規(guī)范公司訂單管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單執(zhí)行的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，加強(qiáng)客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及訂單管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、市場部門、生產(chǎn)部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）訂單定義本制度所指訂單是指客戶向公司下達(dá)的購買產(chǎn)品或服務(wù)的指令，包括但不限于書面訂單、電子訂單、口頭訂單等。二、訂單接收與確認(rèn)（一）接收渠道1.銷售部門負(fù)責(zé)接收來自客戶的書面訂單、電子訂單，并及時(shí)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門。2.市場部門在與客戶溝通業(yè)務(wù)過程中獲取的口頭訂單，應(yīng)立即以書面形式記錄，并傳遞給銷售部門進(jìn)行后續(xù)處理。（二）訂單信息審核1.銷售部門收到訂單后，應(yīng)立即對訂單信息進(jìn)行審核，包括客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)信息、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。（三）訂單確認(rèn)1.銷售部門審核通過訂單信息后，應(yīng)及時(shí)與客戶進(jìn)行訂單確認(rèn)。確認(rèn)方式可采用書面回復(fù)、郵件、電話等方式。2.訂單確認(rèn)內(nèi)容應(yīng)包括訂單信息的準(zhǔn)確性、公司接受訂單的意愿以及預(yù)計(jì)交貨期等。3.經(jīng)客戶確認(rèn)無誤后，訂單正式生效，銷售部門應(yīng)將訂單副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為訂單執(zhí)行的依據(jù)。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審時(shí)機(jī)1.在訂單確認(rèn)后，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門對訂單進(jìn)行評(píng)審，確保公司有能力滿足訂單要求。2.對于新客戶訂單、特殊規(guī)格產(chǎn)品訂單、大額訂單等，應(yīng)在訂單接收后立即進(jìn)行評(píng)審。（二）評(píng)審部門及職責(zé)1.銷售部門：負(fù)責(zé)提供訂單基本信息，包括客戶需求、交貨期要求等，并對訂單的可銷售性進(jìn)行評(píng)估。2.生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)評(píng)估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)可行性，包括生產(chǎn)能力、生產(chǎn)工藝、原材料供應(yīng)等，并提供預(yù)計(jì)生產(chǎn)周期。3.物流部門：負(fù)責(zé)評(píng)估訂單產(chǎn)品的運(yùn)輸可行性，包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸成本等，并提供預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)評(píng)估訂單的財(cái)務(wù)可行性，包括價(jià)格合理性、付款方式、收款風(fēng)險(xiǎn)等，并提供相關(guān)財(cái)務(wù)建議。（三）評(píng)審內(nèi)容1.訂單要求與公司現(xiàn)有生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、資源狀況是否匹配。2.訂單交貨期是否能夠滿足客戶要求，是否存在生產(chǎn)瓶頸或運(yùn)輸困難。3.訂單價(jià)格是否合理，是否能夠保證公司盈利。4.訂單付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)政策，是否存在收款風(fēng)險(xiǎn)。（四）評(píng)審結(jié)果處理1.若評(píng)審?fù)ㄟ^，各部門應(yīng)按照訂單要求制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.若評(píng)審不通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，協(xié)商解決方案，如調(diào)整訂單要求、延長交貨期、變更付款方式等。如客戶不同意協(xié)商結(jié)果，銷售部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否接受訂單。四、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)計(jì)劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果和銷售部門提供的交貨期要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。2.生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)工序、生產(chǎn)時(shí)間、責(zé)任人等信息，并確保生產(chǎn)計(jì)劃的合理性和可行性。（二）物料采購1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，制定物料采購計(jì)劃，并及時(shí)提交給采購部門。2.采購部門根據(jù)物料采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，并確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。（三）生產(chǎn)過程控制1.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，嚴(yán)格控制生產(chǎn)過程中的質(zhì)量、進(jìn)度、成本等指標(biāo)。2.生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)過程監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。3.質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對生產(chǎn)過程的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（四）產(chǎn)品檢驗(yàn)與測試1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和測試。2.檢驗(yàn)和測試內(nèi)容應(yīng)包括外觀、尺寸、性能、功能等方面，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.對于檢驗(yàn)和測試不合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行返工或整改，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格為止。（五）包裝與標(biāo)識(shí)1.產(chǎn)品檢驗(yàn)合格后，生產(chǎn)部門應(yīng)按照客戶要求進(jìn)行包裝，并確保包裝牢固、美觀、符合運(yùn)輸要求。2.產(chǎn)品包裝上應(yīng)標(biāo)明產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、使用說明、警示標(biāo)識(shí)等信息，確保產(chǎn)品標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確、完整。五、訂單發(fā)貨（一）發(fā)貨通知1.生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品包裝和標(biāo)識(shí)后，應(yīng)及時(shí)通知物流部門安排發(fā)貨。2.發(fā)貨通知應(yīng)包括訂單號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨地點(diǎn)、收貨地址等信息。（二）物流安排1.物流部門根據(jù)發(fā)貨通知，選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司進(jìn)行發(fā)貨，并確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。2.物流部門應(yīng)建立物流跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）發(fā)貨文件準(zhǔn)備1.物流部門在發(fā)貨前，應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)發(fā)貨文件，包括發(fā)貨清單、裝箱單、發(fā)票、運(yùn)輸單據(jù)等。2.發(fā)貨文件應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，并與訂單信息一致。（四）貨物交接1.物流部門在發(fā)貨時(shí)，應(yīng)與生產(chǎn)部門或倉庫進(jìn)行貨物交接，確保貨物數(shù)量、質(zhì)量、包裝等與發(fā)貨通知一致。2.貨物交接過程中，雙方應(yīng)簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。六、訂單跟蹤與反饋（一）跟蹤方式1.銷售部門負(fù)責(zé)對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、客戶收貨情況等信息。2.跟蹤方式可采用電話、郵件、拜訪客戶等方式，確保及時(shí)掌握訂單動(dòng)態(tài)。（二）信息反饋1.銷售部門應(yīng)定期將訂單跟蹤情況反饋給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、物流部門等，以便各部門及時(shí)調(diào)整工作進(jìn)度，確保訂單按時(shí)完成。2.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決問題，同時(shí)將問題解決情況及時(shí)反饋給客戶。（三）客戶滿意度調(diào)查1.訂單完成后，銷售部門應(yīng)及時(shí)對客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期等方面的評(píng)價(jià)。2.客戶滿意度調(diào)查可采用問卷調(diào)查、電話訪談、面對面溝通等方式進(jìn)行，確保調(diào)查結(jié)果真實(shí)、可靠。3.銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，分析存在的問題，并提出改進(jìn)措施，不斷提高客戶滿意度。七、訂單變更管理（一）變更申請1.客戶如需對訂單進(jìn)行變更，應(yīng)提前向銷售部門提交書面變更申請，說明變更內(nèi)容、變更原因、變更時(shí)間等。2.銷售部門收到客戶變更申請后，應(yīng)及時(shí)對變更申請進(jìn)行審核，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，評(píng)估變更對訂單執(zhí)行的影響。（二）變更評(píng)審1.如變更申請涉及訂單金額、交貨期、產(chǎn)品規(guī)格等重要信息，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評(píng)審。2.變更評(píng)審內(nèi)容與訂單評(píng)審內(nèi)容相同，評(píng)審?fù)ㄟ^后各部門應(yīng)按照變更要求制定新的執(zhí)行計(jì)劃。（三）變更通知1.銷售部門根據(jù)變更評(píng)審結(jié)果，及時(shí)向客戶發(fā)出變更通知，確認(rèn)變更內(nèi)容、變更后的交貨期等信息。2.變更通知應(yīng)采用書面形式，并由客戶簽字確認(rèn)。（四）變更執(zhí)行1.各部門按照變更通知要求，及時(shí)調(diào)整訂單執(zhí)行計(jì)劃，確保變更后的訂單能夠順利完成。2.對于因訂單變更而產(chǎn)生的費(fèi)用增加或減少，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核算，并與客戶協(xié)商解決。八、訂單結(jié)算與收款（一）結(jié)算方式1.公司與客戶的結(jié)算方式應(yīng)在訂單確認(rèn)時(shí)明確約定，常見的結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)訂單約定的結(jié)算方式，及時(shí)與客戶進(jìn)行結(jié)算。（二）收款流程1.銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤訂單收款情況，及時(shí)提醒客戶按時(shí)付款。2.客戶付款后，銷售部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行確認(rèn)，并辦理相關(guān)收款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立收款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄訂單收款情況，確保收款信息準(zhǔn)確無誤。（三）逾期收款處理1.如客戶逾期未付款，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解逾期原因，并協(xié)商解決方案。2.對于逾期時(shí)間較長的客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取必要的催款措施，如發(fā)函催款、上門催款、法律訴訟等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對逾期收款情況進(jìn)行分析，評(píng)估收款風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。九、訂單檔案管理（一）檔案內(nèi)容訂單檔案應(yīng)包括訂單相關(guān)的所有文件和資料，如訂單原件、訂單評(píng)審記錄、生產(chǎn)計(jì)劃、物料采購清單、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)貨清單、運(yùn)輸單據(jù)、發(fā)票、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等。（二）檔案建立1.銷售部門負(fù)責(zé)訂單檔案的建立和管理，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.訂單檔案應(yīng)按照訂單號(hào)進(jìn)行分類存放，便于查詢和檢索。（三）檔案保管期限訂單檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[x]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀處理。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員如需查閱訂單檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到銷售部門查閱。2.如因工作需要借閱訂單檔案，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和銷售部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間