進(jìn)廠原料退貨管理制度?總則1.目的為了規(guī)范進(jìn)廠原料退貨的管理流程，確保退貨過程的高效、準(zhǔn)確、有序進(jìn)行，保障公司利益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有進(jìn)廠原料的退貨管理，包括但不限于原材料、輔助材料、包裝材料等。3.基本原則合法性原則：退貨行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。合理性原則：退貨原因應(yīng)合理、正當(dāng)，確保退貨操作是基于質(zhì)量問題、規(guī)格不符、供應(yīng)商失誤等客觀因素。及時性原則：對于需要退貨的原料，應(yīng)及時處理，避免因拖延導(dǎo)致問題擴(kuò)大或增加不必要的成本。責(zé)任明確原則：明確退貨過程中各部門及人員的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)退貨事宜，包括發(fā)出退貨通知、協(xié)商退貨方式、運(yùn)輸安排等。跟蹤退貨進(jìn)度，確保退貨順利進(jìn)行。對因采購失誤導(dǎo)致的退貨承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對退貨原料進(jìn)行質(zhì)量檢驗和判定，確定是否符合退貨條件。提供質(zhì)量檢驗報告，作為退貨的依據(jù)之一。對因質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.倉庫管理部門負(fù)責(zé)接收退貨原料，核對數(shù)量、規(guī)格等信息，并進(jìn)行妥善保管。配合采購部門和質(zhì)量部門完成退貨相關(guān)工作，如提供庫存記錄等。對退貨原料的存儲安全負(fù)責(zé)。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核退貨相關(guān)的費(fèi)用結(jié)算，如采購成本的沖減、運(yùn)輸費(fèi)用的核算等。確保退貨財務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對退貨涉及的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控。退貨原因及標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量問題經(jīng)質(zhì)量部門檢驗，原料存在嚴(yán)重質(zhì)量缺陷，如原材料的純度不達(dá)標(biāo)、產(chǎn)品性能不符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等，影響公司正常生產(chǎn)使用的，應(yīng)予以退貨。質(zhì)量問題包括但不限于外觀瑕疵、物理性能不合格、化學(xué)指標(biāo)超標(biāo)、微生物污染等。2.規(guī)格不符實(shí)際到貨的原料規(guī)格與采購合同約定的規(guī)格不一致，如尺寸、型號、包裝規(guī)格等，導(dǎo)致無法正常使用的，可辦理退貨。3.數(shù)量短缺到貨數(shù)量少于采購合同約定的數(shù)量，經(jīng)倉庫管理部門核實(shí)后，短缺部分可協(xié)商退貨。4.交付延遲供應(yīng)商未按照采購合同約定的時間交付原料，且延遲時間過長，影響公司生產(chǎn)計劃的，可考慮退貨。但需評估退貨對公司生產(chǎn)的影響及后續(xù)供應(yīng)安排。5.其他原因因不可抗力因素導(dǎo)致原料無法正常使用或不符合公司要求的，可協(xié)商退貨。雙方協(xié)商一致同意退貨的其他合理原因。退貨流程1.發(fā)現(xiàn)問題倉庫管理部門在接收原料時，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、規(guī)格不符等問題，應(yīng)及時通知采購部門，并做好記錄。質(zhì)量部門在檢驗過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)立即出具質(zhì)量檢驗報告，并通知采購部門和倉庫管理部門。2.提出退貨申請采購部門根據(jù)倉庫管理部門或質(zhì)量部門反饋的問題，確認(rèn)符合退貨條件后，填寫《進(jìn)廠原料退貨申請表》，詳細(xì)說明退貨原因、原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。《進(jìn)廠原料退貨申請表》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至質(zhì)量部門進(jìn)行復(fù)核。3.質(zhì)量部門復(fù)核質(zhì)量部門收到《進(jìn)廠原料退貨申請表》后，對退貨原因及質(zhì)量情況進(jìn)行再次核實(shí)。如復(fù)核通過，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽字確認(rèn)；如復(fù)核不通過，應(yīng)說明理由，采購部門需重新評估退貨申請。4.審批流程《進(jìn)廠原料退貨申請表》經(jīng)質(zhì)量部門復(fù)核通過后，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批流程一般為采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大退貨事項，可能需總經(jīng)理審批。5.通知供應(yīng)商采購部門根據(jù)審批通過的《進(jìn)廠原料退貨申請表》，及時向供應(yīng)商發(fā)出退貨通知。退貨通知應(yīng)明確退貨原因、退貨數(shù)量、退貨時間、退貨地點(diǎn)等信息。退貨通知可通過郵件、傳真、書面函件等方式發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。6.協(xié)商退貨方式及運(yùn)輸安排采購部門與供應(yīng)商就退貨方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)等問題進(jìn)行協(xié)商。退貨方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇供應(yīng)商自提、委托第三方物流運(yùn)輸?shù)取Ｃ鞔_運(yùn)輸過程中的責(zé)任劃分，如運(yùn)輸過程中的損壞、丟失等問題由哪一方負(fù)責(zé)。協(xié)商一致后，雙方簽訂退貨協(xié)議（如有需要），確保退貨過程的順利進(jìn)行。7.倉庫發(fā)貨倉庫管理部門根據(jù)退貨協(xié)議及相關(guān)通知，準(zhǔn)備好退貨原料。在發(fā)貨前，再次核對退貨原料的數(shù)量、規(guī)格等信息，確保與退貨申請表一致。辦理退貨原料的出庫手續(xù)，填寫出庫單，并將退貨原料交付給運(yùn)輸方（供應(yīng)商自提的，交付給供應(yīng)商指定人員）。8.退貨跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤退貨進(jìn)度，及時了解原料是否已安全送達(dá)供應(yīng)商。如在退貨過程中出現(xiàn)問題，如運(yùn)輸延誤、貨物損壞等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施解決問題。9.財務(wù)結(jié)算倉庫管理部門將退貨相關(guān)的出庫單等資料傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)采購合同及退貨情況，對采購成本進(jìn)行沖減，并核算運(yùn)輸費(fèi)用等相關(guān)支出。與供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，確保財務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。退貨記錄與檔案管理1.退貨記錄采購部門應(yīng)建立《進(jìn)廠原料退貨臺賬》，詳細(xì)記錄每一筆退貨的相關(guān)信息，包括退貨日期、退貨原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、退貨原因、供應(yīng)商名稱、處理結(jié)果等。《進(jìn)廠原料退貨臺賬》應(yīng)定期更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理對進(jìn)廠原料退貨過程中涉及的各類文件和資料進(jìn)行歸檔管理，包括退貨申請表、質(zhì)量檢驗報告、退貨通知、退貨協(xié)議、出庫單、運(yùn)輸憑證等。檔案保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[X]年，以便日后查閱和追溯。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對進(jìn)廠原料退貨管理情況進(jìn)行審計，檢查退貨流程是否合規(guī)、責(zé)任是否落實(shí)、財務(wù)處理是否準(zhǔn)確等。質(zhì)量部門對退貨原料的質(zhì)量判定結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，確保判定的公正性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商考核將供應(yīng)商的退貨情況納入供應(yīng)商考核體系。對于頻繁出現(xiàn)退貨問題、退貨原因主要?dú)w咎于供應(yīng)商自身的，采取相應(yīng)的考核