高校紅頭文件管理制度?一、總則（一）目的為加強學校紅頭文件管理，確保文件制發的規范化、科學化，提高文件質量和工作效率，根據國家有關法律法規和學校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校黨委、行政及各部門以學校名義制發的具有特定格式和編號的紅頭文件。（三）基本原則1.準確規范原則：文件內容應符合法律法規和政策要求，表述準確、格式規范。2.精簡高效原則：嚴格控制發文數量，注重文件質量，提高文件辦理效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保文件信息安全。二、文件制發（一）發文立項1.各部門根據工作需要，提出發文立項申請，填寫《發文立項申請表》，明確發文主題、目的、內容、范圍、發文形式等。2.申請部門負責人對申請內容進行審核，簽字確認后報學校辦公室。3.學校辦公室對各部門的發文立項申請進行匯總審核，根據學校工作重點和實際情況，提出立項意見，報學校領導審批。（二）文件起草1.經批準立項的文件，由申請部門負責起草。起草人應深入調查研究，廣泛征求意見，確保文件內容真實、準確、完整、可行。2.文件起草應使用規范的語言文字，結構嚴謹，條理清晰。涉及多個部門職責的文件，起草部門應主動與相關部門溝通協調，形成共識。3.文件內容應明確發文目的、依據、適用范圍、主要內容、實施要求等，避免出現模棱兩可、職責不清的表述。（三）審核把關1.文件起草完成后，起草部門應將文件初稿送本部門負責人審核。部門負責人應對文件內容的準確性、規范性、可行性進行全面審核，提出修改意見，簽字確認后送學校辦公室。2.學校辦公室對送審文件進行形式審查，重點檢查文件格式、編號、密級、緊急程度等是否符合要求。同時，對文件內容進行政策性、合法性審核，提出審核意見。3.涉及重要事項、重大決策、全局性工作的文件，學校辦公室應組織相關部門進行會簽。會簽部門應認真研究文件內容，提出書面意見，簽字確認后反饋學校辦公室。4.文件審核通過后，由起草部門將修改后的文件送學校領導簽發。（四）簽發印發1.學校黨委文件由黨委書記簽發；行政文件由校長簽發；涉及多位校領導的文件，根據文件內容確定主要簽發領導。2.經校領導簽發的文件，由學校辦公室負責編號、排版、印刷。文件編號應按照學校規定的編號規則進行編制，確保文件編號的唯一性。3.文件印刷完成后，學校辦公室應進行校對，確保文件內容準確無誤。校對無誤的文件，加蓋學校公章后印發。三、文件流轉（一）登記分發1.文件印發后，學校辦公室應及時進行登記，記錄文件名稱、文號、印發日期、發放范圍等信息。2.根據文件發放范圍，學校辦公室將文件分發給相關部門和單位。文件發放應采用專人送達、機要交換、電子郵件等方式，確保文件及時、準確送達收件人。（二）簽收存檔1.收件部門收到文件后，應及時進行簽收。簽收人應在文件發放登記表上簽字確認，注明收到日期。2.收件部門應妥善保管收到的文件，按照檔案管理要求進行整理歸檔。需要長期保存的文件，應及時移交學校檔案館。（三）傳閱辦理1.對于需要傳閱的文件，學校辦公室應按照校領導批示或文件要求，確定傳閱范圍和順序。傳閱文件應使用《文件傳閱單》，確保文件傳遞過程可追溯。2.傳閱人應在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱日期和意見。傳閱文件應嚴格按照規定的時間和順序進行，不得擅自擴大傳閱范圍或延誤傳閱時間。3.對于需要辦理的文件，承辦部門應按照文件要求和領導批示，及時組織辦理，并在規定時間內將辦理結果反饋給學校辦公室。辦理結果應形成書面報告，經承辦部門負責人簽字后送學校辦公室。四、文件清理（一）定期清理1.學校辦公室應定期對學校紅頭文件進行清理，一般每[X]年進行一次全面清理。清理范圍包括已印發的各類紅頭文件。2.清理內容主要包括文件的時效性、適用性、準確性等。對于已過時效、適用期已過、內容錯誤或與現行法律法規和政策不符的文件，應及時予以廢止或修訂。（二）清理程序1.學校辦公室制定文件清理工作方案，明確清理范圍、標準、步驟和要求。2.各部門按照清理工作方案要求，對本部門制發和收到的文件進行自查清理，提出廢止、修訂或繼續保留的意見，填寫《文件清理登記表》，報學校辦公室。3.學校辦公室對各部門報送的文件清理意見進行匯總審核，提出初步清理意見，報學校領導審批。4.經學校領導審批后的文件清理結果，由學校辦公室負責公布和存檔。對廢止的文件，應及時通知相關部門停止執行，并收回有關文件文本；對修訂的文件，應及時印發修訂后的文件。五、文件保密（一）保密范圍1.學校紅頭文件中涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件，應按照國家有關保密法律法規進行管理。2.對于標注"秘密""機密""絕密"等密級的文件，應嚴格按照保密規定進行保管和傳遞，確保文件信息不泄露。（二）保密措施1.文件起草過程中，起草人應嚴格遵守保密規定，對涉及敏感信息的內容進行妥善處理。不得在非保密場所談論文件內容，不得將文件草稿隨意丟棄。2.文件審核、簽發過程中，審核人和簽發人應嚴格履行保密職責，對文件內容嚴格保密。未經批準，不得擅自向他人透露文件內容。3.文件印發過程中，印刷人員應嚴格遵守保密規定，對印刷過程中的文件內容嚴格保密。印刷完成后，應及時清理印刷設備和場地，確保無文件信息殘留。4.文件流轉過程中，傳閱人、簽收人等應嚴格遵守保密規定，不得擅自擴大文件傳閱范圍，不得將文件轉借他人或泄露給無關人員。5.文件保管過程中，各部門應指定專人負責文件保管，設立專門的文件柜，對文件進行分類存放，確保文件安全。涉及密級的文件，應按照保密要求進行專柜保管，實行雙人雙鎖制度。（三）解密與公開1.文件保密期限屆滿或保密事項公開后，文件密級自動解除。文件解密后，應按照學校有關規定進行公開或銷毀。2.對于需要公開的紅頭文件，學校辦公室應按照學校信息公開的有關規定進行審核和發布。公開文件應注明文件來源、發布時間等信息，確保文件公開的準確性和規范性。六、文件歸檔（一）歸檔范圍學校紅頭文件是學校檔案的重要組成部分，應按照檔案管理要求及時進行歸檔。歸檔范圍包括學校黨委、行政及各部門制發的各類紅頭文件，以及與學校工作相關的重要文件材料。（二）歸檔要求1.文件歸檔應遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同保管期限，進行分類整理。2.歸檔文件應齊全完整，字跡清楚，簽字蓋章手續完備。對于破損或褪色的文件，應進行修復或復制后再行歸檔。3.歸檔文件應按照規定的格式和編號進行整理，編制歸檔文件目錄，注明文件名稱、文號、日期、責任者等信息，便于查詢和利用。（三）歸檔程序1.文件承辦部門在文件辦理完畢后，應及時將文件整理立卷，向學校辦公室移交。移交時，應填寫《文件歸檔移交清單》，注明移交文件的名稱、文號、日期、份數等信息。2.學校辦公室對各部門移交的歸檔文件進行審核驗收，對不符合歸檔要求的文件，退回承辦部門重新整理。審核驗收合格的文件，由學校辦公室按照檔案管理要求進行編號、編目、裝訂，移交學校檔案館統一保管。七、監督檢查（一）檢查內容1.各部門紅頭文件管理制度的執行情況，包括文件制發、流轉、清理、保密、歸檔等環節的工作是否符合規定要求。2.文件內容的準確性、規范性、可行性，是否存在與法律法規和政策不符、表述不清、職責不明等問題。3.文件辦理的時效性，是否存在延誤文件辦理、積壓文件等情況。（二）檢查方式1.定期檢查：學校辦公室每年組織一次對各部門紅頭文件管理工作的全面檢查，檢查結果進行通報。2.不定期抽查：學校辦公室根據工作需要，不定期對各部門紅頭文件管理情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對文件管理工作中的突出問題或重點事項，組織開展專項檢查，確保文件管理工作規范有序。（三）問題處理1.對于檢查中發現的問題，學校辦公室應及時向相關部門反饋，并提出整改意見。相關部門應按照整改意見