會議種類、流程及相關應急預案培訓巡回會議學術會議年會及啟動活動會議種類展臺活動形式：提前一天分裝資料,提問卡和筆擺放在課桌上,藥廠代表布置會場，調試投影儀，燈光第三方檢查指路牌，投影，燈光和音響地區經理、代表、第三方確認主席，講課專家行程地區經理8:30-8:55簽到發資料、抽獎信息卡，收邀請函代表循環播放產品MTV（燈光全亮）第三方8:55-9:00關燈、播放會議相關視頻

（燈光全暗）代表、第三方9:00-9:05Openingspeech：(要求大家將手機調到震動)

（燈光全亮）主席：教授9:05-9:55AHA2009內容精粹（講課燈光）講者：教授9:55-10:05總結并過渡主席：教授10:05-10:55新指南心亮點（講課燈光）講者：教授10:55-11:35大會討論（全亮）主席：教授11:35-11:45大會總結主席：教授11:45-12:05代表主持FLASH抽獎、發獎（獎品：聽診器5個毛巾套裝10個AHA雜志中文再版20本）代表、第三方12:05-12:30回收產品三角架代表回收背景板，和相關資料第三方城市推廣會議定義城市推廣會議是指：某個產品在某個城市舉行的一場品牌推廣會議，或是在多個城市中舉行的多場全國巡回品牌推廣會議。典型舉例：拜阿AHA聚焦中國尼膜同階梯工程等執行規范目錄Ⅰ會議溝通與確認Ⅱ會議準備Ⅲ會議執行Ⅳ會議結束及報告Ⅴ應急預案Ⅰ會議溝通與確認ⅰ.與市場部溝通ⅱ.銷售代表溝通ⅲ.酒店溝通ⅳ.物流供應商溝通ⅴ.AV供應商溝通ⅰ.與市場部溝通1、相關會議設計稿件溝通（最遲3周前）2、會議物品、設備清單溝通（最遲2周前）3、會議執行流程（最遲1周前）4、會議日程、地區、講者、主席溝通（最遲1周前）5、會議所需其他展示支持文件（video、串場PPT）6、酒店合同（最遲1周前）ⅱ.銷售代表溝通

1、落實場地（最遲2周前）2、落實當地主席3、落實品牌展示物數量，如數量與場地布置要求不符立即向市場部反饋4、確定會前會溝通時間（至少提前一天）ⅲ.酒店溝通

1、確認進場時間2、確認貨物接收并妥善保存3、確定會議要求的會場布置4、確定酒店需提供的物品（如：投影幕等）5、確認市場部要求的其他事項ⅳ.物流供應商溝通

1、發貨管理①發貨檢查先直接電話到倉庫管理員，再與調度員溝通②每月整理貨物一次③如貨物出現同時多套回京，增加庫房物料整理工作一次2、收貨管理①正常運輸:會議開始前24小時第一次跟蹤貨物,確認到達情況②非正常運輸：提前12小時，第二次確認貨物到達情況③會議前4小時貨物未到立即開始采取緊急預案處理3、特別事項：提前一周注意目的地天氣情況，特別是在冬季大雪和夏季大雨時節；另外要提前備份好制作物料的電子文件，以防當地制作物料使用ⅴ.AV供應商溝通

1、繼續完善長期供應商網絡(加強固定供應商服務)2、AV設備盡可能指定經常使用的品牌（舉例：投影儀）①指定與電腦匹配的品牌投影儀：sony、3M、松下（禁用品牌：日立與國產品牌）②當地提前落實投影儀、投影幕備選供應商3、投影儀供應商到場最短要提前4小時到達，其他供應商根據會議情況而定，但最短不能低于1.5小時，例如：拍攝等4、其他供應商儲備Ⅱ會議準備ⅰ.第一時間會場保證：①會議燈光調試；②音頻聲音調試；③投影圖像調試；④話筒音響調試。

ⅱ.會場內布置按照會議標準布置會場，專家名牌及現場主席臺、易拉寶征求當地客戶代表意見擺放Ⅱ會議準備

ⅲ.會場外布置會議開始前1.5小時，引導指示牌最后檢查

ⅳ.會議資料執行人員負責攜帶的相關資料，按照客戶市場部的要求，及時交給當地銷售代表Ⅲ會議執行

1、必須有專人操控電腦

2、需安排專人控制現場燈光及專家名牌更換（1人執行會議此項交由當地客戶代表負責）

3、會議照相、會議攝像等與客戶確認（如客戶要求再做安排）Ⅳ會議結束及報告

1、會議結束后按照市場部規定收集相關會議資料

2、按周提交會議數據報告、會議問題匯總、評估表數據及會議現場照片2張

3、全部會議結束后，提交會議總結報告及總決算因為最后總決算需要向客戶提交每站會議的交通票據，所以執行人員需要在每站會議結束后復印本站的票據，并交由專門的人員統一保管，便于最后做結算時使用Ⅴ應急預案ⅰ.布場時間短（2小時左右或更短）注：一般會議布場時間最短需要3個半時；而造成布場時間短的主要原因是由于前一場有其他會議占用時間

1、與當地銷售代表、酒店負責人及供應商開會明確各自分工

2、專人負責電腦和答題器安裝測試

3、專人負責指揮拉網搭建、講臺桌椅擺放、投影幕擺放等會場布置

4、與上一場會議負責人溝通，確定上一場會議撤場時間及撤場人員安排

5、待前場會議結束，迅速進場布置會場ⅱ.貨運---不能按時到達或貨運出錯1、如會議開始4個小時前確認貨物無法到達，向市場部及時通報并立即采用應急預案;會場內外首先落實布置：落實名牌、會場引導(酒店打印)2、與當地代表提供產品相關拉網展架、易拉寶等相關展示物3、與銷售溝通、確定應急抽獎程序4、專人催促物流公司送貨，確定貨物不丟失，保證后面的會議繼續正常使用，并要求供應商給出發生問題的原因1、如會議開始4個小時前確認貨物可以到達，但可能會晚到，首先向市場部及時通報并立即采用應急預案;會場內外首先落實布置：落實名牌、會場引導(酒店打印)2、與當地代表提供產品相關拉網展架、易拉寶等相關展示物3、與銷售溝通、確定應急抽獎程序4、專人催促物流公司送貨5、購買2/3答題器數量所需電池6、如會前貨物不少于半小時到達，與大會主席和當地代表溝通，順延會議開始時間15分鐘，繼續執行答題程序ⅲ.投影等設備出錯（舉例：投影儀）

會前兩小時投影儀調試不成功，立即采用應急預案①確定供應商調換投影儀的可行性；②酒店提供投影儀可行性；③當地代表提供投影儀可行性；④備選供應商提供投影儀可行性。注：十分鐘內必須有確定的解決方案并立即執行ⅳ.其他

1、大會主席或講者臨時更換第一時間把更改當的名牌商務中心重新打印2、停電①電腦操控人員反復呼喊:各位老師請您原位坐好,謝謝您的配合②現場支持人員立即找拜耳銷售人員協助維持現場秩序③現場支持人員與客戶負責人確定是否等待并繼續會議④與酒店落實停電原因及解決辦法⑤來電后設備及時恢復正常使用ⅴ.匯報溝通

1、按照預案臨場處置，保證會議正常進行是第一重要的,發生問題，無論現場情況如何，執行人員必須以第一時間與公司領導或客戶溝通，告知并確定問題的解決辦法

2、問題得以控制后，支持人員必須向市場部負責人電話匯報

3、會議結束后寫書面總結，24小時內發郵件給市場部負責人及公司領導，如因行程原因不能及時發送郵件，順延一天匯報巡回會議學術會議年會及啟動活動會議種類展臺活動形式：時間內容

5月21日周五全天簽到18:00晚餐

5月22日周六

會議

08:10-08:30簽到

08:30-08:45大會主席致開幕詞

08:45-09:00冠心病二級預防：我們的使命?價值?行動XXXX教授

09:00-09:30冠心病二級預防他汀管理的哲學思考與策略XXXX教授

09:30-09:45提問與討論09:45-10:00茶休

10:00-10:30

行之有據地使用他汀，推進冠心病二級預防

XXXX教授

10:30-10:45

提問與討論

10:45-11:15病例討論：冠心病二級預防XXXX教授

11:15-11:45病例討論：冠心病二級預防XXXX教授

12:300午餐

5月21日周六

13:00-17:00武夷山半日游

17:00-19:00特色晚餐

5月22日周日

08:00-12:00武夷山半日游后送機巡回會議學術會議年會及啟動活動全年會議展臺活動形式：展臺搭建+展臺活動+衛星會一、展臺分類及設計二、常用展臺材質三、設計與材質的關聯四、幾方面關心的溝通1、標攤2、特裝一、展臺分類及設計｝①簡易特裝②普通特裝展臺分類—標攤采用國際通用標準而設計制作的展位，規格為3.0米*3.0米*2.5米。主要器材組成：八棱柱、八棱柱支座、鎖件、鋁塑板、展桌、展椅、射燈等。標攤一般情況下可設計元素不多?？稍跇藬們缺谫NKT板畫面，加射燈。KT板LOGO門楣。咨詢臺貼背膠寫真。展臺分類—特裝—簡易特裝除標攤外的展臺稱之為特裝其中簡易特裝的設計感比標攤稍強。有簡單的區域劃分，一般為接待區、洽談區和游戲區。展臺分類—特裝—普通特裝普通特裝是最常見的展臺類型。在設計和材質方面相對前兩種要復雜的多，擁有的功能多，分區也更為完善，有接待區、洽談區、展示區、游戲區、儲藏間、視頻區、休息區等。充分利用各種可能的要素，例如，展臺的材料、音響、光線、色彩和其它裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產生興趣。但是也不能毫無根據的設計，首要考慮的還是展臺的安全性。二、常用展臺材質架構相關：木質、鋼架構表面相關：防火板、波音片畫面、LOGO相關：寫真、即時貼、KT板、PVC、亞克力、塑料泡沫燈箱相關：木框、金屬框、亞克力框、有機板、燈箱片、燈管地臺相關：地毯、木地臺、發光地臺布類相關：彈力布、牛津布、寶麗布輔助相關：陽光板、涂料、等離子、音響設備等燈類相關：長臂射燈、大白燈（小太陽）、

筒燈、電腦燈三、設計與材質的關聯架構相關：木質結構較為常用，立體感、可塑性好，可以表現各種形狀的立體結構。鋼結構國際展會較為常用，通透感、現代感強。表面材料相關：防火板較厚，1.2*2.4米一塊，接縫處痕跡較為明顯。價格較貴。波音片較薄，接縫出容易處理，但對木質結構表面的平滑有較高要求，表面必須平整，否則看上去會坑洼不平。價格較為便宜但對制作工藝有較高要求。如果客戶預算高可以在防火板上再貼波音片，效果可以稍微細膩一些。兩種材料的選擇上與設計無太大關聯，主要是看供應商更善于用那種材質。畫面、LOGO相關：寫真背膠運用最多，可以直接貼在防火板、波音板、燈箱片、KT板上。可以表現任何畫面。即時貼用于單色畫面，如刻單色LOGO，單色地貼等。LOGO分平面和立體兩種，平面是寫真背膠或即時貼，立體則是加KT板，亞克力等。立體LOGO中KT板最為便宜，亞克力的透光性更好，更有立體感，中間掏空可裝小燈做成發光字。更有效果，但是價格很貴。燈箱相關：燈箱為框架內置燈管，有機片上貼燈箱片畫面組成?？梢愿鶕O計做成異形。燈箱的框架一般為木質，金屬的造價稍高但是質感好。最昂貴的是亞克力燈箱，適合高檔展會。燈箱的亮度是展臺效果中最重要的因素之一，燈箱里邊得燈管越多，功率越大就越亮。地臺相關：地臺使展臺的整體性，和立體感增強，可以用于配合體現整個展臺的主色調。配上發光地臺的展臺時代感更強。臺面發光地臺是木質結構埋上燈管上邊蓋上玻璃板。四面發光的地臺為四周埋燈管配合玻璃板，可以突出展位的輪廓。布類相關：布類多用繃出圓弧狀異形，很多情況下要配合燈光。彈力布彈性好可以很大限度拉扯，但是易燃，多數展會禁用。牛津布是彈力布的替代品，進口材質，均勻透光好于彈力布，但是價格稍高。寶麗布可塑性不強透光性差。多用于繃背景。輔助相關：陽光板是一種透明中空酯類板材，一般有藍色、綠色、奶白色、無色、紅色。配合燈光可以起到裝飾點綴展臺的作用。涂料是用于表面上防火板或者波音片無法覆蓋的地方，用相同或相近的眼色覆蓋木質結構的原色。等離子音響設備等燈光相關：長臂射燈主要用于照展板，一般為黃色光。大白燈俗稱小太陽主要用來照展臺的某部分，比較明亮。筒燈多用于梁下點綴。電腦等多用于打LOGO，或者其他圖案。四、幾方面關心的溝通1、客戶方面2、設計方面3、供應商方面1、客戶方面客戶只會提出一些想當然的想法，大概的風格，不會去詳細說具象的細節。我們需要運用我們所知來幫助客戶找到與他想法想吻合的具體方案，也是為我們以后的設計找準方向、降低難度。比如一些客戶會說他想要一個神秘的，或科技感的、簡單大方、抽象、時尚、自然、高雅等等，我們都可以一一進行引導。神秘的主要可以用展臺主色調和燈光來表現，用暗色的防火板，稍微昏暗的燈光，用沙幔，絲絨等來裝飾?？萍几袕姷目梢酝扑]實用鋼結構，主色調用太空銀色，燈光用冷色燈，比如藍色，用金屬質感的材料或者涂料。簡單大方就是配色盡量少，裝飾少，多用大塊狀結構，少用異型多用基本材料，燈光明快等。2、設計方面設計關心的是展臺的面積，位于展館什么位置，幾面開放，限高，展館的環境，需要哪些功能分區，展臺風格等基本問題。3、供應商方面供應商注重的是展臺的搭建可行性（安全性），運用什么材料，搭建時間，價格等。最大問題在于避免到了搭建現場才發現問題，再做出修改。在前期的效果圖和施工圖中要詳細檢查安全可行性的一些細節。根據客戶要求設計展臺根據展臺的材質的效果引領客戶要求采用相應的材質充分展示設計效果緊急預案（一）游戲問題；因電腦出現故障及斷電等因素，出現游戲不能正常進行設專人對設備進行檢查及維護。對可能出現的問題的設備準備專用備件及備用機對主持人進行培訓，若某個游戲出現問題，主持人對現場觀眾進行引導，實現向其他游戲的人員分流，給設備維護人員爭取檢修時間及空間。對禮儀人員進行標準話述培訓，配合主持人進行人員分流，減少觀眾的負面情緒。準備小型的備用禮品，若出現故障，向正在進行游戲的觀眾致歉，并派發禮品。當出現斷電事故，主持人及現場工作人員，將觀眾引導至非電子類游戲，同時禮儀人員按照上述第4、5條操作。設備問題，AV設備線路問題或斷電及接觸不良，導致設備無法工作的問題。安排電工值展，每天開始及結束時對線路進行檢查，降低現場故障出現的可能盡量減少明線或者線路外露對可能出現的問題的設備如調音臺，準備備用設備。所有明線必須用壓條固定，防止人員蹚塌，造成線路短路。緊急預案（二）人員問題：游戲吸引觀眾導致的人員過于擁擠主持人引導觀眾進行其他游戲，進行人員分流；禮儀小姐協助。問題：由于爭搶獎品造成的人員過于擁擠測量適當的距離，在展臺前1米拉警戒線。保護簽到臺，人員過多時，讓禮儀小姐從臺后走到臺前進行禮品發放?？刂拼痤}卡發放數量將獎品的發放由集中發放改為定時或定量發放臨時增設對獎點對人員進行分流（便攜式促銷臺等）其他實行現場總控負責制，所有現場發生的問題，由現場總控組織相關人員予以解決。保持各展臺間的溝通與工作量彈性，在現場總控的協調下，各展臺間進行彈性支援。會議期間，突發重大意外事故時的緊急處理（醫療，消防，治安等）緊急預案（三）衛星會答題器發放問題：由于衛星會參會人員較多，答題器發放及收取容易造成混亂將所有答題器按順序排列，并逐一編號。衛星會當天中午11：30分開始在會場門口發放答題器，并收取代表胸卡，并放到相應的格子里。會議開始前會場投影幕打出轉場PPT，重點說明答題器的使用及回收情況。會場內人員12：00開始發放，設立多點發放處，要求多人逐排發放，并收取代表胸卡。會議人數超出預期范圍，答題器數量不足時，則發放禮品卷。會議結束后在會場內外同時收取答題器并返還代表胸卡，并發放獎品若領取人員較多臨時增設對獎點對人員進行分流對可能出現的問題的設備準備專用備件及備用機其他實行現場總控負責制