公司定制物資管理制度?一、總則（一）目的為加強公司定制物資的管理，規(guī)范定制物資的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保定制物資滿足公司運營需求，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有定制物資的管理，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、工裝制服、禮品等各類定制的物資。（三）基本原則1.按需定制原則：定制物資應(yīng)根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求進行，避免盲目定制造成資源浪費。2.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和功能的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化定制方案，降低采購成本。3.歸口管理原則：明確各部門在定制物資管理中的職責，實行歸口管理，確保管理流程順暢。4.規(guī)范操作原則：定制物資的各個環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作，保證物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。二、職責分工（一）需求部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要，提出定制物資的需求申請，詳細說明物資的規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時間等要求。2.配合采購部門進行供應(yīng)商的選擇、樣品確認等工作。3.負責對領(lǐng)用的定制物資進行使用管理，確保物資用于規(guī)定用途，并做好使用記錄。（二）采購部門1.依據(jù)需求部門的申請，負責定制物資的采購工作。包括尋找合適的供應(yīng)商、進行商務(wù)談判、簽訂采購合同等。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量交付。3.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評價和管理，定期與供應(yīng)商溝通，維護良好的合作關(guān)系。（三）質(zhì)量控制部門1.參與定制物資樣品的檢驗和確認工作，確保物資質(zhì)量符合相關(guān)標準和公司要求。2.在物資到貨時，按照規(guī)定的檢驗流程進行抽檢或全檢，對不合格物資及時提出處理意見。（四）倉庫管理部門1.負責定制物資的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。2.對庫存物資進行定期盤點，確保賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)并處理物資短缺、損壞等問題。3.根據(jù)需求部門的領(lǐng)用申請，按照規(guī)定辦理物資出庫手續(xù)，并做好發(fā)放記錄。（五）財務(wù)部門1.參與定制物資采購預(yù)算的編制和審核工作。2.負責對定制物資采購費用的核算和支付，審核相關(guān)報銷憑證，確保費用支出合規(guī)。3.定期對定制物資的成本進行分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、定制物資的采購管理（一）需求申請1.需求部門應(yīng)在需要定制物資前[x]個工作日填寫《定制物資需求申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計交付時間、使用部門等信息。2.對于緊急需求的定制物資，需求部門應(yīng)在申請表上注明緊急程度，并及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（二）采購審批1.《定制物資需求申請表》提交后，由需求部門負責人進行初審，審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性等。初審?fù)ㄟ^后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程根據(jù)公司的審批權(quán)限設(shè)定，一般物資需求由部門經(jīng)理審批，重要物資或金額較大的需求需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)審批通過的需求，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商。可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等方式獲取供應(yīng)商信息。2.對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、信譽情況等。選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。3.邀請至少[x]家供應(yīng)商進行報價，采購人員對各供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等進行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對于重要物資或金額較大的采購項目，可采用招標方式確定供應(yīng)商。（四）樣品確認1.采購部門要求供應(yīng)商提供定制物資的樣品，需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員對樣品進行檢驗和確認。2.樣品確認內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、尺寸、性能、質(zhì)量等是否符合需求部門的要求和公司相關(guān)標準。對于功能性物資，可進行試用或測試，確保其滿足使用需求。3.如樣品不符合要求，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其進行整改或重新提供樣品，直至樣品通過確認為止。（五）合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，采購人員應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員進行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。3.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作安排。（六）采購跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將情況反饋給需求部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.在物資到貨前，采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門做好收貨準備工作。四、定制物資的驗收管理（一）到貨通知1.供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購部門預(yù)計到貨時間。采購部門接到通知后，及時將到貨信息告知倉庫管理部門和需求部門。2.倉庫管理部門根據(jù)到貨信息，安排好收貨人員和場地，確保物資到貨后能夠及時、順利地驗收和入庫。（二）驗收標準1.定制物資的驗收應(yīng)依據(jù)采購合同、樣品確認標準以及公司相關(guān)質(zhì)量標準進行。2.驗收內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。對于有特殊要求的物資，還應(yīng)按照特殊要求進行驗收。（三）驗收流程1.物資到貨后，倉庫管理部門收貨人員首先對物資的外包裝進行檢查，查看是否有破損、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝異常，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商。2.收貨人員按照送貨清單核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確認無誤后，填寫《物資到貨驗收單》。3.質(zhì)量控制部門對物資進行抽檢或全檢，檢驗物資質(zhì)量是否符合標準。對于抽檢不合格的物資，應(yīng)擴大抽檢范圍或進行全檢。如發(fā)現(xiàn)不合格物資，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具檢驗報告，并提出處理意見。4.驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，將物資存放至指定倉庫區(qū)域，并更新庫存臺賬。驗收不合格的物資，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，直至物資符合要求為止。五、定制物資的庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在辦理定制物資入庫手續(xù)時，應(yīng)確保物資數(shù)量準確、質(zhì)量合格、標識清晰。2.對入庫物資按照類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，便于查找和管理。同時，在物資上或存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標識牌，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。3.倉庫管理人員根據(jù)驗收合格的《物資到貨驗收單》及時錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存臺賬，確保賬實相符。（二）存儲管理1.倉庫應(yīng)保持適宜的溫度、濕度、通風(fēng)等存儲環(huán)境，確保定制物資不受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等。對于有特殊存儲要求的物資，應(yīng)按照規(guī)定的條件進行存儲。2.定期對庫存物資進行檢查，查看物資的存儲狀況、質(zhì)量情況等。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等問題，應(yīng)及時記錄并報告上級領(lǐng)導(dǎo)，按照規(guī)定進行處理。3.做好倉庫的安全防范工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)施等，確保物資安全。（三）出庫管理1.需求部門領(lǐng)用定制物資時，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)審批通過的《物資領(lǐng)用申請表》進行物資發(fā)放，發(fā)放時應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放物資與申請一致。3.倉庫管理人員按照規(guī)定辦理物資出庫手續(xù)，在庫存管理系統(tǒng)中記錄物資出庫情況，更新庫存臺賬。同時，要求領(lǐng)用人員在《物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認。（四）盤點管理1.倉庫管理部門應(yīng)定期對定制物資進行盤點，盤點周期根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點時，倉庫管理人員應(yīng)認真核對物資的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查物資的質(zhì)量狀況、存儲情況等。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員編制《物資盤點報告》，如實反映盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，提出處理意見，并上報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)審批結(jié)果調(diào)整庫存臺賬，確保賬實相符。六、定制物資的使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.需求部門應(yīng)按照審批后的《物資領(lǐng)用申請表》領(lǐng)取定制物資，不得超領(lǐng)或挪用。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取物資時，應(yīng)仔細核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，如有疑問及時與倉庫管理部門溝通。3.對于貴重或限量使用的定制物資，領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管，嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得隨意浪費或轉(zhuǎn)借他人。（二）使用監(jiān)督1.各部門負責人應(yīng)加強對本部門領(lǐng)用定制物資使用情況的監(jiān)督，確保物資用于規(guī)定的業(yè)務(wù)活動，提高物資使用效率。2.公司定期對定制物資的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括物資的使用記錄、使用效果、是否存在浪費等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關(guān)部門進行整改。（三）報廢處理1.定制物資因損壞、過期、不再使用等原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。2.質(zhì)量控制部門對申請報廢的物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物資，出具鑒定報告。3.《物資報廢申請表》經(jīng)部門負責人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等審批通過后，倉庫管理部門按照規(guī)定對報廢物資進行處理。報廢物資的處理方式包括變賣、銷毀等，處理過程應(yīng)做好記錄，并報財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。七、定制物資的成本控制（一）預(yù)算編制1.財務(wù)部門會同采購部門、需求部門等相關(guān)部門，根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制定制物資采購預(yù)算。2.定制物資采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購數(shù)量、預(yù)計采購金額、采購時間等內(nèi)容，并按照公司的預(yù)算管理流程進行審批。（二）成本核算1.財務(wù)部門對定制物資的采購成本進行核算，包括物資采購價格、運輸費用、稅費等各項支出。2.在物資使用過程中，財務(wù)部門應(yīng)跟蹤物資的消耗情況，將物資成本分攤到相關(guān)業(yè)務(wù)活動中，準確核算業(yè)務(wù)成本。（三）成本分析與控制1.定期對定制物資的成本進行分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，分析成本變動原因。如發(fā)現(xiàn)成本超支或有節(jié)約潛力，及時查找原因并采取相應(yīng)措施進行控制。2.采購部門通過與供應(yīng)商談判、優(yōu)化采購方案等方式，降低物資采購成本。需求部門合理控制物資使用量，避免浪費，提高物資使用效率，間接降低成本。八、信息管理（一）檔案管理1.建立定制物資管理檔案，包括需求申請表、采購合同、驗收報告、庫存臺賬、領(lǐng)用記錄、報廢申請等相關(guān)文件資料。2.檔案管理部門負責對定制物資管理檔案進行分類整理、歸檔保存，確保檔案資料的完整性和可查閱性。檔案保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.倉庫管理部門定期對定制物資的出入庫數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，生成庫存報表，反映物資的庫存動態(tài)。2.采購部門對采購訂單執(zhí)行情況、供應(yīng)商供貨情況等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為采購決策提供依據(jù)。3.財務(wù)部門對定制物資的成本數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為成本控制和財務(wù)決策提供支持。同時，各部門應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進定制物資管理工作。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對定制物資管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、物資驗收是否嚴格、庫存管理是否規(guī)范、成本控制是否有效等方面。2.審計部門出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立定制物資管理考核制