規范公司發文管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司發文管理，確保公司文件的準確性、規范性、及時性和有效性，提高公司工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工。（三）基本原則1.準確規范原則：文件內容應準確無誤，符合國家法律法規、政策規定及公司實際情況，格式規范統一。2.及時高效原則：文件的起草、審核、簽發、傳遞、歸檔等環節應嚴格按照規定的時間和程序進行，確保文件及時傳達和執行。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保文件在流轉過程中的安全性和保密性，防止文件泄露。二、發文管理職責分工（一）綜合管理部門1.負責公司發文管理制度的制定、修訂和解釋。2.統一管理公司各類文件，包括文件的編號、登記、印發、歸檔等工作。3.對各部門起草的文件進行格式審核和文字把關，確保文件的規范性。4.負責文件的傳遞、催辦和督辦工作，跟蹤文件的執行情況。（二）文件起草部門1.根據工作需要起草各類文件，確保文件內容真實、準確、完整，符合公司實際情況和相關要求。2.對起草的文件進行內部審核，確保文件質量。3.按照規定的程序將起草好的文件提交審核和簽發。（三）文件審核部門1.對提交審核的文件進行全面審核，重點審核文件內容的合法性、合規性、準確性、完整性以及格式的規范性。2.提出審核意見，對不符合要求的文件退回起草部門修改完善。（四）文件簽發人1.根據公司授權，對審核通過的文件進行簽發。2.對文件的真實性、準確性、合法性負責。三、發文種類及格式（一）發文種類1.公司文件：適用于公司全局性、重大事項的決策、部署和管理，具有較高的權威性和指導性。2.部門文件：適用于公司各部門職責范圍內的工作安排、通知、通報等，是部門開展工作的依據和憑證。3.會議紀要：用于記錄公司各類會議的主要內容、決議和工作安排，是會議精神傳達和執行的重要依據。4.請示報告：用于向上級單位或相關部門請示工作、匯報情況等。（二）文件格式1.頁面設置：文件一般采用A4紙型，頁邊距上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文一般用三號仿宋體，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體加粗，三級標題用三號仿宋體加粗。3.排版要求：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進2個字符。4.文號及編號：文號一般由發文部門代字、年份、序號組成，如"[部門代字]〔年份〕序號"。編號按照公司統一規定進行編排。5.發文日期：以文件簽發日期為準，用阿拉伯數字完整寫出年、月、日，如"20xx年xx月xx日"。6.印章：文件需加蓋公司印章或部門印章的，應按照規定的位置和要求加蓋，印章應清晰、端正。四、發文流程（一）文件起草1.各部門根據工作需要確定文件起草內容和發文范圍，明確文件主題和目的。2.由熟悉相關業務的人員負責起草文件，起草過程中應充分收集相關資料，進行深入調研和分析，確保文件內容具有針對性和可操作性。3.文件起草完成后，起草人應認真核對文件內容，確保準確無誤，并在文件末尾注明起草人姓名及日期。（二）文件審核1.起草部門負責人對起草的文件進行初審，重點審核文件內容是否符合部門工作實際和公司整體要求，格式是否規范，語言表達是否準確等。2.初審通過后，將文件提交至綜合管理部門進行格式審核和文字把關。綜合管理部門主要審核文件格式是否符合公司規定，文字表述是否通順、準確、規范，標點符號使用是否正確等。3.對于涉及多個部門或重大事項的文件，綜合管理部門應組織相關部門進行會審，充分征求各部門意見，確保文件內容全面、準確，避免出現矛盾和歧義。4.文件審核過程中，審核人應提出明確的審核意見，對于不符合要求的文件，應及時退回起草部門修改完善，修改后的文件需重新提交審核。（三）文件簽發1.經審核通過的文件，按照公司規定的審批流程提交文件簽發人簽發。2.文件簽發人應認真審閱文件內容，對文件的真實性、準確性、合法性負責，并根據文件內容和公司實際情況做出簽發決定。3.一般文件由部門負責人或分管領導簽發；重要文件、涉及全局性工作的文件以及需向上級單位請示匯報的文件，由公司主要領導簽發。4.文件簽發后，簽發人應在文件上簽署姓名及日期。（四）文件印發1.綜合管理部門根據文件簽發意見，對文件進行編號、排版、打印，并加蓋公司印章或部門印章。2.文件印發份數應根據實際工作需要確定，嚴格控制文件印發數量，避免浪費。3.印發后的文件應及時分發給相關部門和人員，并做好文件發放登記工作，記錄文件名稱、文號、發放時間、發放對象等信息。（五）文件傳遞1.文件印發后，綜合管理部門應及時將文件傳遞給相關部門和人員。傳遞方式可根據文件緊急程度和實際情況選擇紙質文件傳遞、電子文件發送等方式。2.對于重要文件或緊急文件，應采用專人送達或特快專遞等方式確保文件及時、安全送達。3.文件傳遞過程中，應做好交接手續，確保文件傳遞的準確性和完整性。接收人應在文件傳遞記錄上簽字確認。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件原件及相關資料整理歸檔，確保文件資料的完整性和系統性。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，并填寫檔案目錄，便于查閱和管理。3.綜合管理部門負責對歸檔文件進行統一保管，定期對檔案進行整理、清查和鑒定，確保檔案安全。五、發文時效管理（一）緊急文件對于緊急文件，應明確緊急程度和辦理時限要求，相關部門和人員應在規定時間內完成文件的起草、審核、簽發、印發和傳遞等工作，確保文件及時傳達和執行。（二）一般文件一般文件應按照規定的流程和時間節點進行辦理，確保文件在合理時間內發布和執行。對于涉及多個環節的文件，各環節應緊密銜接，避免出現拖延現象。（三）文件催辦綜合管理部門負責對文件辦理情況進行跟蹤和催辦，定期檢查文件的執行進度。對于未按時完成的文件，應及時向責任部門和責任人發出催辦通知，督促其加快辦理進度。（四）延誤處理因特殊原因導致文件辦理延誤的，責任部門應及時向綜合管理部門說明情況，并采取有效措施盡快完成文件辦理工作。對于因延誤給公司工作造成損失的，將追究相關部門和人員的責任。六、發文保密管理（一）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對在文件起草、審核、簽發、傳遞、歸檔等過程中知悉的公司機密信息予以保密。2.文件起草部門和起草人應確保文件內容不涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等敏感信息，如需涉及，應按照公司保密規定進行審批和處理。（二）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應在文件首頁左上角標明"機密"字樣，并根據機密等級確定發放范圍和閱讀權限。2.機密文件應存放在專門的保密柜中，由專人負責保管，嚴格限制查閱人員范圍。查閱機密文件需經公司相關領導批準，并進行登記。3.在文件傳遞過程中，應采取加密傳輸、專人護送等保密措施，確保文件在流轉過程中的安全性。4.對于廢棄的文件，應按照公司保密規定進行銷毀處理，嚴禁隨意丟棄或出售。（三）泄密處理1.如發現文件泄密情況，應立即采取措施進行補救，及時報告公司領導，并配合有關部門進行調查處理。2.對于因故意或過失導致文件泄密的部門和人員，公司將按照相關規定給予嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。七、發文監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部門定期對公司發文管理情況進行監督檢查，重點檢查文件起草質量、審核程序、簽發權限、印發格式、傳遞時效、歸檔管理等方面是否符合本制度規定。2.對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將發文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的發文管理工作進行考核評價。2.考核內容包括文件起草的及時性、準確性、規范性，審核把關的嚴格性，簽發的合規性，印發傳遞的時效性，歸檔管理的完