資料留存管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強公司各類資料的留存管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、接收、使用和保管的各類資料，包括但不限于文件、合同、報表、記錄、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的資料管理部門或崗位，負責(zé)對各類資料進行集中統(tǒng)一管理。2.分類存放原則：按照資料的類別、性質(zhì)、來源等進行分類，分別存放于相應(yīng)的存儲介質(zhì)和存儲區(qū)域。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止資料的丟失、損壞、泄露和篡改。4.方便查閱原則：建立科學(xué)合理的資料索引和檢索體系，確保資料能夠快速、準確地被查閱和使用。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同、協(xié)議。3.財務(wù)報表類：如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務(wù)相關(guān)報表。4.人事檔案類：員工的個人簡歷、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。5.項目文檔類：公司各類項目的立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等。6.技術(shù)資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)標準等。7.市場營銷類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售數(shù)據(jù)等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料。（二）資料編號1.資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.類別代碼：根據(jù)資料分類確定，用兩位大寫字母表示，如"xZ"表示行政文件類。3.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份，如"2023"。4.順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，用四位數(shù)字編號，從"0001"開始。5.示例：一份行政文件，類別代碼為"xZ"，產(chǎn)生于2023年，順序號為0010，則其編號為"xZ20230010"。三、資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門在工作過程中產(chǎn)生資料的收集工作，指定專人負責(zé)資料的整理和報送。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責(zé)組織相關(guān)部門進行收集。（二）收集要求1.資料產(chǎn)生后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將資料收集齊全，確保資料的完整性。2.收集的資料應(yīng)真實、準確、清晰，不得偽造、篡改。3.對于電子資料，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，能夠正常打開和查閱。（三）整理要求1.資料收集后，應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則進行整理，確保資料的分類準確、編號唯一。2.對每份資料進行核對，檢查資料的內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全、日期是否準確等。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進行裝訂、編頁碼，確保資料的整齊、美觀。4.對于電子資料，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照類別和年份進行分類存儲，并對文件名進行規(guī)范命名，確保文件名能夠準確反映資料的內(nèi)容。四、資料的存儲與保管（一）存儲介質(zhì)1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的文件柜或檔案室，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。2.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備上，同時定期進行備份，備份介質(zhì)可選用光盤、磁帶等。（二）存儲區(qū)域劃分1.檔案室應(yīng)根據(jù)資料的類別、年份等進行區(qū)域劃分，設(shè)置不同的存儲架和存儲柜，分別存放不同類別的資料。2.對于常用資料，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，方便員工查閱使用。（三）保管責(zé)任1.資料管理部門或崗位應(yīng)指定專人負責(zé)資料的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對資料進行檢查和盤點，確保資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。3.對于重要資料和保密資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保資料的保密性。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱資料的，可向資料管理部門提出查閱申請，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，由保管人員協(xié)助查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得泄露資料內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱目的等。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審批，審批通過后交資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員、查閱資料名稱及編號、查閱目的等。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱資料的，須經(jīng)資料管理部門負責(zé)人批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、借閱期限等。2.將申請表提交資料管理部門負責(zé)人審批，審批通過后交保管人員。3.保管人員對借閱資料進行清點、核對，并在《資料借閱登記表》上登記借閱人員姓名、部門、借閱資料名稱及編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。借閱人員簽字確認后，領(lǐng)取資料。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘抄。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，歸還時，保管人員應(yīng)對資料進行檢查，確認資料無損壞、無丟失后，在《資料借閱登記表》上注明歸還日期，并由借閱人員簽字確認。六、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.資料因各種原因已失去真實性、完整性，無法使用的。3.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型等原因，需要銷毀相關(guān)資料的。（二）銷毀流程1.由資料管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的類別、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.將申請表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后交資料管理部門組織銷毀。3.資料管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)資料銷毀工作，銷毀過程中應(yīng)確保資料的徹底銷毀，防止資料泄露。4.對于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子資料，可采用格式化、刪除等方式進行銷毀。5.銷毀工作完成后，負責(zé)銷毀的人員應(yīng)在《資料銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表交資料管理部門存檔。七、資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、客戶信息等敏感信息的資料。2.公司內(nèi)部會議記錄、決策文件、人事檔案等資料。（二）保密措施1.對保密資料進行標識，明確保密級別和保密期限。2.限制保密資料的查閱和借閱范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱。3.采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保保密資料在存儲和傳輸過程中的安全性。4.對接觸保密資料的人員進行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.定期對保密資料進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密制度，泄露公司機密資料的人員，公司將依法追究其法律責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。2.因泄露公司機密資料給公司造成損失的，公司有權(quán)要求責(zé)任人賠償相應(yīng)的經(jīng)濟損失。八、資料的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的資料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、查閱和借閱等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保資料的安全性和可靠性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.資料管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)資料信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.對于新產(chǎn)生的資料，應(yīng)及時錄入信息化管理系統(tǒng)，并按照規(guī)定進行分類和編號。3.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行清理和維護，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和有效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。3.對系統(tǒng)管理員的操作權(quán)限進行嚴格控制，定期更換系統(tǒng)管理員密碼，防止內(nèi)部人員非法操作。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，資料管理部門、審計部門等相關(guān)人員為成員，負責(zé)對公司資料留存管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲、保管等工作是否符合本制度的要求。2.資料的查閱、借閱、銷毀等流程是否規(guī)范。3.資料的保密管理措施是否落實到位。4.資料信息化管理系統(tǒng)的運行情況是否正常。（三）檢查方式1.定期檢查：資料管理監(jiān)督小組每季度對公司資料留存管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對各部門的資料留存管理情況進行不定期抽查。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。