非標產品檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強非標產品檔案的規范化管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在非標產品研發、生產、售后等環節的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有非標產品從項目立項到產品交付后售后服務全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統一管理原則公司非標產品檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實性原則檔案內容應真實反映非標產品的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則涵蓋非標產品從設計、采購、制造、檢驗到交付等各個環節的相關資料，保證檔案全面記錄產品信息。4.保密性原則對涉及公司商業機密、技術秘密等的非標產品檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善非標產品檔案管理制度，并組織實施。2.指導各部門做好非標產品檔案的收集、整理、歸檔工作。3.對收集到的非標產品檔案進行分類、編號、裝訂、存儲等規范化處理。4.建立非標產品檔案檢索系統，方便查詢和利用檔案信息。5.定期對非標產品檔案進行檢查、清理和鑒定，確保檔案質量。6.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。7.按照規定向公司內部有關部門和外部單位提供檔案查閱、借閱服務。（二）各業務部門職責1.負責本部門在非標產品項目過程中產生的各類文件資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負責與檔案管理部門溝通協調，確保檔案工作順利開展。3.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的日常管理和利用工作。（三）項目負責人職責1.負責組織協調非標產品項目各環節的文件資料管理工作，確保資料的及時收集和完整。2.對項目文件資料的真實性、準確性負責，審核移交檔案管理部門的檔案內容。3.根據項目進度，及時向檔案管理部門提交項目檔案移交清單。三、非標產品檔案的分類與編號（一）分類1.項目立項文件包括項目立項申請書、可行性研究報告、項目審批文件等。2.設計文件如產品設計圖紙、設計變更記錄、技術協議等。3.采購文件采購合同、采購訂單、供應商資質文件、原材料檢驗報告等。4.制造文件生產計劃、工藝文件、作業指導書、質量檢驗記錄、生產過程中的各類報表等。5.檢驗文件產品檢驗計劃、檢驗報告、試驗記錄等。6.交付文件產品交付清單、產品使用說明書、質量證明文件等。7.售后服務文件客戶反饋記錄、維修記錄、保養記錄、客戶投訴處理文件等。（二）編號1.采用"項目編號+檔案類別代碼+順序號"的編號方式。2.項目編號：按照公司項目編號規則編制，用于標識特定的非標產品項目。3.檔案類別代碼：根據檔案分類設置相應代碼，如：項目立項文件：LX設計文件：SJ采購文件：CG制造文件：ZZ檢驗文件：JY交付文件：JF售后服務文件：SH4.順序號：按照檔案形成時間先后順序依次編號，從001開始。例如：某非標產品項目編號為2023001，其設計圖紙檔案編號為2023001SJ001。四、非標產品檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責在非標產品項目實施過程中及時收集相關文件資料。2.項目負責人應定期對項目資料的收集情況進行檢查，確保資料無遺漏。3.對于外來文件，如供應商提供的資料、客戶反饋文件等，應及時登記并收集歸檔。（二）整理1.收集到的文件資料應按照檔案分類進行初步整理，去除重復、無效的文件。2.對文件資料進行編號、編目，填寫文件目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙張大小不一致、破損的文件進行折疊、裱糊等處理，確保文件整齊、規范。4.電子文件應按照規定的格式和命名規則進行整理存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。五、非標產品檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目立項文件在項目立項批準后一周內歸檔。2.設計文件在設計圖紙會審通過后兩周內歸檔。3.采購文件在采購合同簽訂或采購任務完成后一周內歸檔。4.制造文件按照生產批次，在該批次產品生產結束后一周內歸檔。5.檢驗文件在產品檢驗合格后一周內歸檔。6.交付文件在產品交付客戶后一周內歸檔。7.售后服務文件在每一次服務完成后一周內歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應齊全、完整、準確，手續完備。2.應同時提交紙質檔案和電子檔案，電子檔案應與紙質檔案內容一致。3.檔案管理部門應對歸檔的文件資料進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善后重新歸檔。六、非標產品檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列。2.電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行備份，備份存儲地點應與主存儲地點分開。3.對于重要的非標產品檔案，可采用紙質檔案與電子檔案同時存儲的方式，確保檔案的安全性和可靠性。（二）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.定期對檔案庫房進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案保管環境安全可靠。（三）檔案清查1.檔案管理部門應每年對非標產品檔案進行一次全面清查，核對檔案的數量、完整性、準確性等。2.對清查中發現的問題應及時記錄并采取措施進行整改，如補充缺失的文件、修正錯誤的信息等。3.建立檔案清查臺賬，詳細記錄清查情況和處理結果。七、非標產品檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱非標產品檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請表提供相應的檔案，并安排專人陪同查閱，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱非標產品檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。4.檔案管理部門應對借閱檔案的歸還情況進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。八、非標產品檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業機密、技術秘密等的非標產品檔案，檔案管理部門應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.接觸涉密檔案的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、對涉密內容進行遮蓋等。4.禁止在非保密場所談論、傳播涉密檔案內容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛工作，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。2.定期對檔案存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止數據丟失或損壞。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，制定應急預案，確保在突發情況下能夠及時保護檔案安全。九、非標產品檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對非標產品檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業務部門組成鑒定小組進行，根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的價值。3.鑒定結果分為永久保存、長期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）和銷毀四種。（二）銷毀1.對失去保存價值的非標產品檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經鑒定小組審核、