行政費用支出管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政費用的管理，合理控制費用支出，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的行政費用支出管理。（三）基本原則1.預算控制原則：行政費用支出應嚴格按照年度預算執行，確保各項費用支出在預算范圍內。2.合理節約原則：在保證公司正常運營的前提下，優化資源配置，節約費用開支，杜絕浪費。3.審批規范原則：所有行政費用支出必須經過規定的審批流程，確保支出的合理性、合規性。4.監督考核原則：建立健全行政費用支出的監督考核機制，對費用支出情況進行定期檢查和評估，確保制度的有效執行。二、行政費用支出范圍（一）辦公費用1.辦公用品：包括文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本等。2.辦公設備：如電腦、打印機、復印機、傳真機、辦公桌椅等的購置、維修、保養費用。3.辦公耗材：如打印紙、復印紙、墨盒、硒鼓等。4.水電費：公司辦公區域的水電費支出。（二）通訊費用1.固定電話費用：公司辦公用固定電話的月租費、通話費等。2.移動通訊費用：員工因工作需要配備的手機通訊費用，按照公司相關規定進行報銷。（三）差旅費1.交通費用：員工因公務出差乘坐飛機、火車、汽車、輪船等交通工具的費用。2.住宿費用：員工出差期間的住宿費。3.餐飲補貼：按照公司規定的標準給予員工的出差餐飲補貼。4.市內交通費用：員工在出差地市內因公務發生的交通費用。（四）業務招待費1.招待餐費：因業務需要招待客戶、合作伙伴等發生的餐飲費用。2.禮品費用：贈送客戶、合作伙伴等的禮品費用。3.娛樂費用：因業務需要安排的娛樂活動費用，如唱歌、打球、旅游等。（五）車輛費用1.車輛購置費用：公司購置車輛的費用。2.車輛保險費用：公司車輛的保險費用。3.車輛維修保養費用：公司車輛的維修、保養費用。4.車輛燃油費用：公司車輛的燃油費用。5.車輛過路過橋費用：公司車輛在行駛過程中發生的過路過橋費用。（六）會議費用1.會議場地租賃費用：召開會議租賃場地的費用。2.會議設備租賃費用：如投影儀、音響設備等的租賃費用。3.會議資料印刷費用：會議所需資料的印刷費用。4.會議餐飲費用：會議期間提供的餐飲費用。（七）其他行政費用1.物業管理費用：公司辦公區域的物業管理費用，包括保潔、保安、綠化等費用。2.綠化費用：公司辦公區域的綠化建設、養護費用。3.行政辦公設備折舊費用：公司行政辦公設備按照規定計提的折舊費用。4.行政辦公設備低值易耗品攤銷費用：公司行政辦公設備低值易耗品按照規定進行的攤銷費用。5.其他與行政辦公相關的費用：如郵寄費、快遞費、證照辦理費等。三、行政費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據本部門的工作任務和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度的行政費用預算草案，并提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司整體戰略目標和經營計劃，編制公司年度行政費用預算方案，報公司管理層審批。3.公司年度行政費用預算方案經公司管理層審批通過后，下達至各部門執行。（二）預算執行1.各部門應嚴格按照下達的年度行政費用預算執行，不得擅自超預算支出。如因特殊情況需要調整預算，應提前向行政部門提交書面申請，說明調整原因和調整金額，經行政部門審核后報公司管理層審批。2.行政部門應定期對各部門行政費用預算執行情況進行檢查和分析，及時發現問題并提出改進措施，確保預算執行的嚴肅性和有效性。（三）預算調整1.在預算執行過程中，如遇國家政策調整、市場環境變化、公司經營戰略調整等不可抗力因素，導致原預算無法執行或需要調整的，各部門應及時向行政部門提交書面申請，說明調整原因和調整金額。2.行政部門對各部門提交的預算調整申請進行審核后，報公司管理層審批。經公司管理層審批通過后，對預算進行相應調整。四、行政費用審批流程（一）一般審批流程1.費用申請：費用發生部門的經辦人填寫《行政費用報銷申請表》，詳細說明費用發生的事由、金額、支付方式等，并附上相關的發票、收據等原始憑證。2.部門負責人審核：部門負責人對費用申請進行審核，確認費用支出的合理性、必要性和真實性，并簽署審核意見。3.財務部門審核：財務部門對費用申請進行審核，重點審核費用支出是否符合公司財務制度和相關規定，發票、收據等原始憑證是否真實、合法、有效，金額計算是否準確等，并簽署審核意見。4.分管領導審批：分管領導對費用申請進行審批，根據公司授權范圍決定是否批準該費用支出，并簽署審批意見。5.總經理審批：總經理對費用申請進行最終審批，根據公司整體情況決定是否批準該費用支出，并簽署審批意見。6.報銷支付：經總經理審批通過后，財務部門按照公司財務制度和相關規定進行報銷支付。（二）特殊審批流程對于金額較大、涉及重要事項或特殊情況的行政費用支出，除按照一般審批流程進行審批外，還需經過公司相關會議或專項審批程序進行審議和批準。五、行政費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.行政費用報銷必須提供真實、合法、有效的發票或收據等原始憑證。發票應具備發票聯、抵扣聯（如有），并加蓋發票專用章；收據應加蓋收款單位財務專用章。2.發票或收據等原始憑證應注明費用發生的日期、內容、金額、付款單位等信息，且與《行政費用報銷申請表》上填寫的信息一致。3.對于無法取得發票或收據的行政費用支出，如小額辦公用品采購、市內交通費等，應提供相關的自制憑證，如購物小票、出租車發票等，并注明費用發生的事由、金額、時間等信息。（二）報銷期限1.員工應在費用發生后及時辦理報銷手續，一般應在費用發生后的[具體天數]內提交報銷申請。2.對于因特殊原因未能及時報銷的費用，員工應提前向行政部門和財務部門說明情況，并經批準后方可延長報銷期限。（三）報銷方式1.行政費用報銷一般采用銀行轉賬方式支付，員工應提供本人名下的銀行賬號信息，以便財務部門進行轉賬支付。2.對于確實無法通過銀行轉賬支付的費用，如現金支付的小額費用等，經財務部門批準后，可以采用現金支付方式。（四）報銷注意事項1.員工應認真填寫《行政費用報銷申請表》，確保填寫的信息準確、完整。如有涂改，應在涂改處加蓋經辦人印章。2.報銷憑證應按照費用類別進行分類粘貼，并整齊地粘貼在報銷粘貼單上。粘貼時應注意發票或收據的正面朝上，便于審核。3.對于不符合報銷規定的費用支出，財務部門有權拒絕報銷，并要求經辦人補充或更換合法、有效的報銷憑證。4.員工應嚴格遵守公司財務制度和相關規定，不得虛報、冒領行政費用。如有違反規定的行為，公司將按照相關法律法規和公司規定進行嚴肅處理。六、行政費用控制措施（一）加強費用預算管理1.完善預算編制方法，提高預算的科學性和準確性。在編制預算時，應充分考慮公司的業務發展需求、歷史費用數據、市場價格變化等因素，確保預算能夠合理反映公司行政費用支出水平。2.加強預算執行監控，定期對預算執行情況進行分析和評估。及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取有效措施進行調整和糾正，確保預算執行的嚴肅性和有效性。（二）優化費用支出結構1.對行政費用支出進行分類分析，找出費用支出的重點和增長點。針對不同的費用項目，采取相應的控制措施，如優化辦公用品采購渠道、降低通訊費用支出、合理控制業務招待費等，優化費用支出結構，降低總體費用水平。2.鼓勵各部門開展成本節約活動，通過技術創新、管理創新等方式，降低行政費用支出。對在成本節約方面取得顯著成績的部門和個人，給予相應的獎勵。（三）嚴格費用審批流程1.加強對費用審批環節的管理，明確各級審批人員的職責和權限。審批人員應認真履行審批職責，嚴格按照公司財務制度和相關規定進行審批，確保費用支出的合理性、合規性。2.建立費用審批責任追究制度，對因審批不嚴導致費用支出不合理、不合規的審批人員，追究其相應的責任。（四）強化費用報銷審核1.財務部門應加強對行政費用報銷憑證的審核，嚴格按照公司財務制度和相關規定進行審核。重點審核報銷憑證的真實性、合法性、有效性，以及費用支出的合理性、必要性。2.建立報銷審核反饋機制，對報銷憑證存在問題的，及時與經辦人溝通，要求其補充或更換合法、有效的報銷憑證。對不符合報銷規定的費用支出，堅決不予報銷。（五）加強監督檢查1.建立健全行政費用支出監督檢查機制，定期對公司行政費用支出情況進行檢查和評估。檢查內容包括預算執行情況、費用報銷情況、費用控制措施落實情況等。2.對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反公司財務制度和相關規定的行為，依法依規進行嚴肅處理。七、行政費用分析與考核（一）費用分析1.行政部門應定期對公司行政費用支出情況進行分析，編制行政費用分析報告。分析報告應包括費用支出的總體情況、費用結構分析、預算執行情況分析、費用增減變動原因分析等內容。2.通過費用分析，找出行政費用支出管理中存在的問題和薄弱環節，提出改進措施和建議，為公司管理層決策提供參考依據。（二）費用考核1.建立行政費用考核制度，將行政費用控制指標納入各部門績效考核體系。對行政費用控制較好的部門和個人，給予相應的獎勵；對行政費用控制不力的部門和個人