裝修公司供貨管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范裝修公司供貨管理流程，確保裝修工程所需物資的及時供應(yīng)、質(zhì)量合格、價格合理，加強對供應(yīng)商的管理與合作，保障裝修項目的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有裝修工程項目中涉及的物資采購及供應(yīng)商管理，包括但不限于建筑材料、裝飾材料、家具、電器等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：所采購的物資必須符合國家相關(guān)標準、行業(yè)規(guī)范以及裝修合同要求，確保裝修工程質(zhì)量。2.適時供應(yīng)原則：根據(jù)裝修工程進度計劃，準確安排物資供應(yīng)時間，保證物資按時、按量到達施工現(xiàn)場，避免因物資短缺或延誤影響工程進度。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、供應(yīng)商選擇與談判，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同促進業(yè)務(wù)發(fā)展，實現(xiàn)雙方利益最大化。二、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標準資質(zhì)要求：具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，具備相應(yīng)的生產(chǎn)、經(jīng)營資質(zhì)，能夠提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品。生產(chǎn)能力：具備足夠的生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)設(shè)備，能夠滿足公司裝修項目的物資供應(yīng)需求，按時交貨。產(chǎn)品質(zhì)量：提供的物資應(yīng)符合國家及行業(yè)標準，通過相關(guān)質(zhì)量認證，具有良好的質(zhì)量信譽。價格水平：在同等質(zhì)量條件下，價格合理，具有市場競爭力。售后服務(wù)：能夠提供完善的售后服務(wù)，包括產(chǎn)品安裝指導、維修保養(yǎng)、退換貨等服務(wù)。信譽口碑：在行業(yè)內(nèi)具有良好的信譽，無不良經(jīng)營記錄，客戶評價較高。2.供應(yīng)商信息收集網(wǎng)絡(luò)搜索：通過互聯(lián)網(wǎng)搜索、行業(yè)網(wǎng)站、供應(yīng)商目錄等渠道，收集潛在供應(yīng)商的信息。行業(yè)推薦：向同行業(yè)企業(yè)、合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等咨詢，獲取供應(yīng)商推薦名單。實地考察：對初步篩選出的供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備等情況。供應(yīng)商自薦：接受供應(yīng)商主動提交的合作申請，對其進行資質(zhì)審核和初步評估。3.供應(yīng)商評估與選擇建立評估指標體系：根據(jù)供應(yīng)商篩選標準，制定包括資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)、信譽口碑等方面的評估指標體系，并確定各指標的權(quán)重。評估打分：組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行評估打分，評估人員包括采購部門、工程部門、質(zhì)量部門等。選擇決策：根據(jù)評估得分，選擇得分較高、綜合實力較強的供應(yīng)商作為公司的合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。（二）供應(yīng)商檔案管理1.檔案內(nèi)容：供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息（如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）、營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務(wù)登記證復印件、組織機構(gòu)代碼證復印件、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)證書復印件、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書復印件、業(yè)績證明材料、合作協(xié)議、評估報告等。2.檔案更新：定期對供應(yīng)商檔案進行更新，及時記錄供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、合作表現(xiàn)等信息，確保檔案信息的準確性和完整性。3.檔案查詢與使用：授權(quán)相關(guān)人員可以查詢供應(yīng)商檔案，以便在采購決策、合同簽訂、供應(yīng)商管理等工作中參考使用。（三）供應(yīng)商考核與評價1.考核周期：每季度對供應(yīng)商進行一次考核評價，特殊情況下可根據(jù)實際情況增加考核次數(shù)。2.考核內(nèi)容產(chǎn)品質(zhì)量：考核供應(yīng)商提供的物資是否符合質(zhì)量標準，有無質(zhì)量問題發(fā)生。交貨期：考核供應(yīng)商是否能夠按照合同約定的時間準時交貨，交貨期的準確率。價格水平：考核供應(yīng)商的價格是否合理，是否在合同約定的價格范圍內(nèi)波動。售后服務(wù)：考核供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量，包括產(chǎn)品安裝指導、維修保養(yǎng)、退換貨等服務(wù)的及時性和有效性。合作配合度：考核供應(yīng)商在合作過程中的配合程度，是否能夠積極響應(yīng)公司的需求，解決合作中出現(xiàn)的問題。3.考核方式數(shù)據(jù)統(tǒng)計：收集采購部門、工程部門、質(zhì)量部門等提供的與供應(yīng)商相關(guān)的數(shù)據(jù)，如物資檢驗報告、交貨記錄、客戶投訴等。實地考察：對供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等情況。問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等方面的評價。4.評價結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀供應(yīng)商：對于考核評價結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟睿缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先合作等，同時在公司內(nèi)部進行通報表揚。合格供應(yīng)商：對于考核評價結(jié)果合格的供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，督促其改進不足之處。不合格供應(yīng)商：對于考核評價結(jié)果不合格的供應(yīng)商，發(fā)出書面整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暫停或終止合作關(guān)系，并將其列入黑名單，不再與其合作。三、采購流程管理（一）采購計劃制定1.需求分析：工程部門根據(jù)裝修工程設(shè)計圖紙、施工進度計劃等，詳細分析所需物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，編制物資需求清單。2.采購計劃編制：采購部門根據(jù)物資需求清單，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.采購計劃調(diào)整：在采購執(zhí)行過程中，如因工程變更、設(shè)計調(diào)整等原因?qū)е挛镔Y需求發(fā)生變化，采購部門應(yīng)及時對采購計劃進行調(diào)整，并重新報領(lǐng)導審批。（二）采購訂單下達1.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購計劃，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購詢價單。2.報價比較：采購部門收集供應(yīng)商的報價單，對各供應(yīng)商的報價進行比較分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同應(yīng)報法律部門審核后簽訂。（三）采購執(zhí)行與跟蹤1.訂單跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按量、按質(zhì)供應(yīng)。2.交貨通知：在物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知工程部門、倉庫等相關(guān)部門做好收貨準備。3.到貨驗收：物資到貨后，倉庫管理人員會同質(zhì)量檢驗人員按照采購合同要求進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.付款管理：財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，采購部門應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票、驗收報告等資料給財務(wù)部門審核。四、物資質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標準確定1.遵循標準：采購的物資應(yīng)符合國家相關(guān)標準、行業(yè)規(guī)范以及裝修合同約定的質(zhì)量標準。2.明確要求：在采購合同中明確物資的質(zhì)量要求，包括產(chǎn)品的型號、規(guī)格、材質(zhì)、性能指標、外觀要求等。3.質(zhì)量協(xié)議：對于重要物資或質(zhì)量要求較高的物資，可與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議，進一步明確雙方在質(zhì)量控制方面的責任和義務(wù)。（二）檢驗與驗收1.檢驗方式進貨檢驗：物資到貨后，倉庫管理人員首先進行外觀檢查，核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否與送貨單一致。抽樣檢驗：質(zhì)量檢驗人員按照相關(guān)標準和規(guī)定，對物資進行抽樣檢驗，檢驗物資的內(nèi)在質(zhì)量是否符合要求。見證檢驗：對于一些重要物資或關(guān)鍵工序所用物資，可邀請業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)方進行見證檢驗。2.驗收流程提交申請：倉庫管理人員在物資到貨后，填寫物資驗收申請單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨時間等信息，并提交給質(zhì)量檢驗人員。實施檢驗：質(zhì)量檢驗人員根據(jù)驗收申請單，對物資進行檢驗。檢驗合格后，在驗收申請單上簽字確認；如檢驗不合格，應(yīng)填寫不合格報告，注明不合格原因，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。入庫手續(xù)：驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員按照物資類別、規(guī)格型號等進行分類存放，并做好標識。（三）不合格品處理1.標識隔離：對于檢驗不合格的物資，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)在物資上做好不合格標識，并將其隔離存放，防止不合格物資混入合格品中。2.原因分析：采購部門組織相關(guān)人員對不合格物資進行原因分析，確定是供應(yīng)商的責任還是運輸、儲存等過程中的問題。3.處理措施退貨：如因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其辦理退貨手續(xù)，并承擔相應(yīng)的運輸費用等損失。換貨：對于一些可以通過換貨解決的不合格物資，采購部門可要求供應(yīng)商更換合格物資。讓步接收：在特殊情況下，如工程急需且經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，可對部分不合格物資進行讓步接收，但應(yīng)要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的整改措施，確保后續(xù)物資質(zhì)量合格。4.記錄跟蹤：對不合格品的處理過程進行詳細記錄，包括不合格品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、不合格原因、處理措施、處理時間等信息，并跟蹤不合格品的處理結(jié)果。五、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.分類管理：根據(jù)物資的重要性、使用頻率、價值等因素，將物資分為A、B、C三類，實行分類管理。A類物資：品種數(shù)量較少但價值較高、對工程質(zhì)量和進度影響較大的物資，如高檔裝飾材料、關(guān)鍵設(shè)備等。對A類物資應(yīng)進行重點監(jiān)控，嚴格控制庫存數(shù)量。B類物資：品種數(shù)量和價值適中的物資，如常用的建筑材料、一般電器等。對B類物資的庫存管理可適當放寬，采用定期盤點和控制庫存水平的方法。C類物資：品種數(shù)量較多但價值較低的物資，如輔助材料、小型工具等。對C類物資可采用簡單的庫存管理方法，如定量采購、集中管理等。2.庫存定額制定：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、工程需求預(yù)測等，制定各類物資的庫存定額，明確合理的庫存上限和下限。庫存定額應(yīng)定期進行調(diào)整，以適應(yīng)工程實際情況的變化。（二）入庫管理1.入庫流程：物資到貨后，倉庫管理人員按照驗收流程進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫時間等信息，并將入庫單傳遞給財務(wù)部門和采購部門。2.入庫登記：倉庫管理人員根據(jù)入庫單，對物資進行分類登記入賬，建立庫存臺賬，記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。（三）出庫管理1.出庫流程：工程部門根據(jù)施工需要填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間、用途等信息，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，倉庫管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，填寫出庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間等信息，并將出庫單傳遞給財務(wù)部門和工程部門。2.出庫登記：倉庫管理人員根據(jù)出庫單，對物資進行出庫登記，更新庫存臺賬，確保庫存數(shù)量的準確性。（四）庫存盤點1.盤點計劃：制定庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等。庫存盤點應(yīng)定期進行，一般每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點實施：盤點人員按照盤點計劃對庫存物資進行逐一清點，核對物資的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異報告。3.盤點結(jié)果處理：根據(jù)盤點差異報告，分析差異原因，落實責任，采取相應(yīng)的處理措施。如因人為原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)追究相關(guān)人員的責任；如因系統(tǒng)錯誤、物資損耗等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)及時調(diào)整庫存臺賬和財務(wù)賬目。六、成本控制（一）采購成本控制1.供應(yīng)商選擇與談判：通過嚴格的供應(yīng)商選擇標準和公開、公平、公正的談判機制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，爭取合理的采購價格。與供應(yīng)商進行談判時，應(yīng)充分了解市場行情，掌握供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，通過批量采購、長期合作等方式降低采購成本。2.采購價格監(jiān)控：建立采購價格監(jiān)控體系，定期收集市場價格信息，對比分析采購價格與市場價格的差異。如發(fā)現(xiàn)采購價格過高，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其調(diào)整價格；如市場價格波動較大，應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，避免因價格上漲造成成本增加。3.成本分析與優(yōu)化：定期對采購成本進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。通過優(yōu)化采購流程、減少中間環(huán)節(jié)、合理安排采購批次等措施，降低采購成本。（二）庫存成本控制1.庫存定額管理：嚴格按照庫存定額進行物資采購和庫存管理，避免庫存積壓或缺貨。定期對庫存物資進行清理，及時處理積壓物資，減少庫存占用資金和倉儲成本。2.庫存周轉(zhuǎn)率提升：通過優(yōu)化采購計劃、加強物資使用管理、提高工程進度等措施，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本。庫存周轉(zhuǎn)率的計算公式為：庫存周轉(zhuǎn)率=主營業(yè)務(wù)成本/平均存貨余額。3.倉儲成本控制：合理規(guī)劃倉庫布局，提高倉庫空間利用率，降低倉儲設(shè)施建設(shè)和租賃成本。加強倉庫管理，減少物資損耗、損壞等情況，降低倉儲運營成本。七、風險管理（一）風險識別1.供應(yīng)商風險：包括供應(yīng)商破產(chǎn)、停業(yè)、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、價格波動等風險。2.采購風險：如采購合同糾紛、采購流程不規(guī)范、采購人員舞弊等風險。3.質(zhì)量風險：物資質(zhì)量不符合要求，導致裝修工程質(zhì)量問題、返工、客戶投訴等風險。4.庫存風險：庫存積壓或缺貨、庫存損耗、庫存價值下降等風險。5.市場風險：市場價格波動、原材料供應(yīng)短缺、市場需求變化等風險。（二）風險評估1.可能性評估：對識別出的風險發(fā)生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風險發(fā)生后對公司裝修工程進度、質(zhì)量、成本、信譽等方面的影響程度，分為嚴重、較大、一般三個等級。3.風險矩陣繪制：根據(jù)可能性評估和影響程度評估結(jié)果，繪制風險矩陣，直觀展示各類風險的等級和分布情況。（三）風險應(yīng)對措施1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高且影響程度嚴重的風險，如供應(yīng)商破產(chǎn)等，應(yīng)采取風險規(guī)避措施，如更換供應(yīng)商或?qū)ふ姨娲a(chǎn)品。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較高且影響程度較大的風險，如產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等，應(yīng)采取風險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、增加備用供應(yīng)商、簽訂質(zhì)量協(xié)議和違約責任條款等。3.風險轉(zhuǎn)移：對于一些風險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風險，如市場價格波動等，可以通過簽訂套期保值合同、購買保險等方式將風險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性低且影響程度一般的風險，如庫存損耗等，可以采取風險接受措施，加強日常管理和監(jiān)控