財務公司合同管理制度?總則1.目的為加強財務公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于財務公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于貸款合同、擔保合同、資金拆借合同、票據承兌與貼現合同、金融服務合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規、金融監管規定以及公司內部規章制度。審慎性原則：在簽訂合同前，應對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分審查，謹慎決策。全面履行原則：合同各方應按照合同約定全面履行各自的義務，確保合同目的實現。防范風險原則：注重合同風險的識別、評估和控制，采取有效措施防范各類風險。合同管理機構及職責1.合同管理委員會組成：由公司領導班子成員、相關部門負責人等組成。職責：審議合同管理制度、重大合同標準等重要事項。審定重大合同，對合同的合法性、合規性、風險性等進行決策。協調解決合同管理過程中的重大問題。2.風險管理部門職責：負責合同風險的識別、評估和監控，制定風險應對措施。審查合同文本，對合同的法律風險、信用風險等進行專業審核。參與重大合同的談判、簽訂等工作，提供風險防范建議。3.業務部門職責：負責合同的發起、起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。對合同相對方進行盡職調查，收集相關資料，評估其信用狀況和履約能力。及時向風險管理部門、合同管理部門通報合同履行過程中的情況，配合處理合同糾紛。4.合同管理部門職責：負責合同管理制度的貫徹執行和監督檢查。統一編號、登記、保管合同文本及相關資料。組織合同培訓，提高員工合同管理意識和業務水平。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。合同簽訂管理1.合同立項業務部門根據業務需求發起合同立項申請，填寫立項申請表，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當事人情況、合同主要條款等內容。立項申請表經部門負責人審核后提交合同管理部門。2.盡職調查業務部門對立項合同的相對方進行盡職調查，內容包括但不限于主體資格、經營范圍、經營狀況、財務狀況、涉訴情況、信用記錄等。收集相關證明材料，形成盡職調查報告，作為合同簽訂的重要參考依據。3.合同起草業務部門負責合同文本的起草工作，應參照相關法律法規、行業標準及公司示范文本進行，確保合同條款完整、準確、合法、有效。合同文本應明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等重要內容。4.合同審查業務部門將起草好的合同文本提交風險管理部門進行風險審查。風險管理部門從法律風險、信用風險、市場風險等方面進行評估，提出審查意見，如修改建議、風險提示等。合同管理部門對合同文本的格式、編號、登記等進行合規性審查。涉及重大合同或特殊業務合同的，還需提交合同管理委員會審議。5.合同談判業務部門根據審查意見與合同相對方進行談判，就合同條款進行協商、修改和確定。談判過程中應充分維護公司利益，確保合同條款符合公司要求。重要談判應做好記錄，形成談判紀要。6.合同簽訂經審查通過且談判達成一致的合同，由業務部門負責人、授權代表簽字，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂前，應確保簽字蓋章手續齊全，合同文本份數符合要求。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交合同管理部門進行編號、登記和保管。合同履行管理1.履行計劃制定業務部門在合同簽訂后，應制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點、責任人等內容。履行計劃應報部門負責人審核后實施，并及時通報合同管理部門。2.履行跟蹤與監督業務部門負責合同履行的具體跟蹤工作，定期檢查合同履行情況，及時發現和解決問題。如發現合同相對方出現違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，并向風險管理部門、合同管理部門報告。合同管理部門對合同履行情況進行監督檢查，定期收集業務部門的合同履行報告，對發現的問題及時督促整改。風險管理部門對合同履行過程中的風險進行持續監控，根據風險變化情況調整風險應對措施。3.資料歸檔業務部門在合同履行過程中應妥善保管相關資料，包括但不限于合同文本、往來函件、交付憑證、驗收報告、結算單據等。合同履行完畢后，業務部門應及時將所有資料整理歸檔，并提交合同管理部門統一保管。合同變更與轉讓管理1.合同變更合同履行過程中，如需變更合同內容，業務部門應填寫合同變更申請表，說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等情況。變更申請表經部門負責人審核后提交合同管理部門。合同管理部門對變更申請進行形式審查，涉及合同實質性內容變更的，應提交風險管理部門進行風險審查。經審查通過的合同變更申請，業務部門與合同相對方協商一致后簽訂合同變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同一并保管。2.合同轉讓合同一方如需將合同權利義務轉讓給第三方，應事先取得對方書面同意，并簽訂合同權利義務轉讓協議。轉讓協議應明確轉讓的內容、雙方的權利義務等事項。業務部門應將轉讓協議提交合同管理部門備案。未經對方書面同意，合同不得擅自轉讓。合同終止管理1.合同終止情形合同出現下列情形之一的，予以終止：合同已按約定履行完畢。雙方協商一致解除合同。因不可抗力或其他不可歸責于雙方的原因導致合同無法履行。一方違約，另一方依法解除合同。法律規定或合同約定的其他終止情形。2.終止程序業務部門在合同終止事由出現后，應及時填寫合同終止申請表，說明終止原因、合同履行情況等內容。申請表經部門負責人審核后提交合同管理部門。合同管理部門對終止申請進行審查，涉及合同結算、清理等事項的，通知相關部門辦理。合同終止后，業務部門應及時清理合同資料，辦理相關手續，并將合同終止情況通報合同管理部門。合同管理部門對終止合同進行編號、登記后單獨保管。合同糾紛處理1.糾紛預防業務部門在合同簽訂、履行過程中應嚴格按照合同約定和本制度要求操作，加強溝通協調，及時解決問題，預防合同糾紛的發生。合同管理部門定期組織合同糾紛案例分析會，總結經驗教訓，提高員工防范糾紛的意識和能力。2.糾紛處理程序合同糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據資料，分析糾紛原因，提出初步處理意見，并向合同管理部門、風險管理部門報告。合同管理部門會同風險管理部門、業務部門研究制定糾紛解決方案，根據糾紛的性質和復雜程度，可采取協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。涉及重大合同糾紛或可能對公司造成重大影響的糾紛，應及時提交合同管理委員會審議，按照審議意見處理。在糾紛處理過程中，應妥善保管相關證據資料，積極應對，維護公司合法權益。合同檔案管理1.檔案收集合同管理部門負責收集、整理合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、附件、審批文件、談判紀要、往來函件、交付憑證、驗收報告、結算單據等。業務部門應按照要求及時將相關資料提交合同管理部門。2.檔案整理與歸檔合同管理部門對收集到的合同資料進行分類整理，按照合同編號、簽訂時間、業務類型等進行排序，編制檔案目錄。整理后的合同資料應裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明合同名稱、編號、保管期限等信息。合同檔案應按照年度、類別進行歸檔，存放于專門的檔案庫房。3.檔案保管期限合同檔案的保管期限根據合同性質、重要程度等因素確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為3年，中期保管期限為5年，長期保管期限為10年以上。具體保管期限參照國家有關規定和公司實際情況執行。4.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等。申請表經部門負責人審核后提交合同管理部門。合同管理部門對查閱申請進行審批，同意查閱的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案內容。因特殊原因需要借閱合同檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人、合同管理部門負責人審批后辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[x]個工作日，借閱人應按時歸還檔案。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借他人或用于其他非工作目的。合同信息化管理1.建立合同管理系統公司應建立合同管理信息化系統，實現合同從立項、起草、審查、簽訂、履行、變更、終止到檔案管理等全過程的信息化管理。合同管理系統應具備合同模板管理、流程審批、文檔存儲、查詢統計、風險預警等功能。2.數據錄入與維護業務部門負責在合同管理系統中錄入合同基礎信息、履行情況等數據，并及時更新維護。合同管理部門對錄入的數據進行審核，確保數據的準確性和完整性。風險管理部門可通過合同管理系統獲取合同相關信息，進行風險分析和監控。3.系統安全管理加強合同管理系統的安全防護，設置不同的用戶權限，確保數據的安全性和保密性。定期對系統進行備份，防止數據丟失。建立系統故障應急處理機制，及時解決系統運行過程中出現的問題。監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對合同管理情況進行審計監督，檢查合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行的合規性、風險防范措施的落實情況等。對審計發現的問題提出整改意見，督促相關部門及時整改。2.日常檢查合同管理部門、風險管理部門定期對合同管理工作進行日常檢查，重點檢查合同簽訂程序的規范性、履行情況的跟蹤監督、資料歸檔的完整性等。對檢查中發現的問題及時進行糾正，并將檢查結果納入部門績效考核。責任追究1.對在合同管理過程中違反本制度規定，導致公司利益受損的單位和個人，視情節輕重給予相應的紀律處分、經濟處罰；涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機關處理。2.責任追究的情形包括但不限于：