財務設備工具管理制度?總則目的為加強公司財務設備工具的管理，規(guī)范財務設備工具的采購、使用、維護、保管及報廢等流程，確保財務設備工具的安全、完整和正常使用，提高使用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的財務設備工具管理。職責分工1.財務部負責制定財務設備工具的采購計劃，審核采購申請。參與財務設備工具的驗收工作，建立財務設備工具臺賬。組織實施財務設備工具的日常維護、保養(yǎng)及盤點工作。提出財務設備工具的報廢申請，辦理報廢手續(xù)。2.行政部負責財務設備工具的采購工作，根據(jù)財務部的采購計劃進行采購招標、詢價等工作，確保采購設備工具符合公司要求。負責財務設備工具的驗收工作，檢查設備工具的數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與采購合同一致。負責財務設備工具的固定資產登記及管理工作。3.使用部門負責本部門財務設備工具的日常使用和保管，確保設備工具的正常使用。配合財務部進行財務設備工具的盤點工作，及時反饋設備工具的使用情況和存在問題。提出財務設備工具的維修、更換申請，經審批后交相關部門處理。財務設備工具的分類及標準財務設備1.電腦設備：包括臺式電腦、筆記本電腦、服務器等，用于財務數(shù)據(jù)處理、辦公軟件運行等。2.打印機設備：包括激光打印機、噴墨打印機、針式打印機等，用于打印財務報表、憑證等文件。3.復印機設備：用于復印財務文件、資料等。4.掃描儀設備：用于掃描財務文件、票據(jù)等，將紙質文件轉換為電子文件。5.保險柜設備：用于存放現(xiàn)金、重要票據(jù)、印章等財務重要物品。6.裝訂機設備：用于裝訂會計憑證、報表等文件。7.碎紙機設備：用于銷毀作廢的財務文件，防止信息泄露。財務工具1.計算器：用于財務數(shù)據(jù)的簡單計算。2.驗鈔機：用于檢驗現(xiàn)金的真?zhèn)巍?.裝訂工具：如裝訂線、裝訂夾等，用于裝訂會計憑證。4.檔案盒、文件夾：用于存放財務文件、資料等。5.票據(jù)打印機色帶、墨盒：確保票據(jù)打印機的正常使用。6.財務印章：包括財務專用章、法人章等，用于財務文件的蓋章確認。分類標準1.價值標準：單價在[x]元以上的設備工具作為固定資產管理，低于此標準的作為低值易耗品管理。2.使用年限標準：使用年限在[x]年以上的設備工具作為固定資產管理，低于此年限的作為低值易耗品管理。采購管理采購計劃1.每年末，財務部根據(jù)公司財務工作需求及現(xiàn)有財務設備工具的使用狀況，制定下一年度的財務設備工具采購計劃。采購計劃應包括設備工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內容。2.對于臨時性的采購需求，使用部門應提前填寫《財務設備工具采購申請表》，詳細說明采購原因、設備工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，經部門負責人簽字后報財務部審核。財務部根據(jù)實際情況進行審核，如確屬工作需要，報公司領導審批后列入采購計劃。采購流程1.行政部根據(jù)批準的采購計劃或采購申請表，組織采購招標、詢價等工作。選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商進行采購。2.行政部與供應商簽訂采購合同，明確采購設備工具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.采購合同簽訂后，行政部應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時交貨。4.設備工具到貨前，行政部應通知財務部、使用部門等相關人員做好驗收準備工作。驗收管理驗收準備1.財務部收到行政部的到貨通知后，組織使用部門相關人員成立驗收小組，負責財務設備工具的驗收工作。2.驗收小組應熟悉采購合同條款，明確驗收標準和要求。驗收內容1.數(shù)量驗收：核對設備工具的到貨數(shù)量是否與采購合同一致。2.規(guī)格型號驗收：檢查設備工具的規(guī)格型號是否符合采購合同要求。3.外觀驗收：查看設備工具的外觀是否有損壞、變形等情況。4.功能驗收：對設備工具的各項功能進行測試，確保其正常運行。5.資料驗收：檢查設備工具的隨機資料，如說明書、保修卡、合格證等是否齊全。驗收報告1.驗收合格后，驗收小組應填寫《財務設備工具驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、設備工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商名稱、驗收結果等內容。驗收小組成員簽字確認。2.《財務設備工具驗收報告》一式三份，財務部、行政部、使用部門各留存一份。作為財務設備工具入賬、使用和管理的依據(jù)。使用管理使用培訓1.新采購的財務設備工具到貨后，行政部應及時組織使用部門相關人員進行使用培訓。培訓內容包括設備工具的操作方法、注意事項、維護保養(yǎng)知識等。2.使用部門相關人員應認真參加培訓，掌握設備工具的正確使用方法，確保設備工具的正常使用。使用規(guī)范1.使用部門應指定專人負責財務設備工具的日常使用和保管，明確其職責和權限。2.財務設備工具的使用人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設備工具的設置和參數(shù)。3.禁止使用財務設備工具從事與工作無關的活動，如玩游戲、看視頻等。4.財務設備工具的使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設備工具出現(xiàn)故障或異常情況，應及時停止使用，并報告部門負責人和財務部。使用記錄1.使用部門應建立財務設備工具使用記錄臺賬，詳細記錄設備工具的使用時間、使用人員、使用內容等信息。2.使用記錄臺賬應定期進行核對和清理，確保記錄的準確性和完整性。維護管理日常維護1.財務設備工具的使用人員應做好設備工具的日常清潔、保養(yǎng)工作，保持設備工具的良好狀態(tài)。2.定期對財務設備工具進行檢查，如檢查電腦設備的硬件連接是否正常、打印機設備的紙張供應是否充足、復印機設備的墨粉是否需要更換等，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。3.根據(jù)設備工具的使用說明和維護要求，定期對設備工具進行維護保養(yǎng)，如給打印機設備添加潤滑油、給復印機設備清潔硒鼓等。維修管理1.財務設備工具出現(xiàn)故障或損壞時，使用部門應填寫《財務設備工具維修申請表》，詳細說明故障或損壞情況、維修要求等，經部門負責人簽字后報財務部審核。2.財務部根據(jù)維修申請表的內容，判斷故障或損壞是否屬于正常維修范圍。如屬于正常維修范圍，報公司領導審批后安排維修；如屬于人為損壞或不合理使用導致的故障或損壞，由使用部門或使用人員承擔維修費用。3.行政部負責聯(lián)系專業(yè)的維修人員進行維修工作。維修人員維修完成后，使用部門應組織驗收，確保設備工具恢復正常使用。4.維修完成后，行政部應將維修情況記錄在《財務設備工具維修記錄臺賬》中，包括維修時間、維修人員、維修內容、維修費用等信息。保管管理保管責任1.財務設備工具的保管責任落實到使用部門和使用人員。使用部門負責人對本部門財務設備工具的保管工作負責，使用人員對所使用的財務設備工具的保管負責。2.對于多人共同使用的財務設備工具，應指定專人負責保管，明確保管責任。保管要求1.財務設備工具應存放在安全、干燥、通風的場所，避免受潮、受熱、受損。2.對于保險柜等存放重要物品的設備，應安裝在安全可靠的位置，并設置必要的防護措施，如安裝監(jiān)控設備、設置密碼鎖等。3.財務設備工具應分類存放，便于查找和管理。對于固定資產設備工具，應建立固定資產卡片，詳細記錄設備工具的名稱、規(guī)格型號、購置時間、使用部門、使用人等信息。4.定期對財務設備工具進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由財務部組織，使用部門配合，每年至少進行一次全面盤點，每季度進行一次抽查盤點。借用管理1.因工作需要借用財務設備工具時，借用人員應填寫《財務設備工具借用申請表》，經部門負責人簽字后報財務部審批。2.財務部根據(jù)借用申請表的內容進行審批，如確屬工作需要，批準借用，并規(guī)定借用期限。3.借用人員應在借用期限內歸還借用的財務設備工具，歸還時應確保設備工具完好無損。如出現(xiàn)損壞或丟失情況，借用人員應照價賠償。4.借用期間，借用人員應負責借用設備工具的保管和使用，按照操作規(guī)程進行操作，不得轉借他人。報廢管理報廢條件1.財務設備工具已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.因技術進步、產品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰的財務設備工具。3.因自然災害、意外事故等原因，導致財務設備工具損壞無法修復的。報廢申請1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)財務設備工具符合報廢條件時，應填寫《財務設備工具報廢申請表》，詳細說明報廢原因、設備工具名稱、規(guī)格型號、購置時間、使用年限等內容，經部門負責人簽字后報財務部審核。2.財務部對報廢申請表進行審核，核實設備工具的使用情況、折舊情況等。如審核通過，報公司領導審批。報廢處理1.經公司領導批準報廢的財務設備工具，由行政部負責組織報廢處理工作。報廢處理方式包括出售給廢品回收公司、捐贈給相關單位等。2.報廢處理過程中，應確保財務設備工具的相關信息得到妥善處理，如刪除電腦設備中的財務數(shù)據(jù)、銷毀保險柜的密碼等，防止信息泄露。3.行政部應將報廢處理情況記錄在《財務設備工具報廢記錄臺賬》中，包括報廢時間、報廢設備工具名稱、規(guī)格型號、處理方式、處理收入等信息。4.財務部根據(jù)報廢處理情況進行賬務處理，核銷固定資產或低值易耗品賬目。盤點管理盤點計劃1.財務部應制定年度財務設備工具盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內容。2.盤點計劃應提前通知各使用部門，要求各部門做好盤點準備工作。盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃對財務設備工具進行逐一清點，核對設備工具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放地點等信息是否與臺賬記錄一致。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，應及時查明原因，并填寫《財務設備工具盤點差異表》，詳細記錄差異情況、差異原因等內容。3.盤點結束后，盤點人員應編寫《財務設備工具盤點報告》，總結盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、賬實差異情況及處理建議等內容。盤點報告經盤點人員簽字后報財務部審核。盤點結果處理1.財務部根據(jù)盤點報告的內容，對盤點結果進行分析和處理。對于賬實相符的財務設備工具，確認其管理情況良好；對于賬實不符的財務設備工具，根據(jù)差異原因進行相應的處理，如調整賬目、追究責任、補辦手續(xù)等。2.對因管理不善導致的財務設備工具丟失、損壞等情況，應追究相關人員的責任，并要求其照價賠償。3.財務部應將盤點結果及處理情況及時反饋給各使用部門，督促各部門加強財務設備工具的管理。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司建立財務設備工具管理監(jiān)督機制，定期對財務設備工具的采購、使用、維護、保管及報廢等情況進行檢查。2.財務部負責對財務設備工具管理情況進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門進行整改。3.公司審計部門定期對財務設備工具管理情況進行審計，檢查財務設備工具管理是否符合公司制度要求，是否存在違規(guī)行為。檢查內容1.財務設備工具采購計劃的執(zhí)行情況，包括采購設備工具的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等是否符合要求。2.財務設備工具的驗收情況，是否按照驗收標準進行驗收，驗收報告是否真實、準確。3.財務設備工具的使用情況，是否按照操作規(guī)程進行操作，是否存在違規(guī)使用情況。4.財務設備工具的維護保養(yǎng)情況，是否定期進行維護保養(yǎng)，維修記錄是否完整。5.財務設備工具的保管情況，是否妥善保管，賬實是否相符，是否存在丟失、損壞等情況。6.財務設備工具的報廢情況，是否按照報廢程序進行報廢處理，報廢處理是否合規(guī)。整改措施1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關部門應及時制