部門資料歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司部門資料的管理，確保資料的完整性、準確性和規范性，便于資料的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作過程中形成的各類資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司各部門資料由公司指定的檔案管理部門或專人集中統一管理。2.完整性原則：確保歸檔資料全面、系統，反映部門工作的全貌。3.準確性原則：歸檔資料應真實、準確，與實際工作相符。4.規范性原則：資料的整理、分類、編號等應符合公司統一規定。二、資料范圍（一）行政文件1.上級機關下發的與本部門工作相關的文件、通知、指示等。2.本部門制定的規章制度、工作計劃、工作總結、報告等。（二）業務資料1.項目資料：包括項目立項報告、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收報告等。2.業務報表：各類業務統計報表、財務報表等。3.市場調研資料：市場調研報告、行業動態分析等。（三）會議資料1.會議通知、議程、紀要。2.會議文件、發言材料、決議等。（四）人事資料1.員工檔案：個人簡歷、入職申請表、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。2.人事報表：員工考勤報表、工資報表等。（五）其他資料1.對外宣傳資料：公司宣傳冊、產品說明書、宣傳海報等。2.客戶資料：客戶信息登記表、客戶往來函件、合作協議等。3.榮譽證書、資質證明等。三、資料收集（一）收集責任各部門負責人為本部門資料收集的第一責任人，應指定專人負責資料的日常收集工作。（二）收集時間1.定期收集：每月末或每季度末，由資料收集人員對本部門當月或當季度形成的資料進行收集整理。2.不定期收集：根據工作需要，及時收集重要文件、緊急項目資料等。（三）收集要求1.資料收集人員應認真核對資料的完整性和準確性，確保資料無遺漏、無錯誤。2.對收集到的資料進行初步分類，以便于后續整理。四、資料整理（一）分類標準1.按照資料的性質、用途、時間等因素進行分類。2.具體分類如下：行政文件類：分為上級文件、本部門文件等。業務資料類：按項目、業務類型等進一步細分。會議資料類：按會議主題、時間順序等分類。人事資料類：按員工類別、資料類型等分類。其他資料類：根據資料內容進行具體分類。（二）編號規則1.為便于資料的管理和查詢，對歸檔資料進行編號。2.編號采用"部門代碼+年份+順序號"的形式。部門代碼：由公司統一制定，每個部門對應一個唯一的代碼。年份：資料形成的年份，采用公元紀年，如"2023"。順序號：按資料歸檔的先后順序依次編號，從"001"開始。（三）裝訂要求1.對紙張規格不一致、頁數較多的資料進行裝訂。2.裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。3.采用左側裝訂，裝訂線寬度不超過5mm。（四）編目要求1.編制資料目錄，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨資料裝訂，一份單獨成冊。五、資料歸檔（一）歸檔時間1.定期歸檔：各部門應在每季度末將本季度整理好的資料移交公司檔案管理部門歸檔。2.特殊情況：對于緊急或重要資料，應及時歸檔，不得延誤。（二）歸檔流程1.資料收集人員將整理好的資料填寫《資料歸檔清單》，一式兩份，一份隨資料移交，一份自留。2.檔案管理部門接收資料時，應核對《資料歸檔清單》與資料的一致性，無誤后在清單上簽字確認。3.檔案管理部門按照編號順序將資料存入檔案柜或檔案庫房，并更新檔案管理系統中的相關信息。六、資料保管（一）保管環境1.檔案管理部門應提供適宜的保管環境，確保資料不受潮、不受損、不丟失。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。2.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，標識清晰，便于查找。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，定期進行備份，并建立索引目錄，方便檢索。（三）保管期限1.根據資料的重要性和時效性，確定不同資料的保管期限。2.保管期限分為短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上）。3.具體保管期限參照公司相關規定執行。（四）定期盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行盤點，確保資料的數量和完整性。2.盤點每年至少進行一次，盤點結果應記錄在案，發現問題及時處理。七、資料查閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱人應嚴格遵守保密規定，經公司主管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人查閱公司資料的，應持單位介紹信或相關證明文件，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應對查閱資料的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱內容、查閱人等信息。2.查閱人員應在規定的時間內歸還資料，如需復印或借閱，應按照公司相關規定辦理手續。（三）歸還要求1.查閱人員歸還資料時，檔案管理部門應核對資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應追究查閱人員的責任。2.借閱資料的人員應按時歸還，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。八、資料借閱（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人批準后，交檔案管理部門審核。（二）借閱審批1.檔案管理部門根據資料的保管期限、重要性等因素進行審批。2.一般資料的借閱期限不得超過[X]個工作日，重要資料的借閱期限不得超過[X]個工作日。3.涉及公司機密的資料，借閱期限應根據具體情況由公司主管領導確定。（三）借閱手續1.借閱人員經審批通過后，到檔案管理部門辦理借閱手續，領取資料。2.檔案管理部門應在《資料借閱登記表》上記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、資料名稱、編號、借閱日期、歸還日期等，并由借閱人簽字確認。（四）歸還手續1.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還資料，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。2.歸還資料時，借閱人員應將資料交檔案管理部門核對，確認資料無損壞、無丟失后，在《資料借閱登記表》上簽字注銷。九、資料保密（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的資料予以保密。2.各部門負責人應加強對本部門員工的保密教育，確保員工知曉保密規定。（二）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應采取加密存儲、專人保管等措施。2.查閱和借閱機密資料的人員應簽訂保密協議，承諾不泄露公司機密。3.在非工作場所，不得談論和傳播公司機密資料。（三）泄密處理1.如發現公司機密資料泄露，應立即采取措施進行補救，并及時報告公司主管領導。2.對泄露公司機密的人員，公司將根據情節輕重給予相應的處罰，直至追究法律責任。十、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.經鑒定確認不需要繼續保存的資料。（二）銷毀申請1.各部門如需銷毀資料，應填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。（三）銷毀審批1.檔案管理部門根據資料的性質、重要性等因素進行審批。2.重要資料的銷毀應報公司主管領導批準。（四）銷毀方式1.對紙質資料，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.對電子資料，應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數據無法恢復。（五）銷毀記錄1.檔案管理部門應對資料銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。十一、監督與檢查（一）監督職責1.公司檔案管理部門負責對各部門資料歸檔管理工作進行監督檢查。2.定期對各部門資料歸檔情況進行抽查，發現問題及時提出整改意見。（二）檢查內容1.資料收集的完整性和及時性。2.資料整理的規范性和準確性。3.資料歸檔的及時性和完整性。4.資料保管的安全性和規范性。5.資料查閱和借閱的手續是否齊全。（三