行政采購合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政采購合同管理，規范采購行為，維護公司合法權益，提高采購效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政采購合同的簽訂、履行、變更、解除、終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法依規原則：采購合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.公平公正原則：在采購合同活動中，遵循公平、公正的原則，保障雙方合法權益。3.誠實守信原則：雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.效益優先原則：確保采購活動實現經濟效益與社會效益的統一，提高采購效益。二、職責分工（一）采購部門1.負責行政采購項目的需求調研、供應商選擇、采購談判等工作。2.起草采購合同文本，組織合同評審，確保合同條款符合公司利益和采購要求。3.負責采購合同的簽訂、履行、跟蹤、協調和驗收等工作。4.及時向相關部門反饋采購合同執行情況，處理合同執行過程中的問題。（二）法務部門1.參與采購合同的起草、審核和修訂工作，提供法律意見和建議。2.對采購合同的合法性、合規性進行審查，防范法律風險。3.協助處理采購合同糾紛，提供法律支持。（三）財務部門1.參與采購合同的評審，審核合同付款條款。2.負責采購合同款項的支付審核和賬務處理。3.對采購合同的執行情況進行財務監督和分析。（四）其他部門1.提出行政采購需求，配合采購部門進行需求調研和供應商選擇。2.參與采購合同的驗收工作，提供驗收意見。3.協助處理采購合同執行過程中的相關事宜。三、采購合同的簽訂（一）合同起草1.采購部門根據采購項目的特點和要求，起草采購合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務、采購標的、數量、質量、價格、交貨時間、地點、付款方式、違約責任等主要條款。2.合同文本應使用規范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免歧義。（二）合同評審1.采購部門將起草好的采購合同文本提交給法務部門、財務部門等相關部門進行評審。2.法務部門主要對合同的合法性、合規性進行審查，防范法律風險；財務部門主要對合同付款條款進行審核，確保付款安排合理、安全。3.相關部門應在規定時間內完成評審工作，并提出書面評審意見。采購部門根據評審意見對合同文本進行修改完善。（三）合同簽訂1.經評審通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。2.簽訂合同前，應確保雙方當事人具有合法的主體資格，合同簽字蓋章手續齊全。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給法務部門、財務部門等相關部門存檔。四、采購合同的履行（一）供應商履約管理1.采購部門應跟蹤供應商的履約情況，確保供應商按照合同約定提供貨物或服務。2.如發現供應商有違約行為，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改。如供應商拒不整改或整改后仍不符合要求，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。（二）公司內部協調1.采購部門在合同履行過程中，如涉及到公司內部其他部門的配合，應及時與相關部門溝通協調，確保合同順利履行。2.其他部門應積極配合采購部門的工作，按照合同要求提供必要的支持和協助。（三）合同變更1.在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商一致，并簽訂書面變更協議。2.合同變更協議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。采購部門應將變更協議副本分發給法務部門、財務部門等相關部門存檔。（四）合同解除1.在合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，采購部門應及時與供應商協商解除合同，并簽訂書面解除協議。2.合同解除后，雙方應按照合同約定或法律規定辦理相關手續，如返還貨物、支付貨款等。五、采購合同的驗收（一）驗收標準1.采購部門應根據合同約定的質量標準、規格型號等要求，制定詳細的驗收標準。2.驗收標準應明確、具體、可操作，確保驗收工作的客觀性和公正性。（二）驗收程序1.采購項目完成后，采購部門應及時組織相關部門進行驗收。驗收人員應包括采購部門代表、使用部門代表、質量檢驗人員等。2.驗收人員應按照驗收標準對采購標的進行逐一檢查，填寫驗收報告。驗收報告應包括采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、驗收日期、驗收內容、驗收結論等內容。3.如驗收合格，驗收人員應在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，驗收人員應在驗收報告上注明不合格原因，并要求供應商限期整改。整改合格后，重新進行驗收。（三）驗收報告存檔采購部門應將驗收報告副本分發給法務部門、財務部門等相關部門存檔，作為合同付款和后續管理的依據。六、采購合同的付款（一）付款申請1.采購部門應在合同約定的付款時間前，根據合同執行情況和驗收結果，填寫付款申請單。付款申請單應包括采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等內容。2.付款申請單應附合同副本、驗收報告、發票等相關憑證。（二）付款審核1.財務部門收到付款申請單后，應按照合同約定和公司財務制度進行審核。審核內容包括付款金額、付款方式、付款時間、發票真實性等。2.如審核通過，財務部門應在付款申請單上簽字確認，并提交公司領導審批；如審核不通過，財務部門應及時與采購部門溝通，說明原因，要求其補充或修改相關資料。（三）付款審批公司領導根據財務部門的審核意見進行審批。如審批通過，財務部門應按照審批意見及時安排付款；如審批不通過，公司領導應說明理由，采購部門應根據領導意見進行處理。七、采購合同的檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應及時收集合同文本、合同評審意見、變更協議、解除協議、驗收報告、付款申請單、發票等相關資料，并進行整理歸檔。2.檔案管理人員應定期對采購合同檔案進行檢查和核對，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案保管1.采購合同檔案應妥善保管，存放于安全、保密的場所。2.檔案管理人員應按照檔案管理規定對檔案進行分類、編號、裝訂等處理，便于查閱和管理。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內容、查閱用途等內容。3.涉及公司商業秘密和敏感信息的采購合同檔案，未經公司領導批準，不得對外提供查閱。八、采購合同的風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等，確保風險識別的全面性和準確性。（二）風險評估1.采購部門應根據風險識別結果，對風險因素進行評估，確定風險等級。風險評估應考慮風險發生的可能性和影響程度兩個因素。2.風險等級分為高、中、低三個等級。高風險是指風險發生的可能性很大，且影響程度嚴重；中風險是指風險發生的可能性較大，且影響程度一般；低風險是指風險發生的可能性較小，且影響程度輕微。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取重點監控、加強防范等措施；對于中風險，應采取適當控制、定期檢查等措施；對于低風險，應采取一般關注、適時提醒等措施。2.風險應對措施應明確責任部門和責任人，確保措施的有效執行。九、采購合同的監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門應定期對采購合同的簽訂、履行、驗收、付款等情況進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見。2.采購部門應積極配合審計部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）考核評價1.公司應建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門和相關人員的采購合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標應包