運輸服務合同管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司運輸服務合同的管理，保障公司運輸業務的順利開展，明確合同雙方的權利和義務，防范運輸服務合同風險，維護公司合法權益。2.適用范圍本制度適用于公司與外部運輸服務提供商簽訂的各類運輸服務合同，包括但不限于公路運輸合同、鐵路運輸合同、航空運輸合同、水路運輸合同等。3.基本原則合法合規原則：運輸服務合同的簽訂、履行、變更、終止等應符合國家法律法規的規定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害合同雙方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理1.合同承辦部門及職責業務部門：負責運輸服務需求的提出，對運輸服務提供商進行初步篩選和考察，參與合同條款的起草和談判，跟蹤合同履行情況。法務部門：負責對運輸服務合同進行合法性審查，提供法律意見和建議，處理合同糾紛。財務部門：負責對運輸服務合同的價格、付款方式等進行審核，監督合同款項的支付。2.運輸服務提供商的選擇與評估選擇標準具有合法有效的營業執照、道路運輸經營許可證等相關資質證書。具備良好的信譽和商業道德，無不良記錄。擁有與運輸業務相適應的運輸設備和專業人員。具備較強的運輸能力和服務質量保障能力。價格合理，具有市場競爭力。評估方式實地考察：對運輸服務提供商的辦公場所、運輸設備、人員情況等進行實地考察。問卷調查：向運輸服務提供商的客戶發放問卷，了解其服務質量、信譽等情況。參考行業評價：參考行業協會、媒體等對運輸服務提供商的評價。評估結果應用根據評估結果，建立運輸服務提供商名錄，對名錄中的運輸服務提供商進行動態管理。對于評估不合格的運輸服務提供商，不得與其簽訂運輸服務合同。3.合同起草與審核合同起草業務部門根據運輸服務需求，起草運輸服務合同初稿。合同初稿應包括合同雙方的基本信息、運輸服務內容、運輸價格、付款方式、運輸期限、質量標準、違約責任等條款。合同審核業務部門將合同初稿提交法務部門進行合法性審查。法務部門對合同條款進行審查，重點審查合同的合法性、完整性、準確性、嚴密性等，提出修改意見和建議。業務部門根據法務部門的意見對合同初稿進行修改，形成合同送審稿。合同送審稿提交財務部門進行價格、付款方式等方面的審核。財務部門對合同送審稿進行審核，提出審核意見和建議。業務部門根據財務部門的意見對合同送審稿進行修改，形成合同報批稿。4.合同簽訂合同審批合同報批稿提交公司主管領導進行審批。公司主管領導對合同的必要性、可行性、合法性等進行審查，簽署審批意見。合同簽署經公司主管領導審批同意后，業務部門與運輸服務提供商簽訂運輸服務合同。合同雙方應在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。合同一式多份，合同雙方各執一份，財務部門、法務部門等相關部門留存一份。三、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，業務部門應及時將合同內容向相關部門和人員進行交底，明確各部門和人員的職責和義務。合同交底的內容包括合同的主要條款、運輸服務要求、質量標準、付款方式、違約責任等。2.運輸安排業務部門根據合同約定的運輸服務內容和要求，制定運輸計劃，并組織實施。運輸計劃應包括運輸時間、運輸路線、運輸貨物的種類和數量等內容。在運輸過程中，業務部門應及時與運輸服務提供商溝通協調，確保運輸任務的順利完成。3.貨物交接運輸服務提供商應按照合同約定的時間、地點和要求，將貨物安全、及時地運輸到目的地。在貨物交接時，雙方應共同對貨物的數量、質量、包裝等進行檢查，填寫貨物交接清單，并簽字確認。如發現貨物數量短缺、質量損壞、包裝破損等問題，運輸服務提供商應及時采取措施進行處理，并承擔相應的責任。4.運輸費用結算財務部門根據合同約定的付款方式和運輸服務提供商提供的運輸發票等憑證，及時辦理運輸費用的結算手續。在結算運輸費用時，財務部門應嚴格審核運輸發票的真實性、合法性、完整性等，確保運輸費用的準確支付。如發現運輸服務提供商提供的運輸發票存在問題，財務部門應及時與運輸服務提供商溝通協調，要求其重新提供合法有效的運輸發票。5.合同變更與解除合同變更在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、運輸需求變化等原因需要變更合同內容的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、時間、雙方的權利和義務等條款。合同解除在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、運輸需求變化等原因需要解除合同的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面解除協議。合同解除協議應明確解除的原因、時間、雙方的權利和義務等條款。如因一方違約導致合同解除的，違約方應承擔相應的違約責任。四、合同風險管理1.風險識別與評估法務部門會同業務部門、財務部門等相關部門，對運輸服務合同可能存在的風險進行識別和評估。風險識別的內容包括合同主體風險、合同條款風險、運輸服務風險、付款風險、違約責任風險等。風險評估的方法包括定性評估和定量評估，根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分。2.風險應對措施根據風險評估的結果，制定相應的風險應對措施。對于合同主體風險，應加強對運輸服務提供商的資質審查和信用評估，選擇信譽良好、實力較強的運輸服務提供商。對于合同條款風險，應加強合同條款的起草和審核，確保合同條款合法、完整、準確、嚴密。對于運輸服務風險，應加強對運輸過程的監控和管理，及時發現和解決運輸過程中出現的問題。對于付款風險，應加強對運輸費用結算的管理，嚴格審核運輸發票的真實性、合法性、完整性等，確保運輸費用的準確支付。對于違約責任風險，應在合同中明確約定違約責任條款，加強對違約責任的追究和執行力度。3.風險監控與預警建立風險監控機制，對運輸服務合同的履行情況進行實時監控，及時發現和解決潛在的風險問題。定期對風險監控的結果進行分析和評估，根據風險變化情況及時調整風險應對措施。建立風險預警機制，對可能發生的重大風險事件進行預警，及時采取措施進行防范和處理。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關資料收集整理，移交公司檔案管理部門。合同文本及相關資料包括合同原件、合同審批表、合同變更協議、合同解除協議、運輸發票、貨物交接清單等。2.檔案整理檔案管理部門對收集到的合同文本及相關資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類歸檔。合同檔案應建立目錄索引，便于查詢和使用。3.檔案保管檔案管理部門應妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的要求進行存放和保管。定期對合同檔案進行檢查和清理，及時發現和處理檔案保管過程中出現的問題。4.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表，經相關部門負責人批準后，方可查閱或借閱。查閱或借閱合同檔案時，應嚴格遵守檔案管理的規定，不得擅自涂改、復印、轉借、丟失合同檔案。查閱或借閱合同檔案后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理相關手續。六、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同管理，嚴格按照合同約定履行義務，避免因自身原因引發合同糾紛。在合同簽訂前，充分了解運輸服務提供商的信譽和實力，選擇信譽良好、實力較強的運輸服務提供商。在合同履行過程中，加強與運輸服務提供商的溝通協調，及時解決運輸過程中出現的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理程序如發生合同糾紛，業務部門應及時向公司報告，并與運輸服務提供商進行溝通協商，尋求解決方案。如協商不成，業務部門應會同法務部門，根據合同約定和相關法律法規的規定，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案經公司主管領導批準后，組織實施。在糾紛處理過程中，應收集和整理相關證據，為糾紛的解決提供有力支持。如糾紛無法通過協商或其他方式解決