公司辦公群管理制度?總則目的為加強公司內部溝通與協作，規范辦公群的使用，提高工作效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要加入公司辦公群的外部人員。基本原則1.高效溝通原則：確保信息及時、準確、有效地在群內傳遞，避免信息延誤和誤解。2.實名制原則：群成員需使用真實姓名，以便于識別和溝通。3.文明交流原則：倡導文明用語，尊重他人，嚴禁在群內發布攻擊性、侮辱性、歧視性等不良言論。4.保密原則：涉及公司機密信息的討論，應嚴格遵守公司保密制度，防止信息泄露。辦公群分類及功能工作總群1.成員構成：公司全體員工。2.主要功能發布公司重要通知、公告、決策等信息。傳達公司領導的工作指示和要求。匯報工作進展，協調跨部門工作。分享公司內部新聞、動態等。部門群1.成員構成：各部門員工。2.主要功能部門內部溝通工作安排、任務分配、問題反饋等。組織部門會議，進行工作討論和交流。分享部門工作經驗和成果。項目群1.成員構成：參與特定項目的相關人員，包括項目負責人、團隊成員、協作部門人員等。2.主要功能針對項目進行溝通協調，確保項目順利推進。匯報項目進展情況，討論解決項目中遇到的問題。分享項目相關的技術資料、文檔等。群成員管理加入與退出1.加入新員工入職后，由人力資源部門統一將其加入相應的辦公群。因工作需要加入公司辦公群的外部人員，需由相關部門負責人審核同意后，由管理員添加。2.退出員工離職時，由人力資源部門統一將其從辦公群中移除。員工因個人原因申請退出辦公群，需向管理員提交申請，經批準后予以移除。群成員職責1.群成員應及時查看群消息，積極參與群內討論，按時完成群內安排的工作任務。2.對于群內提出的問題，應積極回復，提供有效建議和解決方案。3.保守群內機密信息，不得將群內信息泄露給無關人員。4.維護群內秩序，對違反群規的行為及時進行提醒和糾正。群管理員職責1.負責辦公群的日常管理工作，包括成員加入、退出的審批，群公告的發布等。2.監控群內信息，及時刪除不良信息，維護群內文明交流環境。3.協助解決群內成員之間的溝通問題，促進工作協調。4.定期對辦公群的使用情況進行總結和匯報。信息發布管理信息發布要求1.發布內容應與工作相關，主題明確，語言簡潔明了。2.重要信息應確保準確無誤，必要時提供相關背景資料和說明。3.涉及多個部門的信息，發布前應與相關部門溝通協調，確保信息一致。4.嚴禁在群內發布與工作無關的信息，如廣告、謠言、低俗內容等。信息發布流程1.部門內部信息由部門負責人審核后發布。2.涉及公司整體的重要信息，由相關領導審核后發布。3.對于需緊急傳達的信息，可先發布，但事后需及時補充審核流程。公告與通知1.公司重要公告、通知等應在工作總群發布，并根據需要同時轉發至相關部門群。2.各部門的重要通知應在部門群發布，并確保部門內員工知曉。3.公告與通知應明確發布時間、發布部門、主要內容、執行要求等關鍵信息。溝通交流規范語言規范1.使用文明、規范、禮貌的語言，避免使用粗俗、生僻、歧義性的詞匯。2.表述清晰準確，避免模糊、籠統的語言，確保信息傳達無誤。3.尊重他人觀點，理性討論問題，不得進行人身攻擊和惡意詆毀。交流方式1.提倡簡潔明了的交流方式，避免冗長、繁瑣的表述。2.對于重要問題和復雜事項，可通過語音通話、視頻會議等方式進行深入溝通。3.在群內交流時，應避免刷屏，影響其他成員查看信息。回復要求1.對于群內的詢問和工作安排，應及時回復，表明態度和處理進度。2.如暫時無法回復，應說明原因，并告知預計回復時間。3.對于涉及多個部門或需要協調的問題，應積極參與討論，共同尋求解決方案。會議管理會議通知1.通過辦公群發布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息。2.重要會議需提前發送會議議程和相關資料，供參會人員準備。會議記錄1.指定專人負責會議記錄，記錄會議主要內容、討論結果、決議事項等。2.會議記錄應在會后及時整理，并通過辦公群發布或共享給相關人員。會議紀要1.根據會議記錄整理會議紀要，明確會議達成的共識和下一步工作安排。2.會議紀要經相關領導審核后發布，作為工作執行和監督的依據。文件共享管理文件上傳1.員工可將工作中產生的重要文件、資料等上傳至辦公群共享文件夾或指定的共享平臺。2.上傳文件應確保內容完整、格式正確，并注明文件名稱、上傳人、上傳時間等信息。文件下載1.員工可根據工作需要從辦公群共享文件夾或共享平臺下載相關文件。2.下載文件后應及時查看和使用，并妥善保管，不得隨意刪除或更改文件內容。文件更新與維護1.對于共享文件的更新版本，上傳人應及時替換原文件，并通知相關人員。2.定期清理辦公群共享文件夾中的過期、無用文件，確保共享資源的有效性。保密管理保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息。2.在辦公群內討論的尚未公開的公司決策、戰略規劃等信息。保密措施1.嚴禁在辦公群內發布、討論涉及公司保密信息的內容。2.對于確需在群內提及的保密信息，應采用加密、模糊處理等方式進行表述。3.群成員應增強保密意識，不得將保密信息通過其他渠道泄露給無關人員。違規處理1.對于違反保密規定的行為，一經發現，將按照公司保密制度進行嚴肅處理。2.給公司造成損失的，將依法追究相關人員的法律責任。監督與考核監督機制1.公司設立專門的監督小組，負責對辦公群的使用情況進行監督檢查。2.監督小組定期查看辦公群聊天記錄，發現問題及時提醒和糾正。3.鼓勵員工對違反群規的行為進行舉報，監督小組對舉報信息進行核實處理。考核辦法1.將員工在辦公群的表現納入績效考核體系，作為評價員工工作態度和協作能力的重要依據。2.對于積極參與群內溝通、有效推動工作