行政用車報銷管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政用車管理，規范用車費用報銷流程，提高車輛使用效率，節約費用開支，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務使用公司行政車輛所產生的費用報銷。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保用車費用報銷合法合規。2.真實性原則：報銷憑證必須真實、有效，如實反映用車實際情況。3.合理性原則：根據工作實際需要合理安排車輛使用，避免不必要的開支。4.審批流程規范原則：明確各環節審批權限和流程，確保費用報銷準確、及時。二、車輛使用管理（一）車輛調度1.設立專門的車輛調度崗位或由行政部門指定專人負責車輛調度工作。2.根據員工公務出行需求，結合車輛使用狀況，合理安排車輛調度。優先保障重要公務、緊急任務用車。3.員工如需使用車輛，應提前[x]小時向車輛調度人員提出申請，填寫《行政用車申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息。4.車輛調度人員接到申請后，應根據車輛狀況和工作安排，及時調配車輛，并回復申請人。如因特殊情況無法安排車輛，應向申請人說明原因。（二）車輛使用登記1.駕駛員每次出車前，應檢查車輛狀況，包括車輛外觀、內飾、輪胎、剎車、油液等，確保車輛處于良好運行狀態，并填寫《車輛使用登記表》。2.在出車過程中，駕駛員應嚴格按照批準的路線行駛，不得擅自改變行程。如需臨時變更路線或目的地，應及時向車輛調度人員報告并征得同意。3.車輛返回公司后，駕駛員應再次檢查車輛，并將車輛停放至指定位置。同時，在《車輛使用登記表》上記錄實際行駛里程、用車結束時間等信息。（三）車輛維護與保養1.行政部門負責制定車輛維護保養計劃，定期對車輛進行維護保養，確保車輛性能良好。2.駕駛員應做好車輛日常維護工作，如清潔車輛、檢查車輛各項性能指標等。發現車輛故障或異常情況時，應及時報告行政部門，并送指定維修廠進行維修。3.維修廠應具備相應的資質和良好的信譽，維修費用應合理、透明。維修前，駕駛員應填寫《車輛維修申請表》，注明維修項目、預計費用等，經行政部門負責人審核批準后進行維修。4.維修完成后，駕駛員應檢查維修質量，并在維修發票上簽字確認。行政部門負責對維修費用進行審核報銷。三、用車費用報銷范圍及標準（一）燃油費1.燃油費根據車輛實際行駛里程和油耗標準進行報銷。油耗標準由行政部門根據車輛型號、使用情況等因素制定，并定期進行調整。2.駕駛員應妥善保管加油發票，發票上應注明加油日期、加油站名稱、加油金額等信息。加油發票必須與《車輛使用登記表》上記錄的行駛里程相對應。3.報銷燃油費時，應提供正規的加油發票，發票抬頭應為公司全稱。如因特殊情況無法取得正規發票，需提供其他有效證明材料，并經行政部門負責人審批同意后方可報銷。（二）過路費、停車費1.過路費、停車費根據實際發生金額進行報銷。駕駛員應保留好相關票據，票據上應注明日期、地點、金額等信息。2.過路費、停車費報銷時，應按照費用發生的時間順序粘貼在報銷單上，并注明對應的出車任務。（三）車輛保險費車輛保險費由公司統一支付，不在員工個人報銷范圍內。（四）車輛維修保養費1.車輛維修保養費按照本制度"車輛維護與保養"部分的規定進行報銷。報銷時應提供維修發票、維修清單、《車輛維修申請表》等相關資料。2.維修費用應嚴格控制在預算范圍內，如因特殊情況超出預算，需經行政部門負責人審核并報公司領導批準后方可報銷。（五）其他費用1.因公務用車產生的其他合理費用，如洗車費、車輛年審費等，按照實際發生金額進行報銷。報銷時應提供相應的發票和證明材料。2.費用報銷標準如有調整，以公司最新規定為準。四、報銷流程（一）報銷申請1.駕駛員在完成出車任務后，應及時整理用車費用票據，并填寫《行政用車費用報銷單》。報銷單應詳細注明出車日期、地點、事由、費用明細等信息。2.將《行政用車費用報銷單》及相關票據一并提交給車輛調度人員進行初審。車輛調度人員應核實用車申請、車輛使用登記等情況，確保費用報銷的真實性和合理性。（二）部門審核1.車輛調度人員初審通過后，將報銷材料提交給駕駛員所在部門負責人進行審核。部門負責人應根據工作實際情況，對用車費用的必要性和合理性進行審核，并簽署審核意見。2.如部門負責人認為費用報銷存在疑問或不合理之處，應及時與駕駛員溝通核實，并要求其做出解釋或補充相關證明材料。（三）財務審核1.部門審核通過后，報銷材料流轉至財務部門。財務人員應按照公司財務制度和本制度的規定，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。2.財務審核主要包括以下內容：發票是否正規，發票內容是否與報銷事項相符。費用明細是否清晰，計算是否準確。報銷金額是否符合規定的標準。審批流程是否完整，簽字是否齊全。3.如財務審核發現問題，應及時通知報銷人進行更正或補充材料。報銷人應在規定時間內完成整改，并重新提交審核。（四）領導審批1.財務審核通過后，報銷材料提交給公司領導進行審批。領導根據公司費用控制情況和用車實際情況，對報銷金額進行最終審批。2.對于金額較大的用車費用報銷，公司領導可根據需要進行專項審批。（五）報銷支付1.經領導審批同意后的報銷申請，由財務部門按照公司財務流程進行報銷支付。報銷款項將直接支付至報銷人指定的銀行賬戶。2.如報銷人對報銷支付結果有疑問，可在規定時間內與財務部門溝通查詢。五、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對行政用車費用報銷情況進行審計檢查，重點審查報銷憑證的真實性、合法性、費用報銷標準的執行情況以及審批流程的合規性等。（二）日常監督管理1.行政部門負責對車輛使用情況進行日常監督管理，定期檢查車輛調度記錄、車輛使用登記表等，確保車輛使用規范、費用報銷合理。2.如發現駕駛員或其他相關人員存在違規用車、虛報費用等行為，行政部門應及時進行調查處理，并按照公司規定給予相應的處罰。（三）投訴舉報機制1.設立投訴舉報渠道，接受公司員工對行政用車費用報銷問題的投訴舉報。投訴舉報渠道包括但不限于電話、郵箱、意見箱等。2.對于收到的投訴舉報信息，行政部門應及時進行核實處理，并將處理結果反饋給投訴舉報人。如經查實存在違規行為，將依法依規追究相關人員的責任。六、違規處理（一）違規行為界定1.未經批準擅自使用公司車輛的。2.虛報、多報用車費用的。3.擅自改變用車路線或目的地，造成不必要費用增加的。4.因保管不善導致車輛損壞或丟失，給公司造成經濟損失的。5.其他違反本制度規定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規且情節較輕的員工，給予警告處分，并責令其退還違規報銷的費用。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，除責令退還違規費用外，還將視情節輕重給予相應的經濟處罰，如扣發績效獎金、工資等。3.對于因違規行為給公司造成經濟損失的，公司將依法追究其賠償責任。4.如違規行為