行政秘書崗位管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范行政秘書崗位的工作流程，提高工作效率，確保各項行政事務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政秘書崗位的全體工作人員。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則行政秘書要以服務(wù)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工為宗旨，提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.準(zhǔn)確及時原則工作要準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)格遵守時間節(jié)點(diǎn)，及時完成各項任務(wù)。3.保密原則嚴(yán)格保守公司機(jī)密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、重要文件及信息。4.團(tuán)結(jié)協(xié)作原則與公司內(nèi)部各部門保持良好的溝通與協(xié)作，共同推動公司整體工作的順利進(jìn)行。二、崗位職責(zé)（一）日常行政事務(wù)1.負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)的順暢。2.安排公司各類會議，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的預(yù)訂、會議資料的準(zhǔn)備、會議記錄及紀(jì)要的整理等，跟進(jìn)會議決議的執(zhí)行情況。3.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，如行程安排、差旅預(yù)訂、辦公用品采購與管理等。4.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期檢查辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，及時報修和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢及變更手續(xù)，確保公司證照的合法性和有效性。（二）溝通協(xié)調(diào)1.作為公司內(nèi)部溝通的橋梁，及時傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，反饋各部門的工作進(jìn)展和問題。2.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，解決工作中的矛盾和問題，促進(jìn)部門間的協(xié)作與配合。3.負(fù)責(zé)與外部相關(guān)單位的聯(lián)絡(luò)與溝通，如政府部門、合作伙伴、供應(yīng)商等，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）信息管理1.收集、整理和分析公司內(nèi)部及外部的各類信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。2.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站、微信公眾號等新媒體平臺的日常維護(hù)和信息更新，及時發(fā)布公司動態(tài)、行業(yè)資訊等內(nèi)容。3.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)撰寫各類報告、發(fā)言稿等文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理。（四）檔案管理1.建立健全公司檔案管理制度，對公司各類檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂和存儲。2.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記工作，確保檔案的安全與完整。3.定期對檔案進(jìn)行整理和歸檔，做好檔案的保管期限鑒定和銷毀工作。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.外來文件前臺或相關(guān)人員收到外來文件后，及時登記文件的名稱、來源、日期等信息，并將文件送至行政秘書。行政秘書對文件進(jìn)行初步審核，判斷文件的重要性和傳閱范圍，填寫文件傳閱單。按照文件傳閱單上的順序，將文件依次傳閱給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時被閱讀和處理。文件傳閱完畢后，行政秘書負(fù)責(zé)將文件收回，并根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。2.公司內(nèi)部文件各部門起草的文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政秘書進(jìn)行編號、排版和格式檢查。行政秘書將審核通過的文件發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行修改和完善。文件簽發(fā)后，行政秘書負(fù)責(zé)將文件印發(fā)給相關(guān)部門，并做好文件的發(fā)放登記工作。文件執(zhí)行完畢后，相關(guān)部門將文件反饋至行政秘書，行政秘書進(jìn)行整理歸檔。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議需求，確定會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息。發(fā)送會議通知，明確會議的相關(guān)要求和注意事項，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。預(yù)訂會議場地，準(zhǔn)備會議所需的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，并進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備會議資料，包括會議議程、匯報材料、文件等，確保資料齊全、準(zhǔn)確。2.會議進(jìn)行提前到達(dá)會議場地，檢查會議準(zhǔn)備情況，迎接參會人員。做好會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論的內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人及完成時間等。負(fù)責(zé)會議期間的服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、設(shè)備操作等，確保會議順利進(jìn)行。3.會議結(jié)束會議結(jié)束后，及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。跟進(jìn)會議決議的執(zhí)行情況，定期向會議主持人匯報。清理會議場地，歸還借用的設(shè)備設(shè)施，整理會議資料并歸檔。（三）辦公用品管理流程1.需求統(tǒng)計每月末，行政秘書向各部門收集辦公用品需求信息，填寫辦公用品需求統(tǒng)計表。2.采購申請根據(jù)辦公用品需求統(tǒng)計表，結(jié)合庫存情況，編制辦公用品采購申請單，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。將采購申請單提交給部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購申請單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。4.入庫管理辦公用品到貨后，行政秘書負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將辦公用品存放在指定的倉庫，并按照類別進(jìn)行擺放。5.領(lǐng)用發(fā)放各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政秘書對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記工作。6.庫存盤點(diǎn)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、工作標(biāo)準(zhǔn)（一）文件管理標(biāo)準(zhǔn)1.文件收發(fā)及時、準(zhǔn)確，無遺漏、延誤現(xiàn)象。2.文件傳閱范圍合理，傳閱過程跟蹤到位，確保文件得到及時處理。3.文件歸檔規(guī)范，分類清晰，便于查詢和使用。（二）會議組織標(biāo)準(zhǔn)1.會議通知發(fā)送及時、準(zhǔn)確，參會人員知曉率達(dá)到100%。2.會議場地布置符合要求，設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，會議資料準(zhǔn)備齊全。3.會議記錄完整、準(zhǔn)確，會議紀(jì)要撰寫及時、清晰，能夠準(zhǔn)確反映會議決策和工作安排。4.會議決議執(zhí)行情況跟蹤到位，確保決議得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品需求統(tǒng)計準(zhǔn)確，采購申請合理，預(yù)算控制嚴(yán)格。2.采購過程規(guī)范，選擇的供應(yīng)商信譽(yù)良好，采購物品質(zhì)量合格、價格合理。3.辦公用品入庫、領(lǐng)用手續(xù)齊全，庫存管理規(guī)范，賬實(shí)相符。4.定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存管理中的問題。（四）溝通協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)1.及時傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，反饋信息準(zhǔn)確、全面。2.協(xié)調(diào)內(nèi)部工作關(guān)系有效，能夠解決工作中的矛盾和問題，促進(jìn)部門間的協(xié)作與配合。3.與外部單位聯(lián)絡(luò)溝通順暢，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（五）信息管理標(biāo)準(zhǔn)1.信息收集及時、全面，分析準(zhǔn)確，能夠?yàn)楣绢I(lǐng)導(dǎo)提供有價值的決策支持。2.公司網(wǎng)站、微信公眾號等新媒體平臺信息更新及時、內(nèi)容豐富、質(zhì)量高。3.協(xié)助撰寫的文件符合公司要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理。（六）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理制度健全，檔案分類合理，編號規(guī)范。2.檔案存儲安全，借閱、查閱登記手續(xù)齊全，檔案保管期限鑒定準(zhǔn)確。3.定期對檔案進(jìn)行整理和歸檔，檔案資料完整、無缺失。五、考核與激勵（一）考核指標(biāo)1.工作任務(wù)完成情況文件收發(fā)及時率、準(zhǔn)確率。會議組織的質(zhì)量和效率，包括會議通知發(fā)送及時率、會議紀(jì)要撰寫準(zhǔn)確率等。辦公用品采購、管理的規(guī)范性，如采購成本控制、庫存準(zhǔn)確率等。各項行政事務(wù)的辦理進(jìn)度和質(zhì)量，如證照辦理及時率、辦公設(shè)施設(shè)備維護(hù)及時率等。2.溝通協(xié)調(diào)能力內(nèi)部溝通的順暢程度，部門間協(xié)作問題的解決情況。外部聯(lián)絡(luò)與溝通的效果，合作關(guān)系的維護(hù)情況。3.信息管理能力信息收集、分析的準(zhǔn)確性和及時性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持的有效性。新媒體平臺的運(yùn)營質(zhì)量，如信息更新頻率、閱讀量、互動量等。4.檔案管理水平檔案管理制度的執(zhí)行情況，檔案分類、編號、存儲的規(guī)范性。檔案借閱、查閱的登記管理情況，檔案保管期限鑒定的準(zhǔn)確性。5.工作態(tài)度與責(zé)任心遵守公司規(guī)章制度的情況，出勤情況。對待工作的認(rèn)真程度，是否積極主動、責(zé)任心強(qiáng)。（二）考核周期考核周期為每月一次，每月末對行政秘書當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行全面考核。（三）考核方式1.自評行政秘書每月末對自己當(dāng)月的工作進(jìn)行總結(jié)和自評，填寫自評表，對各項考核指標(biāo)進(jìn)行自我評價，并說明工作中的亮點(diǎn)和不足之處。2.上級評價由行政秘書的直接上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)其日常工作表現(xiàn)，對行政秘書進(jìn)行評價，填寫上級評價表，給出客觀、公正的評價意見。3.部門互評組織公司內(nèi)部各部門對行政秘書的工作進(jìn)行互評，了解行政秘書在溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)質(zhì)量等方面的表現(xiàn)，填寫部門互評表。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)考核得分，將考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。2.考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，優(yōu)秀等級的行政秘書給予績效獎金上浮20%的獎勵，良好等級給予績效獎金上浮10%的獎勵，合格等級發(fā)放全額績效獎金，不合格等級扣除績效獎金的20%。3.連續(xù)三個月考核結(jié)果為不合格的行政秘書，公司將視情況進(jìn)行崗位調(diào)整或辭退處理。4.考核結(jié)果作為行政秘書晉升、培訓(xùn)、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。對于考核優(yōu)秀的行政秘書，在晉升、培訓(xùn)等方面給予優(yōu)先考慮。（五）激勵措施1.設(shè)立行政秘書專項獎勵基金，對在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重要貢獻(xiàn)的行政秘書進(jìn)行表彰和獎勵。2.定期組織行政秘書參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，提升其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的行政秘書給予額外的培訓(xùn)機(jī)會和學(xué)習(xí)資源支持。3.在公司內(nèi)部宣傳行政秘書的優(yōu)秀事跡，樹立榜樣，激發(fā)行政秘書的工作積極性和榮譽(yù)感。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)行政秘書崗位的職責(zé)和技能要求，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和行政秘書的個人發(fā)展需求，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面的安排，確保培訓(xùn)計劃具有針對性和可操作性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.行政辦公知識與技能文件管理、會議組織、辦公用品管理等行政事務(wù)的工作流程和方法。辦公軟件的操作技巧，如Word、Excel、PowerPoint等。2.溝通協(xié)調(diào)能力有效的溝通技巧，包括口頭溝通、書面溝通、跨部門溝通等。沖突管理與協(xié)調(diào)能力，如何解決部門間的矛盾和問題。3.信息管理能力信息收集、整理、分析的方法和工具。新媒體運(yùn)營與管理知識，如網(wǎng)站建設(shè)、微信公眾號運(yùn)營等。4.檔案管理知識檔案管理制度與流程。檔案分類、編號、存儲等管理方法。5.職業(yè)素養(yǎng)與團(tuán)隊協(xié)作職業(yè)操守、保密意識、責(zé)任心等職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。團(tuán)隊協(xié)作精神的提升，如何與團(tuán)隊成員共同完成工作任務(wù)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)邀請公司內(nèi)部的資深管理人員、業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，分享工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識。組織行政秘書內(nèi)部交流活動，開展案例分析、經(jīng)驗(yàn)分享等，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)和共同提高。2.外部培訓(xùn)選派行政秘書參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的相關(guān)課程培訓(xùn)，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和方法。參加行業(yè)研討會、論壇等活動，了解行業(yè)動態(tài)和發(fā)展趨勢。3.在線學(xué)習(xí)利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，為行政秘書提供豐富的在線學(xué)習(xí)資源，如視頻課程、電子書籍等，方便行政秘書自主學(xué)習(xí)。鼓勵行政秘書參加在線培訓(xùn)課程，并對學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核和評估。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為行政秘書制定明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如行政主管、行政經(jīng)理等，為其提供晉升機(jī)會和發(fā)展空間。2.根據(jù)行政秘書的個人能力和職業(yè)興趣，結(jié)合公司發(fā)展需求，制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確其在不同階段的發(fā)展目標(biāo)和培養(yǎng)方向。3.定期與行政秘書進(jìn)行職業(yè)發(fā)展溝通，了解其職業(yè)發(fā)展需求和困惑，為其提供指導(dǎo)和支持，幫助其實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括產(chǎn)品研發(fā)、市場策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的文件、資料、會議紀(jì)要等內(nèi)部信息。3.公司領(lǐng)導(dǎo)的個人隱私信息。（二）保密措施1.與行政秘書簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.對涉及公司機(jī)密的文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類、編號和存儲，設(shè)置專門的保密區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.在文件傳閱、使用過程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保機(jī)密信息不被泄露。4.禁止在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺上傳播公司機(jī)密信息，禁止使用公司電腦處理與工作無關(guān)的涉及保密