓，優化車票預訂和退票管理工作。例如，通過分析退票原因，發現因行程計劃變更導致的退票占比較高，公司可加強對員工行程計劃管理的培訓或優化業務流程，減少不必要的行程變更。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司審計部門應定期對車票退票業務進行審計檢查，核實退票申請流程是否合規、退票手續費承擔是否合理、退票信息記錄是否完整準確等。2.審計人員可通過查閱《車票退票申請表》、退票臺賬、電子檔案等資料，與相關人員進行訪談等方式進行審計檢查。如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）票務部門自查1.公司票務辦理部門應定期對自身的退票業務操作進行自查，確保退票工作符合規定要求。2.自查內容包括退票申請受理的及時性、準確性，退票手續辦理的合規性，退票信息記錄的完整性等。對自查中發現的問題，應及時進行整改，不斷提高退票業務辦理水平。（三）違規處理1.對于違反本車票退票管理制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理。2.如員工故意隱瞞退票原因、虛報退票信息騙取公司退票手續費報銷的，一經查實，除追回已報銷的退票手續費外，公司將按照公司相關規定給予警告、罰款、辭退等處理；涉及違法違規行為的，將依法追究法律責任。3.對于票務辦理部門工作人員在退票業務辦理過程中存在的違規操作，如未按規定辦理退票手續、私自截留退票款項等，公司將責令其立即改正