酒店公司會議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范酒店公司會議管理，提高會議效率，確保各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店公司內部召開的各類會議，包括但不限于部門例會、管理層會議、業(yè)務協(xié)調會、專題研討會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，確保參會人員做好充分準備。3.規(guī)范有序原則：會議組織、流程、記錄等應嚴格按照本制度執(zhí)行，確保會議規(guī)范有序。二、會議分類及組織（一）部門例會1.召開頻率：各部門每周至少召開一次例會。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內容：總結上周工作完成情況，匯報本周工作計劃，解決工作中存在的問題，傳達酒店公司相關政策和要求。4.組織部門：由各部門負責人負責組織召開。（二）管理層會議1.召開頻率：每周[X]次，具體時間由酒店總經(jīng)理確定。2.參會人員：酒店管理層成員，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負責人等。3.會議內容：通報酒店整體運營情況，分析經(jīng)營數(shù)據(jù)，研究解決重大問題，部署下周工作重點。4.組織部門：由酒店總經(jīng)理辦公室負責組織召開。（三）業(yè)務協(xié)調會1.召開頻率：根據(jù)工作需要不定期召開。2.參會人員：涉及相關業(yè)務的部門負責人及工作人員。3.會議內容：協(xié)調解決各部門之間的業(yè)務銜接問題，溝通工作進展，共同推進項目或任務的順利進行。4.組織部門：由相關業(yè)務歸口部門負責組織召開，如涉及多個部門的復雜業(yè)務，可由總經(jīng)理辦公室協(xié)調組織。（四）專題研討會1.召開頻率：根據(jù)工作需要不定期召開。2.參會人員：相關領域的專家、學者、酒店內部專業(yè)人員等，根據(jù)會議主題確定具體參會人員范圍。3.會議內容：針對酒店經(jīng)營管理中的特定問題或專業(yè)領域進行深入研討，尋求解決方案或創(chuàng)新思路。4.組織部門：由相關業(yè)務部門或項目負責人提出申請，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準后，由負責部門組織召開。三、會議流程（一）會前準備1.確定會議主題和目的：會議發(fā)起部門應提前明確會議主題和目的，確保會議具有針對性和必要性。2.制定會議議程：根據(jù)會議主題和目的，制定詳細的會議議程，明確各項議題的先后順序和時間分配。議程應提前發(fā)送給參會人員，以便其做好準備。3.通知參會人員：會議發(fā)起部門應提前[X]天（根據(jù)會議重要性和緊急程度確定）通過郵件、短信、內部通訊工具等方式通知參會人員會議的時間、地點、議程等信息。如參會人員因特殊原因無法參加，應提前向會議組織者請假。4.準備會議資料：根據(jù)會議議程，準備相關的會議資料，如報告、文件、數(shù)據(jù)等。資料應確保準確、完整，并提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內容。5.安排會議場地：根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前安排合適的會議場地，并確保場地設施設備正常運行，如投影儀、音響、麥克風等。（二）會議召開1.簽到入場：參會人員應提前到達會議場地，進行簽到入場。會議組織者應在會議開始前[X]分鐘提醒參會人員簽到，確保會議按時開始。2.會議開場：會議主持人應簡要介紹會議背景、目的、議程和參會人員，宣布會議開始。3.議程進行：按照會議議程依次進行各項議題的討論和匯報。參會人員應積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議。會議主持人應引導會議討論方向，確保會議圍繞主題進行，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。對于重要議題，應進行充分討論，確保形成共識或解決方案。4.會議記錄：會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、達成的共識、提出的問題及解決方案等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。5.會議總結：會議主持人應對會議進行總結，強調會議重點和下一步工作要求。對于會議討論的問題和解決方案，應明確責任人和時間節(jié)點，確保落實到位。（三）會后跟進1.整理會議紀要：會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議討論的主要內容、達成的共識、提出的問題及解決方案、下一步工作安排等，確保參會人員對會議內容有清晰的了解。2.落實會議決議：各部門和相關責任人應按照會議紀要的要求，認真落實會議決議。對于涉及多個部門的工作任務，各部門應加強溝通協(xié)作，共同推進工作進展。會議組織者應定期對會議決議的落實情況進行跟進和檢查，確保各項工作按時完成。3.反饋會議效果：參會人員可對會議的組織、內容、效果等方面提出反饋意見和建議，以便不斷改進會議管理工作。會議組織者應認真對待參會人員的反饋意見，及時進行總結和分析，采取有效措施加以改進。四、會議紀律（一）按時參會參會人員應提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者請假并說明原因。未經(jīng)批準無故缺席會議的，按照酒店公司相關規(guī)定進行處理。（二）認真傾聽參會人員在會議期間應認真傾聽他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳。如有不同意見，應在他人發(fā)言結束后再發(fā)表自己的看法。（三）積極發(fā)言參會人員應積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。發(fā)言應簡潔明了，圍繞會議主題進行，避免冗長和無關的發(fā)言。（四）遵守秩序會議期間應保持良好的秩序，不得在會議室內吸煙、隨意走動或使用手機等影響會議進行的行為。如需接聽電話或處理緊急事務，應到會議室外進行。（五）保守機密對于會議中涉及的酒店公司機密信息和商業(yè)秘密，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。五、會議記錄與紀要（一）記錄要求1.準確完整：會議記錄應準確記錄會議討論的主要內容、發(fā)言要點、達成的共識、提出的問題及解決方案等，確保記錄內容完整、真實。2.清晰明了：記錄語言應簡潔明了，避免使用模糊或歧義的詞匯。對于重要觀點和決策，應逐字記錄，確保記錄內容清晰可辨。3.客觀公正：記錄人員應客觀公正地記錄會議內容，不得加入個人觀點和評論。對于不同意見和爭議，應如實記錄各方觀點，以便后續(xù)查閱和參考。（二）紀要撰寫1.格式規(guī)范：會議紀要應按照統(tǒng)一的格式撰寫，包括標題、日期、地點、參會人員、會議議程、會議內容、會議決議、責任人和時間節(jié)點等。2.內容精煉：會議紀要應在會議記錄的基礎上進行提煉和總結，突出會議重點和核心內容。對于冗長的討論和細節(jié)內容，可進行適當刪減，但應確保不影響會議主要精神的傳達。3.審核發(fā)布：會議紀要撰寫完成后，應經(jīng)會議主持人審核簽字后，發(fā)送給參會人員及相關部門。審核后的會議紀要應作為酒店公司內部文件進行存檔，以備查閱。六、會議成本控制（一）合理安排會議規(guī)模根據(jù)會議主題和目的，合理確定參會人員范圍，避免不必要的人員參加會議，降低會議成本。（二）控制會議時間嚴格按照會議議程進行，合理控制會議時間，避免會議過長或過短。對于不必要的討論和發(fā)言，應及時進行引導和控制，確保會議高效進行。（三）節(jié)約會議資源合理選擇會議場地，優(yōu)先使用酒店內部會議室，避免在外部高檔場所召開會議。同時，應充分利用現(xiàn)代信息技術手段，如視頻會議、電話會議等，減少會議交通、住宿等費用支出。（四）規(guī)范會議費用報銷嚴格按照酒店公司財務制度進行會議費用報銷，確保費用支出合理、合規(guī)。對于會議期間產(chǎn)生的餐飲、住宿、交通等費用，應提供詳細的發(fā)票和清單，經(jīng)審批后予以報銷。七、會議評估與改進（一）定期評估酒店公司應定期對會議管理工作進行評估，評估內容包括會議組織、議程安排、參會人員參與度、會議效果等方面。評估方式可采用問卷調查、現(xiàn)場觀察、參會人員反饋等多種形式。（二）分析總結根據(jù)評估結果，對會議管理工作進行分析總結，找出存在的問題和不足之處。針對問題，應深入分析原因，提出改進措施和建議。（三）持續(xù)改進根據(jù)分析總結的結果，制定具體的改進計劃，并將改進措施落實到實際工作中。通過持續(xù)改進，不斷提高會議管理水平，提升會議效率和效果。八