公務卡痕跡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司財務管理，規范公務卡使用行為，提高公務支出透明度，防范財務風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在執行公務活動中使用公務卡的管理。（三）基本原則1.嚴格規范原則公務卡的使用必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確保公務支出真實、合法、合規。2.便捷高效原則在保證合規的前提下，充分發揮公務卡的便捷支付功能，提高公務支出效率。3.痕跡管理原則對公務卡的使用進行全過程痕跡記錄，便于監督和管理。二、公務卡管理職責分工（一）財務部門1.負責公務卡的申請、辦理、注銷等工作。2.制定公務卡報銷流程和相關財務管理制度。3.審核公務卡報銷憑證，辦理報銷手續。4.定期與銀行核對公務卡交易明細，監控公務卡使用情況。（二）持卡人所在部門1.負責本部門公務卡的日常使用管理，督促持卡人及時還款。2.審核本部門公務卡報銷事項的真實性、合理性。（三）持卡人1.妥善保管公務卡及密碼，不得將公務卡轉借他人使用。2.在規定的信用額度內使用公務卡，按時還款。3.按照公司財務制度和本管理制度的規定，及時報銷公務卡消費支出。三、公務卡申請與啟用（一）申請條件1.公司正式員工，因工作需要經常發生公務支出的人員。2.具有完全民事行為能力。（二）申請流程1.持卡人填寫《公務卡申請表》，詳細注明個人基本信息、聯系方式、申請公務卡的用途等內容。2.將《公務卡申請表》提交所在部門負責人審核，部門負責人簽署意見后報財務部門。3.財務部門對申請材料進行審核，審核通過后統一向合作銀行申請辦理公務卡。（三）啟用與初始密碼設置1.公務卡由銀行直接郵寄給持卡人，持卡人收到公務卡后，應及時按照銀行要求啟用公務卡，并設置交易密碼。2.持卡人應妥善保管公務卡密碼，不得將密碼告知他人。如因密碼泄露導致的經濟損失，由持卡人自行承擔。四、公務卡使用規范（一）適用范圍1.本公司因公務活動發生的差旅費、會議費、招待費等公務支出。2.購買辦公用品、設備、耗材等公務用品支出。3.其他符合公務卡使用規定的支出。（二）使用要求1.公務卡只能用于公務活動支出，不得用于個人消費。2.持卡人在使用公務卡時，應確保交易真實、合法，不得惡意透支或套現。3.對于超過規定信用額度的公務支出，持卡人應提前向財務部門申請臨時調增信用額度。（三）報銷期限1.持卡人應在公務卡消費交易成功后的規定時間內（一般為[x]個工作日），將公務卡消費憑證及相關審批單提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將報銷材料提交財務部門。財務部門應在收到報銷材料后的[x]個工作日內完成審核，并辦理報銷手續。（四）報銷憑證要求1.持卡人應取得真實、合法、有效的原始發票及相關消費憑證，并在發票上注明公務卡消費日期、消費金額、消費內容等信息。2.發票必須加蓋發票專用章，發票內容應與公務活動內容相符。對于不符合規定的發票，財務部門不予報銷。五、公務卡報銷流程（一）報銷申請持卡人登錄公司財務管理系統，填寫公務卡報銷申請表，詳細注明公務卡消費日期、消費金額、消費內容、交易流水號等信息，并上傳公務卡消費憑證及相關審批單的電子掃描件。（二）部門審核持卡人所在部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核。審核通過后，在報銷申請表上簽署意見，并提交財務部門。（三）財務審核財務部門對報銷申請進行審核，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及報銷金額是否符合公司財務制度規定。審核通過后，生成報銷憑證，并將報銷款項支付到持卡人指定的銀行賬戶。（四）還款1.財務部門在完成公務卡報銷手續后，按照銀行規定的還款方式和還款時間，統一將報銷款項償還至公務卡賬戶。2.持卡人應及時關注公務卡還款情況，確保公務卡按時足額還款，避免產生逾期利息和不良信用記錄。六、公務卡交易明細查詢與監控（一）交易明細查詢1.持卡人可通過銀行提供的網上銀行、手機銀行等渠道，隨時查詢公務卡交易明細。2.財務部門定期從銀行獲取公務卡交易明細，與公司財務管理系統中的報銷記錄進行核對，確保交易信息一致。（二）異常交易監控1.財務部門負責對公務卡交易進行實時監控，如發現異常交易（如大額、頻繁交易，疑似套現等），應及時與持卡人聯系核實情況。2.對于發現的異常交易，財務部門有權暫停該公務卡的使用，并要求持卡人作出書面說明。如持卡人無法提供合理說明，財務部門有權拒絕報銷相關費用，并追究持卡人的責任。七、公務卡保管與掛失（一）保管要求1.持卡人應妥善保管公務卡，避免卡片遺失、損壞或被盜。如發現公務卡遺失或被盜，應立即掛失。2.公務卡遺失或被盜期間發生的非本人交易，持卡人應及時向銀行和財務部門報告，并配合調查處理。如因持卡人未及時掛失導致的經濟損失，由持卡人自行承擔。（二）掛失與補辦1.持卡人發現公務卡遺失或被盜后，應立即撥打銀行客服電話進行掛失，并在掛失后的[x]個工作日內到銀行辦理補辦手續。2.持卡人在補辦公務卡期間，可申請暫時使用備用公務卡或采用其他符合規定的支付方式進行公務支出。八、公務卡變更與注銷（一）變更1.持卡人因工作崗位變動、聯系方式變更等原因，需要變更公務卡相關信息的，應及時填寫《公務卡信息變更申請表》，提交所在部門負責人審核，審核通過后報財務部門。2.財務部門審核通過后，通知銀行辦理公務卡信息變更手續。（二）注銷1.持卡人不再使用公務卡時，應提前向所在部門負責人提出申請，經部門負責人同意后，將公務卡交回財務部門。2.財務部門核實公務卡無未結清款項后，通知銀行辦理公務卡注銷手續。九、監督與檢查（一）內部監督1.財務部門定期對公務卡使用情況進行檢查，重點檢查公務卡報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及公務卡使用是否符合規定。2.公司審計部門不定期對公務卡使用情況進行審計，對發現的問題及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。（二）外部監督接受財政、審計等部門的監督檢查，如實提供公務卡使用情況及相關資料。對監督檢查中發現的問題，及時進行整改，并按照規定進行處理。十、違規處理（一）違規行為界定1.持卡人將公務卡轉借他人使用的。2.惡意透支或套現公務卡的。3.偽造、變造公務卡消費憑證或報銷資料的。4.其他違反公務卡使用規定的行為。（二）處理措施1.對于發現的違規行為，視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于批評教育、責令退還違規報銷款項、暫停公務卡使用、扣減績效獎金