行政文件收發管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政文件的收發管理，確保文件傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在行政文件收發過程中的管理。（三）職責分工1.行政部負責公司行政文件收發工作的歸口管理。制定和完善行政文件收發管理制度，并監督執行。負責文件的簽收、登記、分發、傳閱、保管、歸檔和銷毀等工作。2.各部門負責本部門文件的收發、保管和歸檔工作，并指定專人負責此項工作。及時將需要傳達給其他部門的文件送交到行政部進行統一處理。按照規定的時間和要求閱讀、處理文件，并將處理結果反饋給行政部。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.公司紅頭文件：以公司名義發布的具有正式效力的文件，如決定、通知、通報等。2.部門文件：各部門自行制定的文件，用于指導本部門工作。3.外來文件：公司收到的來自外部單位的文件，如政府部門文件、合作伙伴文件等。（二）文件編號1.公司紅頭文件編號規則：[公司簡稱]+[年份]+[文件序號]，例如：[公司簡稱]2023001。2.部門文件編號規則：[部門簡稱]+[年份]+[文件序號]，例如：[部門簡稱]2023001。3.外來文件編號規則：根據文件來源單位的編號進行登記，如有必要可在前面加上"外"字加以區分，例如：外[單位編號]。三、文件的收發流程（一）收文流程1.簽收行政部收發人員收到文件后，首先檢查文件的外包裝是否完好，文件數量是否齊全。對收到的文件進行逐件清點，確認無誤后在文件簽收登記表上簽字，并注明簽收日期。2.登記將簽收的文件詳細信息錄入行政文件收發管理系統，包括文件名稱、文號、發文單位、發文日期、密級、份數等。按照文件的分類和編號規則進行編號，并在文件首頁加蓋收文章。3.分發根據文件的內容和性質，確定文件的分發范圍。將文件及時分發給相關部門或人員，并在文件分發登記表上記錄分發時間、部門、人員等信息。4.傳閱需要傳閱的文件，行政部收發人員應按照規定的傳閱順序進行傳遞，并在文件傳閱登記表上記錄傳閱人員的姓名、傳閱時間等信息。傳閱人員應在規定時間內閱讀文件，并簽署本人意見后及時將文件返回給行政部。5.承辦承辦部門或人員收到文件后，應按照文件要求及時辦理，并將辦理結果反饋給行政部。對于需要回復的文件，承辦部門或人員應在規定時間內起草回復文件，經部門負責人審核后送行政部統一發文。6.催辦行政部收發人員應對文件的辦理情況進行跟蹤催辦，確保文件得到及時處理。對于逾期未辦理的文件，應及時向承辦部門或人員發出催辦通知，并記錄催辦情況。7.歸檔文件辦理完畢后，承辦部門或人員應將文件整理好，移交行政部進行歸檔。行政部按照檔案管理規定，將文件進行分類、編號、裝訂，存入檔案柜。（二）發文流程1.擬稿各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司的政策法規和實際情況，語言表達應準確、簡潔、規范。擬稿人應在文件上注明擬稿日期、部門、姓名，并由部門負責人審核簽字。2.審核行政部對擬發文件進行審核，重點審核文件內容是否符合公司規定、格式是否規范、語言是否通順等。對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會簽，確保文件內容得到各部門的認可。3.簽發審核通過的文件，由行政部送公司領導簽發。公司領導根據文件內容和工作需要進行簽發，簽發后的文件方可進入發文流程。4.編號行政部根據文件編號規則對簽發后的文件進行編號，并在文件首頁加蓋公司公章。5.打印將編號后的文件按照規定的格式進行打印，確保文件內容清晰、格式規范。打印份數應根據文件的分發范圍和存檔要求確定，避免浪費。6.校對打印后的文件由擬稿人或其他專人進行校對，確保文件內容準確無誤。校對人應在校對記錄上簽字，對校對結果負責。7.分發行政部按照文件的分發范圍，將文件分發給相關部門或人員，并在文件分發登記表上記錄分發時間、部門、人員等信息。8.存檔發文完成后，行政部將文件的原稿、打印稿、電子文檔等進行整理歸檔，以便日后查閱。四、文件的保管與保密（一）保管1.行政部應設立專門的文件保管室，配備必要的文件保管設備，如文件柜、保險柜等，確保文件的安全存放。2.文件應按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。對于重要文件和機密文件，應單獨存放，并采取必要的保密措施。3.定期對文件進行清理和盤點，確保文件的完整性和準確性。對于過期、作廢的文件，應按照規定進行銷毀。（二）保密1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件進行妥善保管，不得泄露給無關人員。2.閱讀和處理機密文件時，應在規定的場所進行，不得擅自將文件帶出公司或轉借他人。3.文件傳遞過程中，應采取必要的保密措施，如密封、專人傳遞等，防止文件丟失或泄露。4.對于因工作需要查閱機密文件的人員，應經過公司領導批準，并在行政部進行登記，查閱完畢后及時歸還。5.發現文件丟失或泄露時，應立即向行政部報告，并采取必要的措施進行補救，防止損失擴大。五、文件的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱公司文件的人員，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱原因、借閱時間等信息。2.文件借閱申請表經部門負責人審核簽字后，送行政部審批。行政部根據文件的性質和借閱人員的權限進行審批，審批通過后方可借閱。3.借閱人員應按照規定的時間歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員在借閱期間應妥善保管文件，不得擅自涂改、復印、轉借他人，如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。（二）查閱1.公司員工因工作需要查閱公司文件的，可直接到行政部進行查閱。2.查閱人員應在行政部指定的場所進行查閱，并按照行政部的要求進行登記，注明查閱文件的名稱、文號、查閱時間等信息。3.查閱人員不得擅自將文件帶出行政部查閱場所，如需復印文件，應經過行政部同意，并按照規定的程序進行操作。六、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.過期、作廢的文件。2.已完成歷史使命，無保存價值的文件。3.因機構調整、工作變動等原因不再使用的文件。（二）銷毀程序1.行政部定期對需要銷毀的文件進行清理和登記，填寫文件銷毀申請表，注明文件的名稱、文號、數量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀申請表經行政部負責人審核簽字后，送公司領導批準。3.批準后的文件銷毀申請表交行政部組織實施銷毀工作