超市出賬進賬管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范超市出賬進賬管理流程，確保財務數據的準確性、及時性和完整性，保障超市資金的安全與合理流動，提高財務管理效率，為超市的穩定運營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于超市總部及各門店的所有出賬進賬業務，包括但不限于商品采購、銷售收款、費用支出、資金結算等相關財務活動。3.職責分工財務部門負責制定和完善出賬進賬管理制度及流程，并監督執行。審核各類出賬進賬憑證，確保財務數據的準確性和合規性。定期進行財務賬目核對與分析，編制財務報表，為管理層提供決策支持。負責資金的收付管理，保障資金安全，合理安排資金使用。采購部門根據超市銷售情況和庫存狀況，制定合理的采購計劃。負責與供應商洽談采購合同，明確采購價格、交貨期、付款方式等條款。跟進采購訂單的執行情況，確保商品按時、按質、按量到貨。配合財務部門進行采購付款的申請與結算工作。銷售部門負責商品的銷售工作，確保銷售交易的真實性和合法性。及時準確地記錄銷售數據，包括商品名稱、數量、價格、客戶信息等。負責銷售收款的管理，確保款項及時足額入賬。配合財務部門進行銷售數據的核對與分析。其他部門各部門按照本制度規定，負責本部門相關費用支出的申請、審批及報銷工作，并配合財務部門完成相關財務工作。二、進賬管理1.銷售收款收款方式超市應提供多種收款方式，包括現金、銀行卡（如借記卡、信用卡）、電子支付（如微信支付、支付寶支付等），以滿足顧客的不同需求。對于大宗購物或團購業務，可協商采用支票、銀行轉賬等其他收款方式。收款流程顧客選購商品后，收銀員應按照系統顯示的商品價格準確收款，并開具銷售小票。銷售小票應包含商品名稱、數量、單價、總價、收款方式、交易時間等詳細信息。收銀員在收款過程中，應仔細核對現金真偽、銀行卡信息及電子支付金額，確保收款金額準確無誤。每日營業結束后，收銀員應將當日收款現金、銀行卡簽購單、電子支付交易記錄等相關收款資料與系統銷售數據進行核對，確保收款金額與銷售金額一致。如有差異，應及時查明原因并進行處理。收銀員將核對無誤的收款現金繳存超市指定的收款賬戶，銀行卡簽購單、電子支付交易記錄等資料按規定整理后交財務部門進行賬務處理。收款核對與監督財務部門應每日對各門店的銷售收款情況進行核對，通過系統數據與實際收款金額進行比對，及時發現并解決差異問題。定期對收款流程進行內部審計，檢查收款環節的操作規范性、收款記錄的完整性以及資金的安全性。設立專門的監督崗位或利用監控設備對收款過程進行實時監控，防止收款舞弊行為的發生。2.其他收入供應商返利采購部門應及時與供應商溝通返利政策，確保返利的計算依據準確無誤。返利計算通常根據采購金額、采購數量、銷售業績等指標進行。采購部門定期統計符合返利條件的采購數據，并填寫返利申請單，詳細注明供應商名稱、返利期間、返利金額計算依據等信息。返利申請單經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門。財務部門根據采購合同及相關規定對返利申請進行審核，確認無誤后進行賬務處理，將返利款項計入超市的其他業務收入。場地出租收入超市如有場地出租業務，應與承租方簽訂租賃合同，明確租金標準、支付方式、租賃期限等條款。財務部門負責根據租賃合同約定的收款時間和金額，及時向承租方收取租金。承租方支付租金時，應開具正式發票。每月末，財務部門對場地出租收入進行核對與統計，確保收入金額準確無誤，并將其計入其他業務收入科目。促銷活動收入對于舉辦的各類促銷活動，如廠家促銷、超市自有促銷等，相關部門應提前制定活動方案，明確活動期間的收入來源及核算方式。在促銷活動期間，銷售部門應準確記錄因促銷活動產生的額外收入，如促銷費用收取、贈品銷售差價等。活動結束后，銷售部門應及時整理相關收入數據，并填寫收入報表提交財務部門。財務部門根據活動方案及實際收入情況進行審核與賬務處理，將促銷活動收入計入相應的會計科目。三、出賬管理1.采購付款采購申請與審批采購部門根據超市銷售情況、庫存狀況及市場需求，提前制定采購計劃，并填寫采購申請單。采購申請單應包含商品名稱、規格型號、數量、預計采購價格、采購時間等詳細信息。采購申請單經采購部門負責人審核簽字后，提交至相關審批層級進行審批。審批流程可根據超市規模和管理要求設定，一般需經過采購經理、財務經理、分管領導等審批環節。審批通過后的采購申請單作為采購付款的依據之一，采購部門應及時將其傳遞給財務部門備案。采購合同簽訂采購部門根據審批通過的采購申請，與供應商洽談采購合同。采購合同應明確商品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，需經法務部門或相關專業人員審核，確保合同條款符合法律法規要求及超市利益。審核通過后的采購合同加蓋超市公章，并由采購部門和供應商雙方簽字確認。采購部門應將采購合同副本及時提交財務部門，作為采購付款的重要依據。采購付款流程采購部門在收到供應商的貨物及發票后，應核對貨物的數量、質量及規格是否與采購合同一致。如驗收合格，采購部門填寫付款申請單，注明采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上發票、驗收單等相關憑證。付款申請單經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門。財務部門對付款申請進行再次審核，重點審核發票的真實性、合法性、有效性，以及付款金額與采購合同約定是否相符。審核無誤后，財務部門按照采購合同約定的付款方式進行付款操作。對于現金付款，應嚴格按照現金管理規定辦理；對于銀行轉賬付款，應確保收款賬戶信息準確無誤，經財務負責人授權后進行轉賬支付。財務部門在完成付款操作后，應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、金額、供應商名稱等信息，并將付款憑證進行妥善歸檔保管。2.費用支出費用分類與預算管理超市費用支出主要包括員工薪酬、水電費、租金、物業費、辦公用品費、差旅費、業務招待費等。財務部門應根據費用性質進行分類核算，并建立相應的費用臺賬。各部門應根據年度經營計劃編制本部門的費用預算，并提交財務部門匯總。財務部門結合超市整體預算目標，對各部門費用預算進行審核與平衡，形成超市年度費用預算方案。費用預算一經確定，各部門應嚴格按照預算控制費用支出。如因特殊情況需要調整預算，應按照規定的審批流程進行申請和審批。費用報銷流程員工因工作需要發生費用支出后，應及時填寫費用報銷單。費用報銷單應詳細注明費用發生日期、事由、金額、附件張數等信息，并附上相關發票、收據、審批文件等原始憑證。費用報銷單經部門負責人審核簽字，確認費用支出的真實性、合理性及與工作的相關性后，提交至財務部門。財務部門對費用報銷單進行審核，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及費用報銷是否符合超市費用報銷制度和相關規定。對于不符合要求的報銷憑證，財務部門應要求報銷人補充或更正。審核通過后的費用報銷單，按照超市規定的審批流程進行簽字審批。審批層級可根據費用金額大小設定，一般需經過部門負責人、財務經理、分管領導等審批環節。審批完成后，財務部門根據報銷金額和支付方式進行付款。對于現金報銷，應按照現金管理規定支付；對于銀行轉賬報銷，應確保收款賬戶信息準確無誤，經財務負責人授權后進行轉賬支付。財務部門在完成費用報銷付款后，應及時登記費用報銷臺賬，記錄報銷日期、金額、報銷人、費用用途等信息，并將報銷憑證進行妥善歸檔保管。3.資金結算銀行賬戶管理超市應按照國家法律法規及銀行相關規定，開立和使用銀行賬戶。銀行賬戶的開立、變更及撤銷需經財務負責人審核，并報超市管理層批準。財務部門應指定專人負責銀行賬戶的管理，定期核對銀行賬戶余額，確保賬實相符。每月末，編制銀行存款余額調節表，對未達賬項進行分析和處理，及時發現并解決潛在的資金風險。嚴格遵守銀行賬戶的使用規定，嚴禁出租、出借銀行賬戶，不得將公款以個人名義存儲。資金結算方式超市應根據業務需求和風險控制原則，選擇合適的資金結算方式，如支票、銀行匯票、商業匯票、匯兌、委托收款、托收承付等。在采用支票結算時，應嚴格按照支票管理規定填寫支票信息，確保支票的真實性、有效性和安全性。支票的簽發、背書轉讓等操作應符合法律法規及銀行規定。對于銀行匯票、商業匯票等結算方式，應按照相關票據管理辦法進行操作，確保票據的合規性和資金安全。在辦理資金結算業務時，應及時與銀行溝通，掌握資金到賬情況，確保資金及時、足額入賬。對于有疑問的結算款項，應及時與相關方核實，查明原因并進行處理。資金結算流程業務部門根據業務需求填寫資金結算申請單，注明結算金額、結算方式、收款方信息、付款事由等內容，并附上相關業務憑證。資金結算申請單經業務部門負責人審核簽字后，提交財務部門。財務部門對結算申請進行審核，重點審核結算金額的準確性、結算方式的合理性以及相關業務憑證的完整性。審核通過后的資金結算申請單，按照規定的審批流程進行簽字審批。審批層級可根據結算金額大小設定，一般需經過財務經理、分管領導等審批環節。審批完成后，財務部門按照結算申請單確定的結算方式進行資金結算操作。對于銀行轉賬結算，應確保收款賬戶信息準確無誤，經財務負責人授權后進行轉賬支付；對于票據結算，應按照票據管理規定辦理票據的簽發、背書、承兌、貼現等手續。財務部門在完成資金結算后，應及時登記資金結算臺賬，記錄結算日期、金額、結算方式、收款方名稱等信息，并將結算憑證進行妥善歸檔保管。四、賬務處理與核對1.賬務處理原則超市應按照國家統一的會計制度和會計準則進行賬務處理，確保財務數據的準確性和規范性。所有出賬進賬業務應及時、準確地記錄在會計賬簿中，按照權責發生制原則確認收入和費用。會計憑證應具備完整的要素，包括日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、附件張數等，并由制單人、審核人、記賬人等簽字確認。2.賬務處理流程財務部門收到各類出賬進賬原始憑證后，應按照會計核算要求進行審核、整理和分類。根據審核無誤的原始憑證編制記賬憑證，按照會計科目進行準確的賬務記錄。記賬憑證應摘要清晰、科目運用正確、金額計算準確。將記賬憑證錄入會計電算化系統，生成電子賬簿和財務報表。在錄入過程中，應確保數據的準確性和完整性，同時對系統操作進行嚴格的權限管理，防止數據被篡改。定期對會計賬簿進行打印和裝訂，形成紙質會計檔案。會計檔案應妥善保管，按照規定的期限進行存檔和銷毀。3.賬目核對每日營業結束后，收銀員應將當日收款數據與系統銷售數據進行核對，確保收款金額與銷售金額一致。如有差異，應及時查明原因并進行處理。財務部門應定期（至少每月一次）對銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對，編制銀行存款余額調節表，對未達賬項進行分析和處理，確保銀行存款賬實相符。每月末，財務部門應對各類往來賬目進行核對，包括應收賬款、應付賬款、其他應收款、其他應付款等。與供應商、客戶進行賬目核對，及時發現并解決賬目差異問題，確保往來賬款的準確性。定期對庫存商品賬目進行盤點，核對庫存商品的實際數量與賬面數量是否一致。如有盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并按照規定的審批流程進行處理，調整庫存商品賬目。五、財務報表與分析1.財務報表編制財務部門應按照國家統一的會計制度和會計準則規定的格式和內容，定期編制財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。財務報表的數據應來源于準確的會計賬簿記錄，確保報表數據的真實性、準確性和完整性。在編制過程中，應嚴格按照財務報表編制方法和程序進行操作，不得隨意調整報表數據。財務報表編制完成后，應由財務負責人進行審核，確保報表數據符合財務規定和經營實際情況。審核通過后的財務報表加蓋財務專用章，并按照規定的時間和要求報送超市管理層、股東及相關監管部門。2.財務分析財務部門應定期對超市的財務狀況和經營成果進行分析，為管理層提供決策支持。財務分析內容包括但不限于財務指標分析、預算執行情況分析、成本費用分析、資金狀況分析等。通過對財務指標的計算和分析，如毛利率、凈利率、資產負債率、存貨周轉率、應收賬款周轉率等，評估超市的盈利能力、償債能力、運營能力和發展能力，發現存在的問題和潛在風險。對比分析預算執行情況，找出預算差異原因，評價預算執行效果。對于預算執行偏差較大的項目，應深入分析原因，提出改進措施和建議，為后續預算編制和經營決策提供參考。對成本費用進行分析，包括各項成本費用的構成、變動趨勢及占比情況。找出成本費用控制的關鍵點，提出降低成本費用的措施和建議，提高超市的經濟效益。分析資金狀況，包括資金來源、資金運用、資金流動性等方面。合理安排資金使用，優化資金結構，確保資金的安全與高效運作，滿足超市經營發展的資金需求。六、監督與檢查1.內部審計監督超市應設立獨立的內部審計部門或配備專職內部審計人員，定期對出賬進賬管理情況進行審計監督。內部審計的內容包括財務制度執行情況、出賬進賬流程的合規性、財務數據的真實性和準確性等。內部審計人員應制定詳細的審計計劃，采用適當的審計方法和程序，如查閱憑證、核對賬目、實地盤點、訪談相關人員等，對出賬進賬業務進行全面審查。審計結