部門信息共享管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司內部部門之間的信息共享行為，提高工作效率，促進各部門之間的協作與溝通，確保公司信息資源的有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間的信息共享活動，包括但不限于文件、數據、報告、經驗分享等各類信息的傳遞與交流。（三）基本原則1.合法性原則：信息共享活動必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.準確性原則：共享的信息應確保真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息的傳播。3.及時性原則：信息應在規定的時間內進行共享，以滿足工作需求，避免因信息滯后影響工作進展。4.保密性原則：對于涉及公司機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息不被泄露。5.適度共享原則：根據工作需要，合理確定信息共享的范圍和對象，避免過度共享造成信息泛濫或信息安全風險。二、信息共享的內容與范圍（一）共享內容1.工作文件：包括各類規章制度、業務流程文件、會議紀要、通知公告等，有助于各部門了解公司政策、工作要求及工作進展情況。2.業務數據：如銷售數據、財務數據、生產數據、客戶信息等，用于支持各部門的決策制定、業務分析及協同工作。3.項目文檔：涵蓋項目計劃、項目報告、項目成果等，方便各部門之間對項目進展進行跟蹤與協作，避免信息孤島。4.經驗教訓：各部門在工作中積累的成功經驗、失敗教訓及最佳實踐案例，通過共享可促進知識傳承與團隊整體能力提升。5.其他信息：與公司業務相關的行業動態、市場信息、技術資料等，為公司戰略決策及業務拓展提供參考依據。（二）共享范圍1.公司內部通用信息：如公司組織架構、人員信息、規章制度等，面向全體部門開放共享。2.部門專項信息：由各部門根據工作需要確定共享范圍，如市場部門的市場調研報告可共享給銷售部門、產品部門等相關部門。3.跨部門項目信息：針對特定的跨部門項目，參與項目的各部門之間進行信息共享，確保項目順利推進。三、信息共享的方式與渠道（一）共享方式1.電子文檔共享：通過公司內部的文件共享平臺（如SharePoint、企業網盤等）上傳和下載各類電子文檔，實現信息的快速傳遞與共享。2.郵件溝通：重要信息可通過郵件發送給相關部門及人員，并在郵件主題和正文中明確信息共享的目的、內容及接收范圍。3.即時通訊工具：利用公司內部的即時通訊軟件（如企業微信、釘釘等）進行實時溝通與信息共享，方便快捷地解決工作中遇到的問題。4.會議交流：定期召開跨部門會議、項目協調會等，在會議上進行信息匯報與交流，促進各部門之間的溝通與協作。5.信息系統集成：通過公司內部的業務信息系統，實現不同部門之間的數據實時交互與共享，提高工作效率和數據準確性。（二）共享渠道1.部門內部共享群：各部門可建立內部共享群，用于部門成員之間的信息交流與共享，同時便于接收和傳達公司層面的相關信息。2.跨部門協作群：對于跨部門項目或需要多個部門協同工作的事項，可建立專門的跨部門協作群，集中共享項目相關信息，確保溝通順暢。3.公司信息發布平臺：公司設立專門的信息發布平臺，如公司內部網站、公告欄等，發布公司重要政策、通知、新聞等通用信息，方便全體員工查閱。四、信息共享的流程與規范（一）信息發布流程1.信息整理：信息提供者對擬共享的信息進行整理，確保信息內容準確、完整、清晰。2.信息審核：對于涉及重要事項、敏感信息或需廣泛傳播的信息，應提交相關負責人進行審核，審核通過后方可發布。3.選擇共享方式與渠道：根據信息的性質、共享范圍及緊急程度，選擇合適的共享方式與渠道進行發布。4.信息發布：按照選定的方式與渠道進行信息發布，并確保接收對象能夠及時獲取到共享信息。5.記錄與存檔：對信息發布的過程進行記錄，包括信息內容、發布時間、發布方式、接收對象等，并存檔以備查閱。（二）信息獲取流程1.關注共享渠道：接收對象應定期關注公司規定的信息共享渠道，如文件共享平臺、郵件、即時通訊工具等，及時獲取共享信息。2.信息查閱：根據自身工作需要，在相應的共享渠道中查閱所需信息，并確保對信息的理解準確無誤。3.反饋與溝通：如對共享信息有疑問或需要進一步了解相關情況，接收對象應及時與信息提供者或相關負責人進行溝通反饋，確保信息傳遞的準確性和有效性。（三）信息更新與維護流程1.定期檢查：信息提供者應定期對共享信息進行檢查，確保信息的時效性和準確性，如有更新應及時進行處理。2.信息更新：根據工作進展和實際情況，對共享信息進行修改、補充或刪除等操作，并重新按照信息發布流程進行發布。3.通知相關人員：對于因信息更新可能影響到的接收對象，應及時通過合適的方式進行通知，確保其了解信息的變化情況。五、信息安全管理（一）用戶權限管理1.根據員工的工作職責和崗位需求，設定不同的信息訪問權限，確保員工只能訪問與其工作相關的信息。2.定期對員工的信息訪問權限進行審核和調整，確保權限設置的合理性和有效性。（二）數據加密1.對于重要的共享信息，應采用加密技術進行存儲和傳輸，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。2.對涉及公司機密、商業秘密等敏感信息的共享，應采取更嚴格的加密措施，并限制訪問權限。（三）安全審計與監控1.建立信息安全審計機制，對信息共享活動進行定期審計，檢查信息共享行為是否符合公司規定和安全要求。2.利用技術手段對信息共享渠道進行監控，及時發現和處理異常情況，如非法訪問、數據泄露等安全事件。（四）員工信息安全培訓1.定期組織員工參加信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和技能，使其了解信息共享過程中的安全風險及防范措施。2.在新員工入職時，進行信息安全方面的培訓，確保其熟悉公司信息安全管理制度和信息共享規范。六、信息共享的監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的信息共享管理小組，負責對各部門的信息共享工作進行監督和指導，確保信息共享活動的規范開展。2.信息共享管理小組定期對公司內部的信息共享情況進行檢查，包括信息發布的及時性、準確性、完整性，共享渠道的暢通性等方面，并形成檢查報告。（二）考核指標1.信息發布及時性：考核信息提供者是否按照規定的時間及時發布共享信息，避免因信息滯后影響工作進展。2.信息準確性：評估共享信息的內容是否真實、準確、完整，減少因信息錯誤導致的工作失誤。3.共享范圍合理性：檢查信息共享范圍的確定是否符合工作需要，既不過度共享也不遺漏關鍵信息。4.溝通協作效果：通過跨部門項目的推進情況、工作協同效率等方面，考核信息共享對部門之間溝通協作的促進效果。（三）考核方式1.定期考核：每季度對各部門的信息共享工作進行一次全面考核，根據考核指標進行評分，并將考核結果進行公示。2.不定期抽查：信息共享管理小組不定期對各部門的信息共享情況進行抽查，及時發現問題并督促整改。（四）考核結果應用1.將考核結果與部門績效掛鉤，對信息共享工作表現優秀的部門給予適當的獎勵，如績效加分、榮譽表彰等。2.對于考核結果不達標的部門，要求其分析原因并制定整改措施，限期改進。