行政后勤相關管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政后勤管理，規范行政后勤工作流程，提高行政后勤服務質量和工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及行政后勤相關工作的管理。（三）基本原則1.服務原則：以服務公司員工和業務發展為宗旨，提供高效、優質的行政后勤保障。2.規范原則：各項工作流程和操作標準應明確、規范，確保工作的一致性和準確性。3.節約原則：合理利用公司資源，降低行政后勤成本，杜絕浪費。4.效率原則：優化工作流程，提高工作效率，及時響應和解決各類問題。二、辦公環境管理（一）辦公區域規劃1.根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區域應保持整潔、明亮、通風良好，為員工創造舒適的工作環境。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、電話、文件柜等辦公設施。2.定期對辦公設施進行檢查和維護，確保其正常使用。如有損壞，應及時維修或更換。（三）環境衛生管理1.制定辦公區域環境衛生標準，明確清潔責任區域和清潔頻次。2.員工應保持個人辦公區域的整潔，不得隨意丟棄垃圾。公共區域由專人負責定期清潔，包括地面、桌面、門窗、衛生間等。3.公司定期組織環境衛生檢查，對不符合標準的區域和個人進行督促整改。（四）安全管理1.加強辦公區域的安全防范，設置必要的安全警示標識。2.配備消防器材，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。員工應熟悉消防器材的使用方法。3.加強對電氣設備、網絡設備等的安全管理，定期進行檢查，防止發生安全事故。4.嚴禁在辦公區域內吸煙、使用明火，嚴禁私拉亂接電線。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.各部門根據實際工作需要，定期編制辦公用品需求計劃，報行政部門匯總。2.行政部門根據需求計劃，統一采購辦公用品。采購應遵循公開、公平、公正的原則，選擇質量可靠、價格合理的供應商。3.采購的辦公用品應進行驗收，確保數量、質量符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續。（二）辦公用品的發放1.行政部門建立辦公用品發放臺賬，記錄辦公用品的領用情況。2.員工根據工作需要，到行政部門領取辦公用品。領取時，應填寫領用申請表，經部門負責人簽字后，到行政部門領取。3.行政部門按照規定的標準發放辦公用品，不得超發或濫發。對于貴重辦公用品，應實行限量領用，并做好登記。（三）辦公用品的使用與節約1.員工應合理使用辦公用品，避免浪費。如發現辦公用品損壞或丟失，應及時報告行政部門。2.鼓勵員工節約使用辦公用品，如雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理設置空調溫度，節約用電等。（四）辦公用品的盤點1.行政部門定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。2.盤點結果應形成報告，對盤盈、盤虧情況進行分析，并提出處理意見。四、會議管理（一）會議分類1.公司級會議：包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，由公司高層領導主持，各部門負責人參加。2.部門級會議：由各部門自行組織召開，傳達公司會議精神，安排部門工作。3.專題會議：針對特定問題或事項召開的會議，如項目研討會、技術交流會等。（二）會議組織1.會議主辦部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并通知相關人員。2.會議組織部門應做好會議的準備工作，包括會議資料的準備、會議場地的布置、音響設備的調試等。3.會議期間，應安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。（三）會議紀律1.參會人員應提前到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主辦部門請假。2.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態，不得隨意走動、交頭接耳，保持會議秩序。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間做與會議無關的事情。（四）會議決議的執行與跟蹤1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議記錄，并將會議決議傳達給相關部門和人員。2.相關部門和人員應按照會議決議認真執行，并及時反饋執行情況。會議組織部門應定期對會議決議的執行情況進行跟蹤和檢查，確保決議事項得到有效落實。五、車輛管理（一）車輛配置1.根據公司業務需要，合理配置車輛，包括轎車、商務車、貨車等。2.車輛應定期進行保養和維護，確保其性能良好，安全可靠。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛，應提前填寫用車申請表，經部門負責人簽字后，交行政部門安排車輛。2.行政部門根據用車申請情況，合理安排車輛，并通知駕駛員。駕駛員應按照通知要求準時出車。3.車輛使用過程中，駕駛員應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。不得將車輛轉借他人使用，不得利用車輛從事與工作無關的事情。（三）車輛維修與保養1.車輛出現故障或需要保養時，駕駛員應及時報告行政部門。行政部門安排車輛到指定的維修廠進行維修或保養。2.維修廠應提供維修清單和發票，行政部門審核后辦理報銷手續。維修費用應嚴格控制在預算范圍內。（四）車輛油耗管理1.行政部門建立車輛油耗臺賬，記錄車輛的加油情況。2.駕駛員應按照規定的油耗標準使用車輛，不得浪費燃油。如發現油耗異常，應及時查找原因并報告行政部門。（五）車輛保險與年檢1.行政部門負責辦理車輛的保險手續，確保車輛保險處于有效期內。2.車輛應按照規定的時間進行年檢，行政部門提前安排車輛年檢工作，確保車輛合法上路行駛。六、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、規章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結等。2.人事檔案：包括員工個人簡歷、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。3.業務檔案：包括項目文檔、合同協議、技術資料、市場調研等。（二）檔案收集與整理1.各部門應指定專人負責檔案的收集和整理工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄。（三）檔案保管1.公司設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設備。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。對損壞或變質的檔案，應及時進行修復或處理。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人簽字后，到檔案室辦理借閱手續。2.檔案管理人員應按照規定的借閱期限和借閱范圍提供檔案，并做好借閱登記。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、丟失。3.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還檔案。如需續借，應重新辦理借閱手續。（五）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，經相關部門負責人審核后，報公司領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章保管1.公司指定專人負責印章的保管，印章保管人員應具備責任心強、保密意識高的條件。2.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置密碼或鑰匙。印章保管人員不得將印章交由他人代管。（三）印章使用1.使用印章應填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經相關領導簽字批準后，方可使用印章。2.印章保管人員應按照批準的申請表內容使用印章，不得擅自更改使用內容。使用印章時，應在印章使用登記簿上進行登記，注明使用時間、使用人、使用事由等。3.嚴禁在空白紙張、合同、協議等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要提前蓋章，應經公司領導批準，并做好登記和跟蹤管理。（四）印章停用與銷毀1.因公司機構調整、名稱變更等原因，需要停用印章時，印章保管人員應及時將印章交回行政部門。2.行政部門對停用的印章進行清理和核對，確認無誤后，填寫印章銷毀申請表，經公司領導批準后，進行銷毀。銷毀印章時，應指定專人負責監銷，確保印章銷毀徹底。八、證照管理（一）證照種類公司證照包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等。（二）證照保管1.公司指定專人負責證照的保管，證照保管人員應妥善保管證照，確保其安全和完整。2.證照應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置密碼或鑰匙。證照保管人員不得將證照交由他人代管。（三）證照使用1.使用證照應填寫證照使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經相關領導簽字批準后，方可使用證照。2.證照保管人員應按照批準的申請表內容提供證照，并做好登記。使用證照時，應確保證照的安全，不得損壞、丟失。3.使用完畢后，證照保管人員應及時收回證照，并進行核對和檢查，確保證照歸還時完好無損。（四）證照年檢與換證1.行政部門應及時關注證照的年檢和換證時間